KiBiz-Rücklagen - Aktive Steuerung zur Vermeidung von Rückzahlungen

Kindertageseinrichtungen werden in Nordrhein-Westfalen nach dem Gesetz zur frühen Bildung und Förderung von Kindern (Kinderbildungsgesetz – KiBiz) refinanziert. Während in anderen Bundesländern die tatsächlich entstandenen Aufwendungen in voller Höhe oder anteilig gesetzlich refinanziert werden, erhalten Kindertageseinrichtungen in NRW Pauschalen je betreutem Kind.

 

So verhindern Sie ein "Überlaufen" der KiBiz-Rücklagen

Kindertageseinrichtungen werden in Nordrhein-Westfalen nach dem Gesetz zur frühen Bildung und Förderung von Kindern (Kinderbildungsgesetz – KiBiz) refinanziert. Während in anderen Bundesländern die tatsächlich entstandenen Aufwendungen in voller Höhe oder anteilig gesetzlich refinanziert werden, erhalten Kindertageseinrichtungen in NRW Pauschalen je betreutem Kind. Deren Verwendung ist für jedes Kindergartenjahr über einen gesonderten Verwendungsnachweis zu belegen, in dem die Einnahmen den Ausgaben gegenüberzustellen sind. Nicht verwendete Mittel sind in Rücklagen einzustellen und nachweislich in den Folgejahren zu verbrauchen.

Die Rücklagen werden über alle Kindergartenjahre weiterentwickelt, vergleichbar mit einem Gewinn- bzw. Verlustvortrag im handelsrechtlichen Jahresabschluss. Anders als die Bezeichnung „Rücklage“ im handelsrechtlichen Sinn vermuten lassen würde, handelt es sich bei den KiBiz-Rücklagen nicht um Eigenkapital, sondern um Mittel, die zweckentsprechend für die jeweilige Kindertagesstätte zu verwenden sind.

Das Kinderbildungsgesetz wurde zum 1. August 2020 reformiert. Neben der Deckelung der Verwaltungskosten auf 3 % der Gesamtjahres-Basisförderung wurden die Träger von Kindertageseinrichtungen durch geänderte Regelungen zur KiBiz-Rücklage belastet. Die KiBiz-Rücklage wurde aufgeteilt in eine Betriebskostenrücklage und eine Investitionsrücklage, deren jeweilige Höhe gedeckelt ist:

Die Betriebskostenrücklage darf den Betrag von 10 % der Einnahmen (§§ 33, 35,43 Abs. 1 und § 45 KiBiz) auf Grundlage der verbindlichen Mitteilung zum 15. März je Einrichtung des Trägers nicht überschreiten.

Die Investitionsrücklage darf für die Einrichtung, die im Eigentum des Trägers steht oder bei der der Träger wirtschaftlich dem Eigentümer gleichgestellt ist, bis zu einer Höhe von 3.000 € je Kindpauschale, die mit verbindlicher Mitteilung zum 15. März beantragt wurde, gebildet werden.

Wird der gesetzlich vorgegebene Maximalwert überschritten, ist der übersteigende Teil (ohne den gesetzlichen Eigenanteil) an das Jugendamt zurückzuzahlen. Um ein „Überlaufen“ und damit eine Rückzahlung zu vermeiden, ist also eine aktive Steuerung der KiBiz-Rücklagen dringend geboten. Dies sollte sowohl unterjährig als auch bei der Erstellung der Verwendungsnachweise zu erfolgen.
 

Während des Kindergartenjahres – Unterjähriges Controlling

Auf Basis der Rücklagen zu Beginn des Kindergartenjahres und auf Basis des prognostizierten Überschusses des laufenden Jahres sind die Ausgaben so zu planen, dass die KiBiz-Rücklagen am Ende des Kindergartenjahres nicht überlaufen. Dies betrifft insbesondere die Steuerung von Ausgaben für Personal, Investitionen in die Ausstattung und Instandhaltungsmaßnahmen. Eine genaue Wirtschaftsplanung und ein engmaschiges Controlling des unterjährigen KiBiz-Ist-Ergebnisses sind daher unerlässlich.
 

Nach Ende des Kindergartenjahres – Erstellung der Verwendungsnachweise

Die Erstellung der Verwendungsnachweise bietet einen gewissen Gestaltungsspielraum: Zum einen können Überschüsse an andere (defizitäre) Kindertagesstätten des gleichen Trägers übertragen werden. Zum anderen sind die gesetzlichen Definitionen der einzelnen Ausgabenarten im Verwendungsnachweis (z. B. gedeckelte Verwaltungsausgaben) nicht immer für jede einzelne Ausgabe eindeutig zuordenbar. Es ist beispielsweise unklar, ob es sich bei „Personalbeschaffungskosten“ um Personalkosten, Sachkosten oder gedeckelte Verwaltungskosten handelt. Daneben stellen wir im Rahmen unserer Jahresabschlussprüfungen fest, dass bei der Erstellung der Verwendungsnachweise insbesondere aufgrund eines fehlenden Vier-Augen-Prinzips immer wieder Fehler mit Auswirkungen auf die Höhe der KiBiz-Rücklagen auftreten.

Die überwiegende Mehrheit der Träger von Kindertagesstätten hat noch keinen Verwendungsnachweis für das Kindergartenjahr 2020/2021 abgeben können. Die Möglichkeit, den Verwendungsnachweis über das KiBiz.web einzureichen, ist von vielen Städten und Kommunen noch nicht freigeschaltet worden. Spätestens jetzt sollte daher mit einer aktiven Steuerung der KiBiz-Rücklagen begonnen werden.
 

Praxis-Hinweis

Auch vor dem Hintergrund des zunehmenden Fachkräftemangels, der zu geringeren als den geplanten Personalausgaben führt, kann ein „Überlaufen“ der KiBiz-Rücklagen ungeplant eintreten. Um eine daraus folgende Rückzahlung der Rücklagen zu vermeiden, ist ein unterjähriges Controlling unerlässlich. Daneben sollte vor Abgabe eine Überprüfung der im Verwendungsnachweis enthaltenen Einnahmen und Ausgaben auf Richtigkeit erfolgen. Im Rahmen eines „Quick-Checks“ sind wir Ihnen dabei gerne behilflich und zeigen Verbesserungspotenziale auf. Sprechen Sie uns an!

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