Wenngleich die Inhalte der Nachweisführung dem Grunde nach übergreifend über die KHZG-Förderrichtlinie definiert sind, so zeigten sich in der konkreten Handhabung unterschiedliche Ausprägungen in den einzelnen Bundesländern. Der erste gesamtheitliche Durchlauf der Nachweisführung im Sinne der Zwischennachweise hat durchaus zu der ein oder anderen Nachfrage bei den Bewilligungsbehörden geführt. In vielen Bundesländern wurden in diesem Zusammenhang Dokumentationen zu FAQs aufgesetzt und kontinuierlich fortgeschrieben, um die Erkenntnisse und Klärungsergebnisse dauerhaft präsent zu machen. Sie bilden eine wichtige Informationsquelle für die Fördermittelempfänger.
Im Wesentlichen umfasst der Zwischennachweis folgende Angaben:
- Sachbericht zum Stand der Umsetzung,
- gegebenenfalls Anzeige von Änderungen in Bezug auf ursprünglich beantragte Produkte oder Maßnahmen,
- Angaben zu bewilligten bzw. ausgezahlten Fördermitteln,
- Ausführungen zur Höhe des für das Krankenhaus entstehenden Erfüllungsaufwands sowie
- Nachweis über die Einhaltung der Förderrichtlinien durch einen berechtigten (IT-)Dienstleister für Vorhaben nach §19 Abs. 1 Satz 1 Nr. 2 bis 6, 8 und 10 KHSFV.
Sachbericht
Im Großen und Ganzen wurden bezüglich der Sachberichterstattung nur wenige Formvorgaben durch die Länder und ihre Bewilligungsbehörden auferlegt. Entsprechend wurden oftmals freie Textformate genutzt, um in wesentlichen Zügen den Vorhabenstand darzustellen. Je nach Vorgehen und Planungsstand wurden dabei wesentliche Ergebnisse und Meilensteine als strukturelle Berichtsgrundlage im Sachbericht aufgegriffen und diesen Statusangaben wie beispielsweise „in Planung“, „in Bearbeitung“, „umgesetzt“ zugeordnet. Auch wurden Start- und Abschlusstermine bestätigt beziehungsweise auf Basis der konkretisierten Vorhabenplanung, gegebenenfalls unter Dokumentation einer entsprechenden Begründung, aktualisiert. Hier war es wichtig, als Bezugsgrundlage die Planungen und inhaltlichen Darstellungen aus der KHZG-Antragstellung nicht aus dem Auge zu verlieren, da diese die Grundlage für die KHZG-Bewilligungen bilden.
Änderungsanzeige
Sollten sich zwischenzeitlich maßgebliche Änderungen in Bezug auf die ursprünglich geplanten und beantragten Produkte bzw. Maßnahmen ergeben haben, waren diese in der Nachweisführung anzuzeigen. Hierfür wurden durch die Bewilligungsbehörden entsprechende Vorlagen für Änderungsanträge bereitgestellt. Je nach länderspezifischer Vorgabe mussten unterschiedliche Zusatzinformationen wie Kostenaufstellungen und Angebote beigefügt werden.
Bewilligte bzw. ausgezahlte Fördermittel
Hier zeigten sich grundlegende Unterschiede in der praktischen Ausgestaltung in den einzelnen Bundesländern. Während beispielsweise in Nordrhein-Westfalen ein definierter Vordruck für den Zwischennachweis bereitgestellt wurde, der sich eng an den Verwendungsnachweis zum Vorhabenabschluss anlehnt, haben sich die Bewilligungsbehörden in Bayern für ein freies Format in der Zwischennachweisführung ausgesprochen. Entsprechend mussten gegebenenfalls je nach Bundesland individuelle Dokumentationsformate entwickelt werden. In Bezug auf die Zusammenstellung von Einnahmen und Ausgaben konnten erstmals Erfahrungen dazu gesammelt werden, wie effizient die Zahlungs- und Rechnungsverfolgung im Umsetzungscontrolling zuvor aufgesetzt worden war.
Ausführungen zum Erfüllungsaufwand
Wenngleich diese Angaben rein statistischen Charakter haben, so ergaben sich hierzu sowohl viele Verständnisfragen auf Seiten der Krankenhausträger als auch Nachfragen durch die Bewilligungsbehörden. Wichtig war und ist es zu verstehen, dass es sich hierbei um Angaben handelt, die über den Vorhabenverlauf fortzuschreiben sind. Somit war es empfehlenswert, eine grundlegende interne Struktur bis hin zur Ermittlung der Aufwände aufzusetzen, insbesondere mit Blick auf eine stringente und belastbare künftige Darstellung.
Nachweis über die Einhaltung der Förderrichtlinien durch den berechtigten IT-Dienstleister
Standardisierungsbestrebungen folgend wurde in vielen Bundesländern eine Muster-Bestätigung für den IT-Dienstleister zur Verfügung gestellt. Diese relativ pauschal gehaltene Bestätigungsvorlage wurde in einzelnen Bundesländern durch konkretisierende Bestätigungsklauseln ergänzt. Diese umfassten zum Beispiel Bestätigungen der Einhaltung der einzelnen MUSS-Kriterien sowie die explizite Bestätigung, dass 15 Prozent der Fördermittel für Maßnahmen zur Verbesserung der Informationssicherheit verwendet werden. In allen Fällen war gleichermaßen zu bestätigen, dass die Angaben des berechtigten IT-Dienstleisters auf einer eigenständig durchgeführten Prüfung beruhten.
Nach dem Nachweis ist vor dem Nachweis
Maßgeblich für eine effiziente Nachweisführung ist nach unserer Erfahrung, wie nachhaltig die relevanten Nachweisinformationen im Umsetzungscontrolling der Häuser verankert sind und ob hierzu im Vorhabenverlauf eine kontinuierliche Aktualisierung und Steuerung etabliert ist.
Da viele der bewilligten KHZG-Vorhaben zu Beginn dieses Jahres noch in der Ausschreibungs- bzw. Konzeptionsphase waren, konnte sich die Nachweisführung nicht selten aus den Planungsinformationen der Antragsstellung bedienen. Dies wird naturgemäß bei fortschreitendem Vorhabenverlauf komplexer.
Zur Vorbereitung auf die nächste anstehende Nachweisführung empfehlen wir daher,
- die Inhalte und zeitlichen Planungen aus der Antragstellung bzw. Bewilligung im Blick zu behalten, da diese für jegliche Nachweisführung als „Baseline“ maßgeblich sind,
- eventuelle Anpassungen in der Maßnahmen- oder Produktauswahl im Sinne ihrer Relevanz zu bewerten und gegebenenfalls über eine Änderungsanzeige anzuzeigen,
- eine gleichbleibende Systematik zur Ermittlung des Erfüllungsaufwands zu etablieren und fortzuschreiben,
- Beleglisten für den zahlenmäßigen Nachweis kontinuierlich fortzuschreiben sowie
- Berichts- und Projektsteuerungsformate zu etablieren, aus welchen Nachweisinformationen effizient abgelesen und konsolidiert werden können.
Zudem wird nach der Vorhabenumsetzung ein Verwendungsnachweis inkl. der Bestätigung eines zertifizierten IT-Dienstleister fällig.
Praxis-Hinweis
Insbesondere im Hinblick auf die Anforderungen des der Informationssicherheit und des Datenschutzes wird eine reine Ex-Post-Betrachtung mehr als herausfordernd, sowohl auf Seiten des Fördermittelempfängers als auch im Rahmen der Prüfung durch den IT-Dienstleister. Unsere zusammengefasste Empfehlung lautet deshalb: Beschränken Sie sich bezüglich der Aspekte der Nachweisführung zeitlich nicht nur auf die jeweiligen Stichtage. Eine laufende Überwachung und Dokumentation erleichtert gerade bei komplexen Vorhaben den Überblick und die periodisch anfallenden Arbeiten.
