Empfehlungen zur Struktur und Größe der Internen Revision
Die Interne Revision in Non-Profit-Organisationen und im Gesundheits- und Sozialwesen hat sich aufgrund diverser Anforderungen (Governance Kodizes, Aufsichtsgremien usw.) in den letzten Jahren vor allem bei großen Trägern weiter etabliert und professionalisiert. Nach wie vor herrscht aber nicht nur bei Trägern, die eine Interne Revision einrichten wollen, sondern auch bei Trägern, die bereits eine Interne Revision vorhalten, große Unsicherheit im Hinblick darauf, wie die Struktur und die Größe ihrer Internen Revision zu bemessen sind. Auf Basis der Enquete 2017 – die Interne Revision in Deutschland, Österreich und der Schweiz des Deutsches Instituts für Interne Revision e. V. (DIIR), der risikoorientierten Herangehensweise des Institute of Internal Auditors (IIA) und eigener Erfahrungen der Autoren geben wir im Folgenden eine Orientierungshilfe.
Größenbemessung der Interner Revision
Laut der Enquete des DIIR setzen die meisten Unternehmen für jeden Revisor als sog. Nettoprüfzeit ca. 1.200 Stunden im Jahr an; das ist die Zeit, die zur Abarbeitung der Revisionsprojekte gebraucht wird. Zur Nettoprüfzeit kommen ca. 400 Stunden für Fahrtzeiten, Qualitätssicherung, Fortbildungen, interne Organisation usw. hinzu, so dass eine Vollkraft mit ca. 1.600 Stunden im Jahr veranschlagt werden kann. Mit diesem Stundenkontingent wickeln festangestellte Revisoren unserer Erfahrung nach zwischen vier und sechs Projekte pro Revisionsjahr ab. Bei kleinen bis mittelgroßen Trägern (Umsätze bis ca. 70 Mio. EUR) bedeutet dies, dass die Kosten für die Interne Revision (70 TEUR/ Jahr) ein Prozent der Umsätze oder noch mehr ausmachen. Angesichts der knappen Mittel lohnt es sich für Träger bis zu dieser Größenordnung nicht, Interne Revision mit eigenem Personal durchzuführen; für sie bietet der Beratungsmarkt spezialisierte Anbieter mit Branchenerfahrungen im Outsourcing. Manche Geschäftsleitungen befürchten, mit der Vorhaltungeigener Revisionsabteilungen einen Kostenblock zu schaffen, bei dem nicht auf Dauer garantiert ist, dass die Stelleninhaber auf der Höhe der fachlichen Anforderungenbleiben und daher nicht den gewünschten Mehrwert für die Organisation liefern. Daher vergeben oftmals auch große Unternehmen die Interne Revision an externe Dienstleister. Es gibt mehrere Gründe, warum dies von Vorteil sein kann:
- Die Produktivität der Fremddienstleister liegt in aller Regel drei- bis viermal höher als diejenige festangestellter Revisoren; Gründe hierfür sind Spezialisierungen und umfassende Branchenkenntnis aus zahlreichen Unternehmen.
- Durch den effektiveren Einsatz sinkt die Belastung der geprüften Bereiche.
Fachlich-inhaltliche Abdeckung des Audit Universe – meist nur im Outsourcing
Sowohl international über das IIA als auch national über das DIIR hat sich der risikoorientierte Prüfungs- und Beratungsansatz als Best Practice in den Revisionsstandards durchgesetzt. Im Rahmen des Three-Line-of-Defense- Modells (TLoD) prüft die Interne Revision die Angemessenheit der Prozesse und Kontrollen (erste Verteidigungslinie). Unternehmen haben Systeme wie Arbeitssicherheit, QM oder Controlling aufgesetzt (zweite Verteidigungslinie), zu deren Angemessenheit und Funktionalität die Interne Revision das Management berät. Sie selbst ist die dritte Verteidigungslinie im TLoD. Betrachtet man die Risiken in Non-Profit-Organisationen, dann wird schnell klar, dass eine Interne Revision, die sich ausschließlich mit betriebswirtschaftlichen Themen beschäftigt, wesentliche Risiken in diesen Unternehmen nicht im sogenannten Audit Universe, dem gesamten Themenbereich der Internen Revision, abbildet. An zwei Beispielen wird dies schnell klar:
- Eine Interne Revision, die bei einem großen Komplexträger oder Krankenhausverbund nicht die Prozesse im Facility Management mit entsprechendem Fachwissen prüft und berät, lässt die millionenschweren Risiken, die in der Instandhaltung stecken, außer Acht.
- Schon bei der Dienstplangestaltung eines Intensivpflegedienstes besteht ein hohes Risiko, gegen Arbeitszeitschutzgesetze oder Kassenauflagen zu verstoßen.
Betrachtet man das Audit Universe im Gesundheits- und Sozialwesen und anderen Non-Profit-Organisationen, wird schnell klar, dass Mitarbeiter in der Internen Revision eine Vielzahl von Qualifikationen aufweisen müssen (z. B. Bauingenieurswissen, IT-Verständnis, Wissen um pflegerische und ärztliche Prozesse und Qualität, juristisches Fachwissen, Expertise im Steuerrecht). Eine qualifizierte Interne Revision kann also nur von einem multidisziplinären Team durchgeführt werden. Dies stellt die meisten Träger vor enorme Herausforderungen; selbst große Universitätskliniken oder mitarbeiterstarke Klinikverbünde haben äußerst selten mehr als fünf Mitarbeiter in der Internen Revision, die alle oben beispielhaft genannten Expertisen aufweisen.
Hier bietet sich das Outsourcing an. Nach der Risikobewertung des Audit Universe identifiziert man die Prüfgebiete, deren Know-how man im eigenen Hause vorhält, und bedient sich der Dienstleister auf dem Beratungsmarkt für die Themen, deren Expertise man aus Kapazitäts- und Kostengründen nicht vorhalten will. Bei der Anbieterauswahl sollten Träger besonders Erfahrungen im Gesundheits- und Sozialwesen und in Non-Profit-Organisationen berücksichtigen.
Dolose Handlungen – am besten im Outsourcing
Besondere Kenntnisse sind auch gefragt, wenn es um die Aufdeckung oder Aufklärung von dolosen Handlungen im Unternehmen geht. Entsprechende Dienstleister wissen, was man tun muss, damit Beweise rechtskräftig vor Gericht verwendet werden können, und wie man in Massendaten kritische Fälle erkennt, die man näher prüfen muss. Verhörtechniken und Erfahrungen in der Zusammenarbeit mit Ermittlungsbehörden ergänzen die Leistungen eines qualifizierten Dienstleisters, so dass man die Aufdeckung oder Aufklärung doloser Handlungen entsprechenden Anbietern mit Erfahrungen im Gesundheits- und Sozialwesen und Non-Profit-Organisationen überlassen sollte. Die Kosten einer solchen Untersuchung – einen Schaden vorausgesetzt – übernehmen im Regelfall die Vermögensschadenhaftpflichtversicherungen, so dass diese Kosten die Unternehmen nicht noch zusätzlich belasten.
Praxis-Hinweis
Größere Träger vergeben Dienstleistungen der Internen Revision im Outsourcing, um Kosten zu sparen und bei Leistungen, die keinen erkennbaren Mehrwert liefern, flexibel bleiben zu können. Kleine Revisionsabteilungen decken mit ihrem Know-how häufig nicht das gesamte Themenspektrum ab – hier müssen einzelne Themen von Dienstleistern geprüft werden. Bei dolosen Handlungen sollten möglichst immer Dienstleister eingesetzt werden, um von Anfang an gerichtsfeste Ergebnisse zu erhalten und die Aufarbeitung von einem objektiven und unabhängigen Dritten begleiten zu lassen; die Kosten dafür werden in der Regel durch Versicherer ersetzt.
