KiBiz-Rücklagen - Aktive Steuerung zur Vermeidung von Rückzahlungen

So verhindern Sie ein "Überlaufen" der KiBiz-Rücklagen

KiBiz Rücklagen

Kindertageseinrichtungen werden in Nordrhein-Westfalen nach dem Gesetz zur frühen Bildung und Förderung von Kindern (Kinderbildungsgesetz – KiBiz) refinanziert. Während in anderen Bundesländern die tatsächlich entstandenen Aufwendungen in voller Höhe oder anteilig gesetzlich refinanziert werden, erhalten Kindertageseinrichtungen in NRW Pauschalen je betreutem Kind. Deren Verwendung ist für jedes Kindergartenjahr über einen gesonderten Verwendungsnachweis zu belegen, in dem die Einnahmen den Ausgaben gegenüberzustellen sind. Nicht verwendete Mittel sind in Rücklagen einzustellen und nachweislich in den Folgejahren zu verbrauchen.

Die Rücklagen werden über alle Kindergartenjahre weiterentwickelt, vergleichbar mit einem Gewinn- bzw. Verlustvortrag im handelsrechtlichen Jahresabschluss. Anders als die Bezeichnung „Rücklage“ im handelsrechtlichen Sinn vermuten lassen würde, handelt es sich bei den KiBiz-Rücklagen nicht um Eigenkapital, sondern um Mittel, die zweckentsprechend für die jeweilige Kindertagesstätte zu verwenden sind.

Das Kinderbildungsgesetz wurde zum 1. August 2020 reformiert. Neben der Deckelung der Verwaltungskosten auf 3 % der Gesamtjahres-Basisförderung wurden die Träger von Kindertageseinrichtungen durch geänderte Regelungen zur KiBiz-Rücklage belastet. Die KiBiz-Rücklage wurde aufgeteilt in eine Betriebskostenrücklage und eine Investitionsrücklage, deren jeweilige Höhe gedeckelt ist:

Die Betriebskostenrücklage darf den Betrag von 10 % der Einnahmen (§§ 33, 35,43 Abs. 1 und § 45 KiBiz) auf Grundlage der verbindlichen Mitteilung zum 15. März je Einrichtung des Trägers nicht überschreiten.

Die Investitionsrücklage darf für die Einrichtung, die im Eigentum des Trägers steht oder bei der der Träger wirtschaftlich dem Eigentümer gleichgestellt ist, bis zu einer Höhe von 3.000 € je Kindpauschale, die mit verbindlicher Mitteilung zum 15. März beantragt wurde, gebildet werden.

Wird der gesetzlich vorgegebene Maximalwert überschritten, ist der übersteigende Teil (ohne den gesetzlichen Eigenanteil) an das Jugendamt zurückzuzahlen. Um ein „Überlaufen“ und damit eine Rückzahlung zu vermeiden, ist also eine aktive Steuerung der KiBiz-Rücklagen dringend geboten. Dies sollte sowohl unterjährig als auch bei der Erstellung der Verwendungsnachweise zu erfolgen.

Während des Kindergartenjahres – Unterjähriges Controlling

Auf Basis der Rücklagen zu Beginn des Kindergartenjahres und auf Basis des prognostizierten Überschusses des laufenden Jahres sind die Ausgaben so zu planen, dass die KiBiz-Rücklagen am Ende des Kindergartenjahres nicht überlaufen. Dies betrifft insbesondere die Steuerung von Ausgaben für Personal, Investitionen in die Ausstattung und Instandhaltungsmaßnahmen. Eine genaue Wirtschaftsplanung und ein engmaschiges Controlling des unterjährigen KiBiz-Ist-Ergebnisses sind daher unerlässlich.

Nach Ende des Kindergartenjahres – Erstellung der Verwendungsnachweise

Die Erstellung der Verwendungsnachweise bietet einen gewissen Gestaltungsspielraum: Zum einen können Überschüsse an andere (defizitäre) Kindertagesstätten des gleichen Trägers übertragen werden. Zum anderen sind die gesetzlichen Definitionen der einzelnen Ausgabenarten im Verwendungsnachweis (z. B. gedeckelte Verwaltungsausgaben) nicht immer für jede einzelne Ausgabe eindeutig zuordenbar. Es ist beispielsweise unklar, ob es sich bei „Personalbeschaffungskosten“ um Personalkosten, Sachkosten oder gedeckelte Verwaltungskosten handelt. Daneben stellen wir im Rahmen unserer Jahresabschlussprüfungen fest, dass bei der Erstellung der Verwendungsnachweise insbesondere aufgrund eines fehlenden Vier-Augen-Prinzips immer wieder Fehler mit Auswirkungen auf die Höhe der KiBiz-Rücklagen auftreten.


Die überwiegende Mehrheit der Träger von Kindertagesstätten hat noch keinen Verwendungsnachweis für das Kindergartenjahr 2020/2021 abgeben können. Die Möglichkeit, den Verwendungsnachweis über das KiBiz.web einzureichen, ist von vielen Städten und Kommunen noch nicht freigeschaltet worden. Spätestens jetzt sollte daher mit einer aktiven Steuerung der KiBiz-Rücklagen begonnen werden.

Praxis-Hinweis

Auch vor dem Hintergrund des zunehmenden Fachkräftemangels, der zu geringeren als den geplanten Personalausgaben führt, kann ein „Überlaufen“ der KiBiz-Rücklagen ungeplant eintreten. Um eine daraus folgende Rückzahlung der Rücklagen zu vermeiden, ist ein unterjähriges Controlling unerlässlich. Daneben sollte vor Abgabe eine Überprüfung der im Verwendungsnachweis enthaltenen Einnahmen und Ausgaben auf Richtigkeit erfolgen. Im Rahmen eines „Quick-Checks“ sind wir Ihnen dabei gerne behilflich und zeigen Verbesserungspotenziale auf. Sprechen Sie uns an!

Kontakt
Ihre Ansprechpartner an unseren Standorten:
Köln
WP StB
Markus Fischer
+49 (0)2203 8997-195
 
Teamleiter, Prokurist
Solidaris Revisions-GmbH
Wirtschaftsprüfungsgesellschaft Steuerberatungsgesellschaft
Fischer
Markus Fischer
  • Studium der Betriebswirtschaftslehre (Diplom 2009) an der Universität Köln
  • Berufsexamen zum Steuerberater (2013) und Wirtschaftsprüfer (2015)
  • Mitglied des Solidaris BranchenTeams Kinder- und Jugendhilfe/Bildung
Schwerpunkte
  • Jahresabschluss- / Konzernabschlussprüfungen
  • Rechnungslegung und Prüfung von Krankenhäusern, Komplexeinrichtungen, Einrichtungen der Alten- und der Kinder- und Jugendhilfe im gemeinnützigen Bereich
  • Beratung von Organisationen im Gesundheits- und Sozialwesen, insbesondere bei steuerrechtlichen und betriebswirtschaftlichen Fragestellungen
  • Begleitung von Umstrukturierungen, Kooperationen und Transaktionen
Münster
RA StB
André Spak, LL.M.
+49 (0)251 48261-155
 
Rechtsanwalt, Steuerberater, Fachanwalt für Steuerrecht, Fachanwalt für Arbeitsrecht

Solidaris Rechtsanwaltsgesellschaft mbH

Spak

André Spak

  • Studium der Rechtswissenschaft in Düsseldorf
  • seit 2005 Rechtsanwalt
  • seit 2006 LL.M. im Wirtschafts- und Steuerrecht, Ruhr-Universität Bochum
  • seit 2007 für die Solidaris Rechtsanwaltsgesellschaft mbH tätig
  • seit 2009 Fachanwalt für Steuerrecht
  • seit 2009 fortlaufend ausgezeichnet von der Bundesrechtsanwaltskammer mit dem  bundeseinheitlichen Fortbildungszertifikat „Qualität durch Fortbildung“
  • seit 2011 Mediator gemäß § 7a Berufsordnung der Rechtsanwälte
  • seit 2012 Fachanwalt für Arbeitsrecht
  • seit 2012 Steuerberater
  • langjährige anwaltliche Tätigkeit für steuerbegünstigte Unternehmen in Beratung und Prozessführung
  • seit 2022 Betrieblicher und externer Datenschutzbeauftragter (IHK)

Schwerpunkte

  • Gesellschafts-, Vereins- und Stiftungsrecht
  • Steuer- und Gemeinnützigkeitsrecht
  • Individual- und Kollektivarbeitsrecht
  • Allg. Zivilrecht und Vertragsrecht

Aktivitäten

  • Verein der Kölner Steuerrechtswissenschaft e. V.
  • Verein der Förderer der Steuerrechtspflege an der Ruhr-Universität Bochum
  • Delegierter der Steuerberaterkammer Westfalen-Lippe zur Satzungsversammlung der Bundessteuerberaterkammer
  • Mitglied im Deutscher Arbeitsgerichtsverband e. V.
  • seit 2015 Vertreter der Arbeitgeber in dem Prüfungsausschuss „Gepr. Industriemeister der IHK Nord Westfalen“
  • Mitautor Nomos Kommentar „Gesamtes Gemeinnützigkeitsrecht“
  • Berufung durch das Justizministerium des Landes Nordrhein-Westfalen als Mitglied (Beauftragter der Arbeitgeber) des Berufsbildungsausschusses bei der Rechtsanwaltskammer Hamm
  • Berufung durch das Finanzministerium des Landes Nordrhein-Westfalen als Prüfer in alle Prüfungsausschüsse für die Steuerberaterprüfung
  • Lehrauftrag an der Hochschule FOM in Münster u.a. in dem Bachelor-Studiengang Gesundheits- und Sozialmanagement
  • seit 2018 ordentliches Mitglied in einem Prüfungsausschuss bei der Abschlussprüfung der Steuerfachangestellten
  • seit 2019 Vorstand der Steuerberaterkammer Westfalen-Lippe
  • Verfasser zahlreicher Publikationen

Veröffentlichungen in der Fachpresse
2021

  • Datenschutz und Arbeitsmittel: Was gilt, wenn Mitarbeitende erkranken?: Altenheim, 1/2021, S. 32-33.
  • Das Gemeinnützigkeitsrecht wurde reformiert: CAREkonkret, 1/2021, S. 5.
  • Wann gilt die GEMA-Pflicht in Senioreneinrichtungen?: Altenheim, 3/2021, S. 32-33.
  • Einflussnahme auf die politische Willensbildung kein eigenständiger gemeinnütziger Zweck: Stiftung & Sponsoring, 2/2021, S. 34-35.

Veröffentlichungen in der Fachpresse
2020

  • Corona-Ausbruch in einer Pflegeeinrichtung. Strafrechtliche Konsequenzen?: CAREkonkret, 12/2020, S. 2.
  • Geschäftsführer-Gehalt zu hoch: Gemeinnützigkeit aberkannt: Altenheim, 10/2020, S. 32-33.
  • Urteil des Bundesfinanzhofs – Zu hohe Gehälter gefährden Gemeinnützigkeit: CAREkonkret, 39/2020, S.5.
  • Auf in eine neue Runde! Die Politische Betätigung steuerbegünstigter Organisationen im 2. ATTAC-Urteil des Hessichen Finanzgerichts: Stiftung & Sponsoring, 4/2020, S. 36-37.
  • Was bedeutet die Absenkung der Umsatzsteuersätze für Pflegeheime?: Altenheim, 8/2020, S. 26-27.
  • Impfzwang "Auswirkungen auf das Arbeitsrecht": Health&Care Management, 5/2020, S. 56.
  • „Schutzschirm greift nur unter besonderen Bedingungen“: Wohlfahrt intern Online, 16.04.2020
  • Das Coronavirus ist im Arbeitsrecht nicht vorgesehen: Stiftung & Sponsoring, 02.2020, S. 36-37.
  • Masernschutzgesetz "Was bedeutet die Impfpflicht für Arbeitgeber?": Altenheim, 4/2020, S. 34-35.
  • Corona-Krise und Arbeitsrecht: neue Caritas, 7/2020, S. 26.
  • Klare Regeln in der Krise: Wohlfahrt intern, 4/2020, S. 19.

Veröffentlichungen in der Fachpresse
2019

  • Es gibt kein allgemeinpolitisches Mandat: Stiftung&Sponsoring, 02/2019, S. 30-31.
  • Arbeitsverträge auf neue Aufgaben zuschneiden: Wohlfahrt intern, 4/2019, S. 50.
  • Kirchliche Vereinbarungen sind im Dienstverhältnis wirksam: Altenheim, 2/2019, S.16.
  • Vererbbarkeit von Urlaubsansprüchen: Health&Care Management, 2/2019, S. 56-57.
  • BAG: Weihnachtsgeld bei Kündigung im Folgejahr zurückverlangen: Altenheim, 1/2019, S. 28-29.

Veröffentlichungen in der Fachpresse
2018

  • BAG erlaubt Kürzung von Sonderzahlungen: CAREkonkret, 11/2018, S. 3.
  • Anspruch auf Weihnachtsgeld nach Kündigung: CAREkonkret, 10/2018, S. 5.
  • Änderung der Richtlinien für Arbeitsverträge in den Einrichtungen des Caritasverbandes (AVR) zur Leiharbeit: CAREkonkret, 9/2018, S. 4.
  • Unsicherheiten bei der Verpachtung möblierter Räume beseitigt: Health&Care Management, 5/2018, S. 62.
  • Umsatzsteuerbefreiung für sonstige Beratungs- und Betreuungsleistungen: Altenheim, 3/2018, S. 58-59.
  • Umsatzsteuerbefreiung Medizinischer Analysen: Health&Care Management, 3/2018, S. 56.
  • Hausnotruf und Betreuungsleistungen von der Umsatzsteuer befreit: Pflegegrad reicht als Nachweis
  • CAREkonkret, 1/2018, S. 4.

Veröffentlichungen in der Fachpresse
2017

  • Der eingetragene Verein – doch eine Rechtsform der Zukunft: BFS Info, 11/2017, S. 16-19.
  • Fachbeitrag: BFS Info, 11/2017, S. 18-19.
  • Fachbeitrag: Die persönliche Haftung von ehrenamtlichen Vereinsvorständen: BSF Info, 1/2017.
  • Heim übernimmt Schutzpflicht für Bewohner: CAREkonkret, 8/2017.
  • Selbstständig oder nicht?: CAREkonkret, 6/2017.
  • EU rügt deutsches Steuerrecht: CAREkonkret, 11/2017, S. 5.
  • Endlich Klarheit für den e.V.: CAREkonkret, 6/2017, S. 4.
  • Heime haben Schutzpflicht für ihre Bewohner: Das Altenheim, 8/2017, S. 14.
  • Eingetragene Vereine können aufatmen: Das Altenheim, 11/2017, S. 28-29.
  • Streitfall Scheinselbstständigkeit: neue Caritas, 10/2017, S. 32.
  • Attac Trägerverein e.V.: Gemeinnützige Globalisierungskritik: Stiftung&Sponsoring, 8/2017, S. 48-49.
  • Spielraum erweitert: Wohlfahrt intern, 7/2017, S. 48.

Veröffentlichungen in der Fachpresse
2016

  • Der Mindestlohn in der Sozialwirtschaft: BeB Informationen, 12/2016, S. 34-35.
  • Änderung des Anwendungserlasses zur Abgabenordnung – Was gemeinnützige Träger und Einrichtungen künftig beachten müssen: BSF-Info, 7/2016, S. 16-19.
  • Was bei Sonderzahlungen und Bereitschaft zu beachten ist: CAREkonkret, 8/2016.
  • Flüchtlinge in der Pflege: Auf den Aufenthaltsstatus achten: CAREkonkret, 5/2016.
  • Mindestlohngesetz wirft noch immer viele Fragen auf: neue Caritas, 9/2016, S. 26.
  • Prüfschema: Ermäßigter Steuersatz für Integrationsprojekte und WFBM:Sozialmanager, 7/2016, S. 1-2.
  • Ermäßigter Steuersatz für WFBM: Sozialmanager, 6/2016.
  • Bindende Einschränkungen: Wohlfahrt intern, 5/2016, S. 19.
  • Heime haben Mitwirkungspflicht für ihre Bewohner: CAREkonkret, 1/2016.
  • Online surfen: Wann Sanktionen drohen: CAREkonkret, 3/2016.
  • Heime sind Wohnungsgeber: Das Altenheim, 2/2016.
  • Arbeitnehmerüberlassung: Gesetzentwurf liegt auf Eis: neue Caritas, 3/2016, S. 28.