Finanzverwaltung erläutert lohnsteuerliche Folgen
Vor allem aufgrund des gewachsenen ökologischen Bewusstseins der Bevölkerung und der schwierigen Verkehrszustände in Großstädten erfreut sich die Überlassung von (Elektro-)Fahrrädern als Dienstfahrräder an Mitarbeiter zunehmend an Beliebtheit. Neben diesen Aspekten dient die Überlassung eines E-Bikes auch als Mitarbeitermotivation. Mit der steigenden Anfrage nach Dienstfahrrädern seitens der Arbeitnehmer stellen sich sowohl für die Unternehmen als auch für die Mitarbeiter unterschiedliche rechtliche und steuerliche Fragestellungen. Die Finanzverwaltung hat in mehreren Schreiben und gleichlautenden Ländererlassen umfassend zu den lohnsteuerlichen Folgen – auch im Rahmen von Entgeltumwandlungen – Stellung zum Thema Dienstfahrräder bezogen.
Laut Bundesfinanzministerium wird entsprechend der etablierten Praxis von den folgenden vertraglichen Gestaltungen ausgegangen: Zunächst wird ein Rahmenvertrag zwischen dem Arbeitgeber und einem Anbieter abgeschlossen, der regelmäßig die gesamte Abwicklung betreut, gefolgt von Einzelleasingverträgen zwischen dem Arbeitgeber und einem Leasinggeber mit einer festen Laufzeit von in der Regel 36 Monaten. Anschließend vereinbaren Arbeitgeber und Arbeitnehmer eine Nutzungsüberlassung über ein einzelnes (Elektro-)Fahrrad, das auch privat genutzt werden darf. Damit geht eine Änderung des Arbeitsvertrags einher, wodurch einvernehmlich das künftige Gehalt des Arbeitnehmers für die Dauer der Nutzungsüberlassung um einen festgelegten Betrag (Leasingrate) herabgesetzt wird (sog. Gehaltsumwandlung). Außerdem wird im Rahmen entsprechender vertraglicher Gestaltungen häufig festgehalten, dass der Arbeitnehmer das von ihm genutzte (Elektro-)Fahrrad nach Ablauf des Leasingvertrags zu einem vergünstigten Kaufpreis vom Leasinggeber erwerben kann.
Geldwerter Vorteil bei Dienstfahrrädern
Für die weitere steuerliche Beurteilung ist es entscheidend, dass das (Elektro-)Fahrrad dem Arbeitgeber als Leasingnehmer zugeordnet wird. Überlässt der Arbeitgeber seinem Arbeitnehmer ein (Elektro-)Fahrrad zur Nutzung, so ergibt sich die Frage, ob dies bei dem Arbeitnehmer einen geldwerten Vorteil auslöst, der lohnsteuer- und gegebenenfalls auch sozialversicherungspflichtig ist. Dies ist dann nicht der Fall, wenn das (Elektro-)Fahrrad ausschließlich betrieblich genutzt wird und eine private Nutzung ausgeschlossen ist. Wenn es sich um ein (Elektro-)Fahrrad handelt, das verkehrsrechtlich kein Kraftfahrzeug ist und zusätzlich zum ohnehin geschuldeten Arbeitslohn überlassen wird, greift eine Steuerbefreiung (§ 3 Nr. 37 EStG). Diese Regelung gilt jedoch nicht bei der Überlassung eines (Elektro-)Fahrrads im Rahmen einer Gehaltsumwandlung oder bei der Überlassung eines Elektrofahrrades mit einer Geschwindigkeit von über 25 km/h.
Der geldwerte Vorteil aus der Überlassung eines Elektrofahrrades mit einer Motorunterstützung bis 25 km/h bemisst sich monatlich mit 1 % der auf volle 100 € abgerundeten unverbindlichen Preisempfehlung des Herstellers, Importeurs oder Großhändlers einschließlich Umsatzsteuer. Bei einer erstmaligen Überlassung des (Elektro-)Fahrrades im Jahr 2019 ist die Hälfte und bei einer erstmaligen Überlassung in den Jahren 2020 bis 2030 ein Viertel der unverbindlichen Preisempfehlung zu berücksichtigen. Damit sind alle Privatfahrten, alle Fahrten zwischen Wohnung und erster Tätigkeitsstätte sowie alle Heimfahrten bei doppelter Haushaltsführung abgegolten. Die Freigrenze für Sachbezüge in Höhe von monatlich 44,00 € (§ 8 Abs. 2 Satz 11 EStG) ist nicht anzuwenden.
Möglichkeiten nach Ablauf der Leasing-Laufzeit von Dienstfahrrädern
Mit Ablauf des Leasingvertrags wird das (Elektro-)Fahrrad in der Regel dem Arbeitnehmer vom Leasinggeber zu einem günstigen Preis zum Kauf angeboten. Sofern dieser Preis unter dem üblichen Endpreis am Abgabeort liegt, der seitens der Finanzverwaltung mit 40 % der auf volle 100 € abgerundeten unverbindlichen Preisempfehlung des Herstellers, Importeurs oder Großhändlers einschließlich Umsatzsteuer beziffert wird, liegt in Höhe des Differenzbetrags ein lohnsteuer- und sozialversicherungspflichtiger Arbeitslohn vor, der nach § 37b Abs. 1 EStG pauschal mit 30 % versteuert werden kann.
Die Überlassung des Dienstrades an den Arbeitnehmer zur privaten Nutzung führt gemäß § 1 Abs. 1 UStG zu einem umsatzsteuerlichen Leistungsaustausch. Die Gegenleistung des Arbeitnehmers besteht regelmäßig in der anteiligen Arbeitsleistung. Aus Vereinfachungsgründen wird es von der Finanzverwaltung nicht beanstandet, wenn für die umsatzsteuerliche Bemessungsgrundlage von den lohnsteuerlichen Werten ausgegangen wird. Es ist jedoch zu berücksichtigen, dass eine Kürzung des inländischen Listenpreises auf die Hälfte oder ein Viertel des Bruttolistenpreises bei (Elektro-)Fahrrädern nicht zulässig ist. Bei den lohnsteuerlichen Werten handelt es sich um Bruttowerte, aus denen die Umsatzsteuer herauszurechnen ist. Da eine ausschließlich umsatzsteuerpflichtige Nutzung durch den Arbeitnehmer vorliegt, ist der Arbeitgeber zum Vorsteuerabzug aus den Anschaffungskosten oder Leasinggebühren der Elektro-Fahrräder berechtigt.
Praxis-Hinweis zu Dienstfahrrädern
Die Überlassung von (Elektro-)Fahrrädern an Arbeitnehmer ist mit nicht unerheblichem administrativen Aufwand und erheblichen steuerlichen Auswirkungen verbunden. Bei der Entscheidung für Dienstfahrräder sollten neben den positiven Effekten für die Umwelt, die Gesundheit und die Mitarbeitermotivation auch die finanziellen Auswirkungen für Arbeitgeber und Arbeitnehmer berücksichtigt werden. Damit die Arbeitnehmer in den Genuss der angesprochenen steuerlichen Vorteile kommen, muss das (Elektro-)Fahrrad aber dem Arbeitgeber zuzurechnen sein. Gerade in Leasingfällen ist dies jedoch oftmals nicht unproblematisch.
