Verfahrensdokumentation – mehr als nur eine Pflichtaufgabe

Jedes Unternehmen, das steuerlich relevante Dokumente elektronisch verarbeitet und aufbewahrt, muss eine Verfahrensdokumentation vorhalten, die in organisatorischer und technischer Hinsicht alle relevanten Geschäftsprozesse beschreibt, die zur Erfassung, Verbuchung, Verarbeitung, Aufbewahrung und Entsorgung von Daten und Belegen dienen.

Die zunehmende Digitalisierung und Automatisierung stellt für Unternehmen hier eine besondere Herausforderung dar. Doch die Erstellung einer vorschriftskonformen Verfahrensdokumentation ist mehr als eine Pflichtaufgabe, denn sie bietet viele Chancen zur Optimierung der Geschäftsprozesse.

Die Verfahrensdokumentation dient dem Nachweis, dass bei der Verarbeitung von digitalen Daten und Dokumenten die Anforderungen des Handelsgesetzbuches (HGB), der Abgabenordnung (AO) und der Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff (GoBD) für die Erfassung, Verbuchung, Verarbeitung, Aufbewahrung und Entsorgung von Daten und Belegen erfüllt sind.

Im Fall einer Betriebsprüfung kann die Verfahrensdokumentation vorab oder währenddessen vom Finanzamt angefordert werden, um den Prüfern eine Einsicht in die Entstehung und Verarbeitung der steuerlichen Unterlagen und Daten zu ermöglichen. Kann sie nicht vorgelegt werden, besteht im Extremfall die Gefahr, dass die Buchführung aufgrund eines formalen Mangels verworfen und die Besteuerungsgrundlage geschätzt wird. Dieses Risiko erhöht sich, je digitaler, komplexer und automatischer Prozesse ablaufen.

Was ist eine Verfahrensdokumentation nach GoBD?

Nach den GoBD beschreibt die Verfahrensdokumentation „den organisatorisch und technisch gewollten Prozess, z. B. bei elektronischen Dokumenten von der Entstehung der Informationen über die Indizierung, Verarbeitung und Speicherung, dem eindeutigen Wiederfinden und der maschinellen Auswertbarkeit, der Absicherung gegen Verlust und Verfälschung und der Reproduktion.“ Sie muss so verständlich sein, dass sachverständige Dritte (wie z. B. Abschluss- und Betriebsprüfer) in der Lage sind, in angemessener Zeit einen Überblick über das betreffende System zu erhalten. Außerdem muss in der Verfahrensdokumentation dargelegt werden, wie elektronische Belege im Unternehmen erzeugt, erfasst, verarbeitet und aufbewahrt werden. Änderungen der Verfahrensdokumentation müssen nachvollziehbar und versionisiert dokumentiert werden. Die Aufbewahrungsfrist für eine Verfahrensdokumentation entspricht der Aufbewahrungsfrist derjenigen Unterlagen, zu deren Verständnis sie erforderlich ist.

Ein wichtiger zusätzlicher Bestandteil einer vollständigen Verfahrensdokumentation ist das interne Kontrollsystem (IKS). Das IKS soll die Einhaltung der Regelungen zum Umgang mit Belegen und Daten überwachen und muss in der Verfahrensdokumentation beschrieben werden. Ein eingerichtetes innerbetriebliches Kontrollsystem stellt zur Erfüllung der steuerlichen Pflichten eine wichtige Komponente dar. Ein spezielles steuerliches Kontrollsystem, auch Tax Compliance Management System (TCMS) genannt, kann eine umfassende Dokumentation für alle Kontrollaktivitäten, Auffälligkeiten, bestätigte Fehler und den Korrekturprozess bieten und die externe Prüfung erleichtern.

 

Die buchführungsrelevanten IT-Strukturen können in einem IKS abgebildet, kontrolliert und protokolliert werden und umfassen unter anderem folgende Bereiche:

  • Zugangs- und Zugriffsberechtigungskonzepte,
  • Kontrollen der Datenerzeugung, -erfassung und
  • -eingabe,
  • Übertragungs- und Verarbeitungskontrollen,
  • Schutzmaßnahmen gegen die Verfälschung von
  • Programmen, Daten und Dokumenten,
  • standardmäßige Plausibilitätsprüfungen innerhalb der Software und die Dokumentation der Kontrollen.

Inhalt und Aufbau der Verfahrensdokumentation

Zur Erstellung einer Verfahrensdokumentation müssen viele Informationen zusammengestellt und in strukturierter Form aufbereitet werden. Beim Erstellungsprozess ist sicherzustellen, dass die beteiligten Personen über ausreichende Kompetenz verfügen und alle für die Prozesse Verantwortlichen an der Erstellung beteiligt sind. In der Dokumentation müssen alle Systeme, in denen steuerrelevante Informationen erzeugt oder verarbeitet werden, erfasst sein. Für jedes System müssen Inhalt, Aufbau, Ablauf und Ergebnisse des Datenverarbeitungsverfahrens bzw. die jeweiligen Prozesse vollständig dokumentiert werden. Folgende Bereiche werden unter anderem erfasst:

  • Finanzbuchhaltung
  • Lohnbuchhaltung
  • Kassensysteme
  • Rechnungserstellungsprogramme
  • ERP-Systeme
  • Zahlungssysteme
  • Schnittstellen zwischen den Systemen
  • der Umgang mit bzw. die Ablage von Papierbelegen
  • der Umgang mit bzw. die Ablage von gescannten Belegen

Der Umfang der Verfahrensdokumentation hängt von der Geschäftstätigkeit der Organisation sowie der Anzahl und der Komplexität der eingesetzten IT-Systeme ab. Eine genaue gesetzliche Vorschrift, wie eine Verfahrensdokumentation aufgebaut sein muss, besteht nicht. Grundsätzlich ist die in den GoBD vorgeschlagene Gliederung zu empfehlen. Sie ist in vier Bereiche aufgeteilt:

  • Der allgemeine Teil beschreibt die Geschäftstätigkeit und die steuerlichen Pflichten, die Zuständigkeiten (z. B. Verantwortliche für bestimmte Aufgaben/Tätigkeiten) für die Verfahrensdokumentation sowie Änderungen und Versionen.
  • Die Anwenderdokumentation stellt die fachlichen Prozesse (z. B. die Bedienungsanleitung für sachgerechte Nutzung der eingesetzten IT-Systeme) dar.
  • Die technische Systemdokumentation umfasst die Beschreibung aller eingesetzten Systeme sowie der Hard- und Software.
  • In der Betriebsdokumentation werden der Einsatz der Systeme im fachlichen Prozess, das interne Kontrollsystem und die Ablage und Archivierung von Belegen beschrieben.

Besonders wichtig, aber gleichzeitig zeitaufwendig ist die Erstellung der Betriebsdokumentation. Hier geht es unter anderem um die Beschreibung der Belegorganisation sowie die Einhaltung der Vorgaben der Software-Programme. Da jeder Beleg Auswirkungen auf die Inhalte eines oder mehrerer Systeme haben kann, sind explizit die Zusammenhänge und Schnittstellen darzustellen. Eine grafische Darstellung kann dabei helfen, Struktur und Aufbau zu verdeutlichen.

Praxis-Hinweis

Die Erstellung einer korrekten Verfahrensdokumentation ist nicht nur wichtig, um bei einer Betriebsprüfung abgesichert zu sein, sondern bietet auch viele Chancen zur Optimierung der Prozesse und somit zur Verbesserung der Wettbewerbsfähigkeit. Durch die umfassende Dokumentation der Prozesse und Systeme werden Zuständigkeiten und Verantwortlichkeiten im Unternehmen transparent definiert und verdeutlicht. Gerne unterstützen wir Sie insbesondere bei der Erhebung und Dokumentation der buchhaltungs- und steuerrelevanten Prozesse. Außerdem identifizieren wir die eventuellen Abweichungen zur GoBD-Konformität und geben Ihnen Empfehlungen für sinnvolle oder notwendige Verbesserungen.

Solidaris Thomas Heithausen
Autor
Solidaris Christoph Lützenkirchen
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Solidaris Thomas Heithausen
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Thomas Heithausen
Wirtschaftsprüfer, Steuerberater, CISA, Leitung Geschäftsbereich IT-Beratung
Solidaris Christoph Lützenkirchen
Autor
Christoph Lützenkirchen
Leitung Geschäftsfeld Organisations- und Prozessoptimierung

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