Hinweisgebersystem - Unsere Lösung, passend zum Hinweisgeberschutzgesetz
Die Verabschiedung des Hinweisgeberschutzgesetzes (HinSchG)
Bisher fehlte in Deutschland ein umfassendes und einheitliches Schutzsystem für Hinweisgeber. Mit der Verabschiedung des Hinweisgeberschutzgesetzes (HinSchG) werden nun auch hier in Deutschland die Rechte von Hinweisgebern – in den Medien meist Whistleblower genannt – gestärkt. Die Bundesregierung setzte nun die seit 2019 verabschiedete Whistleblower-Richtline der EU um.
Dies ist durchaus eine gute Nachricht, da Whistleblower einen wertvollen Beitrag zur Aufdeckung von Fehlverhalten von natürlichen oder juristischen Personen leisten können und damit die negativen Folgen dieses Fehlverhaltens reduzieren. Was für Sie und Ihr Unternehmen bzw. Ihre Organisation jetzt wichtig ist und wie Sie noch vor dem Inkrafttreten am 02. Juli 2023 reagieren sollten, erfahren Sie hier.
Benötigt mein Unternehmen ein Hinweisgebersystem?
Die knappe Antwort: Sehr wahrscheinlich schon! Das Whistleblower Gesetz betrifft nämlich Unternehmen schon ab 50 Mitarbeiter:innen – lediglich die Fristen zur Umsetzung differieren.
Beschäftigt Ihr Unternehmen z. B. mehr als 250 Mitarbeiter:innen müssen Sie bis zum 2. Juli 2023 sichere Hinweisgebersysteme einführen. Hat Ihre Firma zwischen 50 und 249 Mitarbeiter:innen, so bleibt Ihnen für die Einführung eines solchen Hinweisgebersystems eine Übergangszeit bis zum 17. Dezember 2023.
Unternehmen des öffentlichen Sektors sowie Städte und Kommunen mit mehr als 10.000 Einwohner:innen fallen ebenfalls unter das Gesetz und müssen bereits ab Mitte Juni Hinweisgebersysteme anbieten.
Unternehmen und Vereine, die der gesetzlichen Verpflichtung zur Einrichtung einer internen Meldestelle nicht nachkommen, müssen mit Bußgeldverfahren rechnen. Es ist deshalb ratsam, sich zeitnah auf die Umsetzung des Gesetzes vorzubereiten. Da eine Vielzahl von Unternehmen und Behörden betroffen sein wird und das deutsche Hinweisgeberschutzgesetz schon bald in Kraft tritt, dürfte die Nachfrage nach IT-gestützten Hinweisgebersystemen stark ansteigen.
Ihr Partner für das Hinweisgebersystem
Nutzen Sie unsere breite Expertise und lassen Sie sich zu unseren Leistungen rund um Hinweisgeberschutzgesetz und Hinweisgebersystem unverbindlich beraten!
Was muss Ihr Unternehmen tun, um das Whistleblower Gesetz korrekt umzusetzen?
Der wichtigste praktische Aspekt den die Einführung des HinSchG mit sich bringt, ist die Verpflichtung zur Einrichtung einer Meldestelle, an die sich Hinweisgeber:innen wenden können. Jeder Hinweis auf Gesetzesverstöße im Sinne des Gesetzes ist an diese Stelle zu richten. Darüber hinaus ist es wichtig, den Schutz der Hinweisgeber:innen ernst zu nehmen.
Eine unzureichende oder mangelhafte interne Meldestelle kann dazu führen, dass Hinweisgeber:innen sich direkt an staatliche Stellen wenden und eine organisatorische Lösung erschweren. Wir raten Ihnen deshalb, sicherzustellen, dass die interne Meldestelle bekannt und vertrauenswürdig ist und auch anonyme Hinweise entgegennimmt. Das zuständige Personal muss dafür umfassend geschult werden.
Was sind die Anwendungsbereiche des Hinweisgeberschutzgesetzes?
Das HinSchG schützt natürliche Personen, die in ihrer beruflichen Tätigkeit bestimmte Informationen über interne oder externe Meldestellen melden, indem sie als "Hinweisgeber" eingestuft werden. Es gilt für Arbeitnehmer:innen, Beamt:innen, Praktikant:innen, Organmitglieder und externe Vertragspartner:innen des Unternehmens. Der Anwendungsbereich ist sehr weit gesteckt und umfasst verschiedene Rechtsverstöße. Von Straftaten über Ordnungswidrigkeiten bis hin zu Verhaltensweisen, die gegen gesetzliche Bestimmungen verstoßen. Das Gesetz bezieht sich auf natürliche und juristische Personen des öffentlichen und privaten Rechts sowie rechtsfähige Personengesellschaften und -vereinigungen, unabhängig von ihrer Größe und Branchenzugehörigkeit. Es gibt jedoch auch Ausnahmen und Sonderregeln, die das Gesetz zurücktreten lassen. Ob diese in Ihrem Fall zum Tragen kommen, klären wir am besten in einem persönlichen Beratungsgespräch.
Hinweisgebersystem als Softwarelösung
In den 90 Jahren unserer Unternehmensgeschichte haben wir unzählige Gesetzesänderungen erlebt. Unsere Aufgabe ist es dann, unseren Mandanten dabei zu helfen, sich bestmöglich auf die neuen gesetzlichen Rahmenbedingungen einzustellen. Dabei sind oft die Anforderungen und die drohenden Bußgelder so hoch und die Übergangsfristen so kurz, dass wir unseren Mandanten ganzheitliche Lösungspakete anbieten – so auch im Falle unseres digitalen Hinweisgebersystems.
Ihre Vorteile auf einen Blick:
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Sie erhalten maximale Sicherheit durch Ende-zu-Ende Verschlüsselungen und Zugriffskontrollen
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Sie profitieren von benutzerfreundlichen Systemen mit intuitiver Bedienung
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Sie nutzen ein System, das der aktuellen Rechtsprechung entspricht
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Sie schaffen anonyme Kommunikationskanale für Ihr Unternehmen
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Sie bekommen einen kurzfristigen Start mit transparenten Konditionen ermöglicht
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Sie behalten Ihre Individualität durch Anpassbarkeit der Systeme an Ihre Wünsche
Unsere Leistungen für Ihren Hinweisgeberschutz
Wir unterstützen Sie bei der Einrichtung einer technischen Lösung und interner Meldestelle sowie bei der Schulung Ihres Personals. Alternativ können wir für Sie auch eine ausgelagerte interne Meldestelle bereitstellen, die sich um eingehende Hinweise und das Management kümmert. Damit bieten wir Ihnen ein vollumfängliches Hinweisgebersystem.
Unser Beratungsangebot für Sie:
Um sicherzustellen, dass Hinweisgeber:innen ihre Informationen sicher und auf vertrauliche Weise bereitstellen können, möchten wir ihnen die Möglichkeit geben, ihre Hinweise schriftlich, mündlich oder persönlich abzugeben, während ihre Identität geschützt bleibt. Aus diesem Grund empfehlen wir die Einrichtung eines IT-gestützten Hinweisgebersystems. Wir bieten Ihrem Unternehmen eine Online-Demonstration per Videokonferenz an, um Ihnen den Aufbau und die Funktionalitäten unserer praxiserprobten Standardlösung des Anbieters Vispato GmbH, Düsseldorf, zu präsentieren. Dank einer Ende-zu-Ende-Verschlüsselung, regelmäßigen Penetrationstests, Zugriffskontrollen und ISO 27001-zertifizierten Servern gewährleistet Vispato ein hohes Maß an Sicherheit. Die Einrichtung der Software erfolgt über das Basissystem von Solidaris, was eine einfache und kurzfristige Inbetriebnahme ermöglicht.
Dabei ist keine separate Beauftragung von Vispato notwendig, und es muss keine Software in Ihrem Netzwerk installiert werden. Das Nutzungsentgelt entrichten Sie direkt an Solidaris. Das Hinweisgebersystem verfügt über verschiedene Sicherheitsvorkehrungen, um die Anonymität der Hinweisgeber:innen zu schützen und sicherzustellen, dass ihre Identität nicht zurückverfolgt werden kann. Die von DATEV (in Deutschland) gehosteten Server speichern keine identifizierbaren Daten, und alle Eingaben werden Ende-zu-Ende verschlüsselt. Hinweisgeber:innen profitieren von Anonymität beim Einreichen von Meldungen.
Unternehmen sind künftig dazu verpflichtet, Hinweisen innerhalb von sieben Tagen eine Eingangsbestätigung zukommen zu lassen und den/die Hinweisgeber:in innerhalb von drei Monaten über die getroffenen Maßnahmen zu informieren. Sollte der Hinweis anonym erfolgen, muss die IT-Lösung sicherstellen, dass eine Kontaktierung des anonymen Hinweisgebers oder der Hinweisgeberin möglich ist. Wir besprechen gemeinsam mit Ihnen die Arbeitsweise der ausgelagerten Meldestelle und stimmen die Kommunikationskanäle zwischen der Meldestelle und Ihren internen Stellen ab. Die notwendigen Prozesse werden gemeinsam erarbeitet und dokumentiert. Die begleitende interne und externe Kommunikation erfolgt in enger Abstimmung mit Ihnen. Wir garantieren, dass die Meldestelle innerhalb der vorgesehenen Fristen auf Hinweise reagiert und diese bearbeitet. Der Kreis der Hinweisempfänger wird auf ein Minimum beschränkt und mit Ihnen abgestimmt.
Das so genannte initiale Case-Management ist ein zentraler Bestandteil unseres Auftrags, welcher die Entgegennahme von Hinweisen sowie die erstmalige Bewertung beinhaltet. Darüber hinaus umfasst es auch die Möglichkeit, Rückfragen mit dem Hinweisgeber zu klären, sofern dessen Einwilligung zur Nutzung unserer IT-Lösung vorliegt. Auf diese Art und Weise ist es möglich, die Validität der erhaltenen Hinweise effektiver zu beurteilen. Die abschließenden Empfehlungen dienen als Basis für Ihre interne Entscheidungsfindung, ob Folgemaßnahmen notwendig sind, einschließlich der notwendigen Kommunikation zwischen den internen Stellen.
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