Ich habe für 14 Monate bei einem Komplexträger (verschiedene Bereiche der Sozialarbeit) im süddeutschen Raum interimsweise die Leitung des Finanz- und Rechnungswesens übernommen. Vielfältige Aufgaben, unterschiedliche Projekte und unvorhergesehene Ereignisse bestimmten meinen Arbeitsalltag.
Eine erste Aufgabe in diesem Zusammenhang besteht darin, eine Vertrauensbasis im Team aufzubauen, da durch die fehlende Führungskraft viele Unsicherheiten entstanden sind. Durch die Installation einer Regelkommunikation (regelmäßige Teambesprechungen und Einzelgespräche mit den einzelnen Mitarbeitern) kann dies schnell gelingen, obwohl ein Interim Manager in der Regel nur an einzelnen Wochentagen vor Ort ist. Um das Vertrauensverhältnis auch auf die Arbeitstage auszuweiten, die nicht per Präsenz abgedeckt werden können, können Lösungen wie eine zugesicherte telefonische Erreichbarkeit dazu beitragen, den Mitarbeitern ein gutes Stück Sicherheit zu geben.
In meinem konkreten Fall waren neben der Personalführung zahlreiche weitere Aufgaben wahrzunehmen, so die Vorbereitung des Jahresabschlusses, das Etablieren neuer Prozesse im Unternehmen (z. B. Mahnrichtlinie), das Forderungsmanagement, Steuerthemen, Darlehensanfragen, die Abwicklung von Versicherungsfällen sowie der Kontakt zu Wirtschaftsprüfer, Steuerberater, Banken und Versicherungen. Es mussten alle Aufgaben der Leitung des Finanz- und Rechnungswesens übernommen werden. Darüber hinaus begleitete ich den Recruiting-Prozess für die Stelle der Abteilungsleitung Finanz- und Rechnungswesen aktiv mit.
Das besondere des Engagements im Rahmen der Interimslösung ist der Spagat zwischen dem Wissen, „nur übergangsweise“ in dem Unternehmen tätig zu sein, und der Aufgabe, den Mitarbeitern trotzdem ein verlässlicher, kompetenter und vertrauensvoller Ansprechpartner zu sein. Wichtig ist zu jedem Zeitpunkt, dass das Team, die Geschäftsführung und die kaufmännische Leitung sich durch transparente Terminplanung auf Anwesenheitszeiten des Interim Managers einstellen können und gemeinsam ein geeigneter Weg der Kommunikation festgelegt wird. Nicht zuletzt die neuen technischen Kommunikationskanäle (z. B. Videokonferenz) ermöglichen den „persönlichen“ Kontakt auch außerhalb der offiziellen Anwesenheitszeiten und gestalten das Interim Management „lebendig“.
Durch den Einsatz von Interim Management können in den betroffenen Unternehmen auch während der Zeit der Stellenvakanz Projekte ins Leben gerufen und Prozesse etabliert werden. Es besteht die große Chance, die Mitarbeiter zu mehr Eigeninitiative zu animieren, da ohne „feste“ Führungskraft Aufgaben stets neu und anders verteilt werden müssen. Besonders gelungen ist die Interim-Lösung, wenn Mitarbeiter neue Verantwortungsbereiche gerne annehmen und ein neues Teamgefühl entstehen kann. Für den Interim Manager als externen Mitarbeiter ohne Vorgeschichte im Unternehmen ist es hier gut möglich, eingefahrene Sachverhalte zu hinterfragen und neue Lösungen zu entwickeln. Dabei sind die Unvoreingenommenheit eines externen Interim Managers und seine natürliche Distanz zum Unternehmen sehr vorteilhaft. Vor Ort wurde in meinem konkreten Fall das Aufgabengebiet sukzessive weiter „befüllt“, da der Nachbesetzungsprozess länger dauerte als ursprünglich angenommen. Umso wichtiger erschien im Nachhinein der Einsatz der Interim-Lösung, da die „führungslose“ Zeit sonst über ein Jahr angedauert hätte.
Mein Fazit lautet, dass im Rahmen eines Interim Managements eine besondere Mitarbeiter-Führung-Konstellation vorliegt, die besonderes Potenzial für Entwicklung bietet. Nach meiner Erfahrung ist für die Mitarbeiter eine vorübergehende Interim-Leitung im Vergleich zur unbesetzten Stelle überdies ein wichtiger Sicherheitsfaktor, der Stabilität im Team gewährleistet. Die lückenlose Besetzung der vakanten Stelle durch den Interim Manager sichert zudem den Erhalt von Wissen. Zudem kann die professionelle Einarbeitung der neuen dauerhaften Führungskraft im Rahmen eines anfänglichen Wissenstransfers durch den Interim Manager erfolgen.
Die Vorteile zeigen deutlich: Interim Manager kümmern sich um „Baustellen“, räumen an einzelnen Stellen auf und entlasten Vorstände oder Geschäftsführungen im Tagesgeschäft, indem zeitintensive Aufgaben systematisch abgearbeitet werden. Erfahrene Interim Manager können diesen Aufgabenstellungen sehr gut nachkommen, weil sie über einen großen Erfahrungsschatz aus verschiedenen Projekten und Unternehmen verfügen, dementsprechend strukturiert und systematisch vorgehen und die notwendige Distanz zum Unternehmen mitbringen. Dadurch steht die zielgerichtete Aufgabenerledigung im Fokus.
Auch in der Sozialwirtschaft wird die kontinuierliche Besetzung der Leitungspositionen zunehmend zum brisanten Thema: Es fehlen Führungskräfte, Prozesse sind anzupassen, (Struktur-)Projekte müssen umgesetzt werden – und die eigenen Personalressourcen reichen oftmals nicht aus. Spezielle Branchenkenntnisse gepaart mit betriebswirtschaftlichem Sachverstand und unternehmerischem Denken sind wichtige Parameter, um Unternehmen durch personelle Engpasssituationen zu manövrieren. Klassische Aufgaben bzw. Projekte in diesem Zusammenhang sind zum Beispiel im Bereich Finanz- und Rechnungswesen:
- Jahresabschlussvorbereitung/ -erstellung
- Offene-Posten-Management/Mahnwesen
- Wirtschaftsplanung
- Einführung und Standardisierung eines Berichtswesens
- Liquiditätsplanung und -steuerung
- Etablieren von Steuerungsinstrumenten im Controlling
- Mitarbeiterführung
- Aufrechterhalten von Strukturen der Regelkommunikation
- Begleitung von Software-Einführungen
- Begleitung von Struktur- und/oder Prozessveränderungen
Praxis-Hinweis
Die Solidaris Unternehmensberatungs GmbH bietet als Dienstleistung interimsweise Abhilfe bei Führungskräftevakanz in Form der Interim-Leitung in kaufmännischen Bereichen (z. B. Finanz- und Rechnungswesen, Controlling, Personalwesen, Immobilienmanagement). Das Interim Management wird stets durch weitere Fachkollegen begleitet, so dass im Interim Management aufkommende Fachfragen immer sach- und fachgerecht bearbeitet und beantwortet werden können. Die erfahrenen Interim Manager der Solidaris Unternehmensberatungs GmbH sichern das operative Geschäft, finden sich in bestehende Führungsstrukturen ein, begleiten Projekte und können in Krisensituationen als Unterstützung eingesetzt werden. Sprechen Sie uns an!
