Solidaris Datenschutz- und E-Learning-Portal

Die Einhaltung der Vorgaben des Datenschutzes ist für Unternehmen zur Verhinderung von Haftungsrisiken und Ansehensverlust in der Öffentlichkeit zu einer Pflichtaufgabe geworden. Die zentrale Vorgabe des Datenschutzes ist die Rechenschaftspflicht (Art. 5 Abs. 2 DS-GVO, § 7 Abs. 2 KDG, § 5 Abs. 2 DSG-EKD), wonach der sogenannte Verantwortliche für die Einhaltung des Datenschutzes in seiner Organisation die Verantwortung trägt. Aus dieser Verantwortung ergibt sich die Organisationspflicht, den Datenschutz effektiv in die Organisation einzubinden und die Einhaltung der Vorgaben des Datenschutzes zu dokumentieren, um sie nachweisen und somit Rechenschaft ablegen zu können. Der organisatorische Aufwand kann durchaus beträchtlich sein. Mit unserem neuen Datenschutz- und E-Learning-Portal bieten wir Ihnen nun eine benutzerfreundliche Software-Lösung für die Umsetzung des Datenschutzes in Ihrem Unternehmen an, und zwar unabhängig davon, ob Sie weltlich oder kirchlich organisiert sind.

Der Verantwortliche bzw. seine Handlungsorgane müssen die betriebliche Organisation auf die Maßgabe konzentrieren, Verstöße gegen den Datenschutz so gut wie möglich zu verhindern. Dies gelingt, indem Sie ein professionelles Datenschutz-Management in Ihrer Organisation etablieren und Ihre Mitarbeiter im Umgang mit dem Datenschutz konsequent schulen. Das cloudbasierte Solidaris Datenschutz- und E-Learning-Portal unterstützt Sie dabei, das Haftungsrisiko für die Organisation und ihre Handlungsorgane zu minimieren und im besten Fall ganz auszuschließen.


Solidaris Datenschutz-Portal

Kernfunktionen des Solidaris Datenschutz-Portals sind die Analyse, die Optimierung und die Dokumentation von Arbeitsabläufen unter Berücksichtigung des Datenschutzes. Mithilfe von integrierten Checklisten werden Unternehmensprozesse beleuchtet und bewertet, um daraus Optimierungspotenziale für den Datenschutz und die Datensicherheit abzuleiten. Auch die Verwaltung und regelmäßige Prüfung der Verträge über die Auftragsverarbeitung kann mit dem Solidaris Datenschutz-Portal problemlos abgebildet werden. Die Software hilft, die Verträge zu verwalten, und unterstützt bei der systematischen Prüfung der technisch-organisatorischen Maßnahmen des Dienstleisters.

Das Solidaris Datenschutz-Portal erleichtert überdies das bereichsübergreifende Datenschutz-Management. Die Software ermöglicht es den ausgewählten Datenschutzkoordinatoren und bei Bedarf auch Fachbereichsverantwortlichen bzw. Abteilungsleitern, aktiv zum Datenschutz im Unternehmen beizutragen. Dabei wird die Arbeit für den Datenschutzbeauftragten und die Datenschutzkoordinatoren deutlich vereinfacht, da die Software ohne spezielle Systemkenntnisse genutzt und somit zeitsparend eingesetzt werden kann. Durch die breite Einbindung der Mitarbeiter wird ein umfassendes Datenschutz-Management gewährleistet und ein Bewusstsein für den Datenschutz im gesamten Unternehmen geschaffen.

Mit dem Solidaris Datenschutz-Portal bieten wir Ihnen kompakt und übersichtlich eine Vielzahl von Funktionen und Prozessen an, die Sie zum Aufbau und zum Betrieb Ihres individuellen Datenschutz-Management-Systems benötigen:

  • Die Checklisten-Funktion erleichtert die Bewertung von Datenschutzrisiken und die Dokumentation von technischen und organisatorischen Maßnahmen (TOM) im Rahmen von regelmäßigen Datenschutz-Audits.
  • Verträge mit Dienstleistern über die Auftragsverarbeitung (AVV) werden zentral abgelegt. Nach der Durchführungsverordnung zum Gesetz über den Kirchlichen Datenschutz (§ 15 Abs. 5 KDG-DVO) sind die AVV verpflichtend alle zwei Jahre und im weltlichen Bereich zumindest regelmäßig auf Aktualität zu überprüfen. Für Verarbeitungstätigkeiten und Datenschutz-Folgenabschätzungen (DSFA) kann daher eine definierte Wiedervorlage eingerichtet werden.
  • Innerhalb des Portals kann ein Verzeichnis von Verarbeitungstätigkeiten (VVT) erstellt und gepflegt werden. Es dient dazu, eine Übersicht über die einzelnen Verarbeitungstätigkeiten in der Organisation zu erhalten. Es ist von jeder einzelnen Abteilung, die personenbezogene Daten verarbeitet, für die sie betreffenden Verarbeitungstätigkeiten zu erstellen. Dieses Verzeichnis kann von den weltlichen und kirchlichen Aufsichtsbehörden jederzeit zur Einsicht angefordert werden, daher sollte es mit größter Sorgfalt gepflegt werden. Eine Meldefunktion ermöglicht es Ihren Mitarbeitern, über ein Formular neue oder geänderte Verarbeitungen und Abläufe zu melden, ohne dabei auf andere Medien zurückgreifen zu müssen. Diese Informationen fließen automatisch in das Solidaris Datenschutz-Portal, wo der Datenschutzbeauftragte oder der Datenschutzkoordinator sie prüfen und bewerten kann. Mit wenigen Klicks kann somit ein neues Verfahren in der Software angelegt werden.
  • Das Solidaris Datenschutz-Portal enthält bereits Hunderte vorgefertigter Fragen für die Zusammenstellung von Checklisten und über 100 Musterverarbeitungen für diverse Branchen. Diese Muster benötigen nur Detailanpassungen und bedeuten somit eine enorme Erleichterung und Aufwandseinsparung für Sie.
  • Datenschutzverletzungen können im Solidaris Datenschutz-Portal zentral erfasst und dokumentiert werden.
  • Auch die Datenschutz-Folgenabschätzungen (DSFA), die bei risikobehafteten Verarbeitungen verpflichtend durchzuführen sind, lassen sich im Solidaris Datenschutz-Portal durchführen und dokumentieren.
  • Konfigurierbare Reports (z. B. zum Verfahrensverzeichnis, zur Maßnahmenplanung oder zu Audits) unterstützen die Verantwortlichen dabei, den Überblick zu behalten.

Das Solidaris Datenschutz-Portal ermöglicht es somit, die gesetzlich vorgeschriebene Datenschutzkonformität Ihrer Datenschutzorganisation auf denkbar einfache Weise zu erfüllen. Die zwei größten Vorteile: Das System ist gleichermaßen für weltliche (DSGVO) und für kirchlich organisierte Unternehmen (KDG, KDR-OG, DSG-EKD) geeignet, und Sie müssen keine eigene technische Infrastruktur vorhalten und pflegen. Das Solidaris Datenschutz-Portal ist cloudbasiert und einfach über das Internet zugänglich – ein Plus für Ihre IT-Sicherheit. Es ist damit für jede Betriebsgröße geeignet, von der kleinen Einrichtung bis zum Konzern. Da es sich um eine Cloudanwendung handelt, ermöglicht es das System zudem mehreren Mitarbeitern gleichzeitig, an der Datenbank zu arbeiten.

Ihre Datensicherheit hat dabei oberste Priorität: Das Solidaris Datenschutz-Portal wird ausschließlich auf den Servern unseres Dienstleisters in Deutschland betrieben. Das Informationssicherheitsmanagementsystem (ISMS) ist nach ISO/IEC 27001 zertifiziert.
 

Solidaris E-Learning-Portal

Ein vertraulicher Umgang mit personenbezogenen Daten kann nur gewährleistet werden, wenn die Belegschaft entsprechend sensibilisiert und informiert ist. Das Solidaris E-Learning-Portal bietet verschiedene Kommunikationskanäle für dieses Anliegen an: Mitarbeiter werden per E-Learning unternehmensweit geschult, Informationen und Arbeitsrichtlinien können im Informationsportal bereitgestellt und über Newsletter verteilt werden. Grundlage unseres Schulungsprogramms sind unsere Datenschutz Grundkurse. Diese enthalten sämtliche gesetzlich vorgeschriebenen Inhalte, die für eine grundlegende Datenschutz-Schulung Ihrer Mitarbeiter in Ihrer jeweiligen Branche notwendig sind. Damit die Datenschutz-Grundkurse Ihre individuelle Datenschutzorganisation und Vorgehensweise abbilden, stimmen wir uns im Anschluss an die Beauftragung zum konkreten Inhalt der Schulungen mit Ihnen ab. Danach können Sie direkt loslegen.
 

Wir bieten Ihnen für folgende Bereiche Datenschutz-Grundkurse an:

  • Datenschutz-Grundkurs für weltliche und kirchliche Unternehmen und Konzerne
  • Datenschutz-Grundkurs Gesundheitswesen, z. B. für Krankenhäuser, MVZ, Arztpraxen und die stationäre oder ambulante Pflege
  • Datenschutz-Grundkurs Sozialwesen, z. B. für Stiftungen, weltliche oder kirchliche Vereine, Jugendhilfe, Behindertenhilfe, Behörden und Verwaltung, Kindertagesstätten, Bildungseinrichtungen, Beratungsdienste, Ehrenamt

Um Ihnen ein ganzheitliches E-Learning-Produkt für Ihre Organisation anzubieten, ergänzen wir unsere Grundkurse durch unseren stetig wachsenden Fundus an Zusatzschulungen, mit denen wir Ihnen fachspezifisches Know-how für die Einhaltung des Datenschutzes in bestimmten internen Bereichen (z. B. Beschäftigtendatenschutz, Datenschutz für Mitgliedervertretung oder Betriebsrat) oder für weitere relevante Themenfelder (z. B. Arbeitsschutz und -sicherheit, Brandschutz) vermitteln möchten. Optional können Sie auch eigene Inhalte dort einstellen und schulen lassen.

Die Solidaris E-Learning-Plattform ist so konzipiert, dass sie von Ihnen intuitiv und auf einfache Weise selbst verwaltet werden kann, und enthält zudem Funktionen zur digitalen Erfolgskontrolle, so dass die Teilnahme unkompliziert in Kennzahlen überführt werden kann. Ihre Mitarbeiter erhalten außerdem nach Absolvierung der Schulung ein Zertifikat.
 

Praxis-Hinweis

Das Solidaris Datenschutz-Portal erfordert keinen Initialaufwand. Der Nutzer erhält eine E‑Mail mit der Einladung, ein Passwort anzulegen. Weitere Schritte sind nicht nötig, um mit dem Solidaris Datenschutz-Portal zu arbeiten, insbesondere ist keine zeitintensive Installation oder Konfiguration erforderlich. Weitere Informationen zu unseren Dienstleistungen zum Thema Datenschutz finden Sie auf unserer Website www.solidaris.de. Bei Rückfragen zum Thema oder für ein konkretes Angebot zu unserem Datenschutz-Portal melden Sie sich gerne unmittelbar bei uns.

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Datenschutzmanagementsystem: Funktionen und Aufbau

Workflow: Aufbau und Pflege des Verarbeitungsverzeichnisses

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