Definition
Ein Datenschutzbeauftragter ist eine Person mit datenschutzrechtlichen Fachkenntnissen, die Unternehmen dabei unterstützt, die Einhaltung der Datenschutzgesetze zu gewährleisten. Im Gegensatz zu einem internen Datenschutzbeauftragten, der ein Angestellter des Unternehmens ist, wird der externe Datenschutzbeauftragte auf der Basis eines Dienstleistungsvertrags tätig. Dieser Vertrag definiert die spezifischen Aufgaben und Verantwortlichkeiten, die der Datenschutzbeauftragte im Rahmen seiner Tätigkeit übernimmt.
Rechtliche Grundlagen
Die Bestellung eines Datenschutzbeauftragten ist in der DS-GVO, im Kirchlichen Datenschutzgesetz (KDG) bzw. im Kirchengesetz über den Datenschutz der Evangelischen Kirche in Deutschland (DSG-EKD) festgelegt. Unabhängig davon, ob der Datenschutzbeauftragte intern oder extern tätig wird, muss er bestimmte Voraussetzungen erfüllen. Insbesondere darf keine Interessenkollision vorliegen. Zwar definieren die datenschutzrechtlichen Vorschriften nicht explizit, wann bei einem Datenschutzbeauftragten konkret von einem Interessenkonflikt auszugehen ist. Allerdings sind laut den Aufsichtsbehörden Mitarbeiter, die mit Leitungsaufgaben betraut sind (z. B. Geschäftsführer, Leiter Finanzen oder Leiter IT) keine geeigneten Datenschutzbeauftragten. Das Bundesarbeitsgericht (BAG) bejahte einen Interessenkonflikt bei der Tätigkeit des Vorsitzenden des Betriebsrats als Datenschutzbeauftragter (Urteil vom 6. Juni 2023 – 9 AZR 383/19).
Qualifikation eines Datenschutzbeauftragten
Der Datenschutzbeauftragte muss vor allem die datenschutzrechtlichen Bestimmungen (insbesondere DS-GVO, BDSG, KDG, DSG-EKD) genau kennen. Deshalb bietet sich eine juristische Vorbildung an. Außerdem muss er sich mit der Umsetzung der betriebsspezifischen technischen und organisatorischen Maßnahmen zur Gewährleistung des Datenschutzes und der Art der betrieblichen Datenverarbeitung vertraut machen. Die Qualifikation zum Datenschutzbeauftragten kann durch Schulungen und Fortbildungen erworben werden. TÜV und DEKRA bieten solche Fortbildungen an und stellen entsprechende Zertifikat aus. Außerdem benötigt ein Datenschutzbeauftragter unserer Erfahrung nach ausgeprägte Kommunikationsfähigkeiten und Fingerspitzengefühl, um praxisorientierte Lösungs- und Verbesserungsvorschläge im Unternehmen einführen zu können und die Mitarbeiter von diesen Lösungen zu überzeugen. Daneben vermittelt er zwischen dem Verantwortlichen, der Aufsichtsbehörde und den Betroffenen.
Vorteile eines externen Datenschutzbeauftragten
Die Beauftragung eines externen Datenschutzbeauftragte bietet eine Reihe von Vorteilen für Unternehmen. Von besonderer Bedeutung ist seine Unabhängigkeit. Da der externe Datenschutzbeauftragte nicht direkt im Unternehmen angestellt ist, kann er objektiv und unvoreingenommen agieren. Dies ermöglicht es ihm, die Datenschutzpraktiken des Unternehmens kritisch zu bewerten und Verbesserungsvorschläge zu machen, ohne befürchten zu müssen, interne Interessen oder persönliche Beziehungen zu beeinträchtigen. Ein weiterer Vorteil ist die Expertise und Erfahrung aus der Befassung mit datenschutzrechtlichen Themen, die ein externer Datenschutzbeauftragter mitbringt.
Der Datenschutz ist ein komplexes und sich ständig weiterentwickelndes Feld, so dass es für interne Datenschutzbeauftragte, die sich nicht täglich mit dem Datenschutz befassen, schwierig sein kann, auf dem neuesten Stand der Gesetzgebung und Best Practices zu bleiben. Ein externer Datenschutzbeauftragter hat in der Regel umfangreiche Kenntnisse und Erfahrungen im Datenschutzrecht und kann Unternehmen lösungsorientiert unterstützen, ihre Datenschutzpraktiken zu optimieren. Dadurch wird das Risiko von Datenschutzverstößen, die nicht nur Bußgelder, sondern auch Reputationsrisiken nach sich ziehen, minimiert. Die Flexibilität ist ein weiterer wichtiger Vorteil der Beauftragung eines externen Datenschutzbeauftragte: Unternehmen können die Dienste eines externen Datenschutzbeauftragten je nach Bedarf in Anspruch nehmen. Die Personalkosten und die Kosten für regelmäßige Schulungen entfallen bei einem externen Datenschutzbeauftragten.
Tipps zur Auswahl eines externen Datenschutzbeauftragten
Bei der Auswahl eines externen Datenschutzbeauftragten sollten Unternehmen einige wichtige Aspekte berücksichtigen, um sicherzustellen, dass sie eine qualifizierte und zuverlässige Person mit dieser wichtigen Rolle betrauen:
Überprüfung der Qualifikation
- Fachwissen: Stellen Sie sicher, dass der Kandidat über das erforderliche Fachwissen im Bereich des Datenschutzrechts und der Datenschutzpraxis verfügt.
- Zertifizierungen: Achten Sie auf anerkannte Zertifizierungen im Datenschutzbereich.
Erfahrung und Referenzen
- Berufserfahrung: Prüfen Sie, wie viel Erfahrung der Kandidat im Bereich des Datenschutzes mitbringt.
- Branchenkenntnisse: Der Datenschutzbeauftragte muss ein Verständnis für die spezifischen Datenschutzherausforderungen Ihrer Branche haben.
- Unternehmenskultur: Der Kandidat muss zur Unternehmenskultur passen und in der Lage sein, mit Mitarbeitern auf allen Ebenen effektiv zu kommunizieren.
Kommunikationsfähigkeiten
- Der Datenschutzbeauftragte sollte komplexe Sachverhalte klar und verständlich kommunizieren können, um effektive Beratungen und Schulungen durchzuführen und die Mitarbeiter von der Sinnhaftigkeit des Datenschutzes zu überzeugen.
Kosten
- Vergleichen Sie die Kosten verschiedener Anbieter und achten Sie auf Transparenz und Nachvollziehbarkeit des Honorars.
Datenschutzphilosophie
- Der Kandidat sollte einen proaktiven und praxisorientierten Ansatz zum Datenschutz verfolgen, der zu Ihrem Unternehmen passt.
Praxis-Hinweis
Die Auswahl eines externen Datenschutzbeauftragten ist ein wichtiger Prozess, der sorgfältig durchgeführt werden sollte, um sicherzustellen, dass das Unternehmen die Datenschutzbestimmungen einhält und gleichzeitig von der Expertise und Unabhängigkeit eines Spezialisten profitiert. Bei der Auswahl sollten Unternehmen verschiedene Aspekte berücksichtigen, darunter die Qualifikation, Erfahrung und Referenzen des Kandidaten, sein Verständnis für das Unternehmen und die Branche, die Bedingungen des Dienstleistungsvertrags, mögliche Interessenkonflikte und seine Kommunikationsfähigkeiten. Darüber hinaus sollten die Kosten und die Datenschutzphilosophie des Kandidaten berücksichtigt werden.
Ein gut ausgewählter externer Datenschutzbeauftragte kann einen echten Mehrwert für das Unternehmen bieten und dabei helfen, Datenschutzrisiken erheblich zu minimieren. Falls Sie daran interessiert sind, einen Spezialisten der Solidaris als externen Datenschutzbeauftragten zu beauftragen, sprechen Sie uns gerne an.
