Verpflichtende elektronische Rechnung durch die Hintertür

Am 27. November 2018 sind das sogenannte E-Rechnungsgesetz des Bundes und die dazugehörige Verordnung über die elektronische Rechnungsstellung im öffentlichen Auftragswesen des Bundes (E-Rech-VO) in Kraft getreten, womit die Vorgaben der Richtlinie 2014/55/EU der Europäischen Union in nationales Recht umgesetzt werden. Deren Ziel ist es, durch eine einheitliche europäische Norm die elektronische Rechnungsstellung innerhalb der öffentlichen Verwaltung von der Bestellung bis hin zur Zahlung durchgängig elektronisch zu gestalten und somit die Vorteile der Digitalisierung im Hinblick auf eine erhöhte Effizienz zu nutzen.

Im Ergebnis sind alle Bundesministerien und Verfassungsorgane seit dem 27. November 2018 dazu verpflichtet, elektronische Rechnungen, die der einheitlichen europäischen Norm entsprechen, zu empfangen und zu verarbeiten. Öffentliche Auftraggeber auf Landes- und kommunaler Ebene sind hierzu ab dem 27. November 2019 verpflichtet. Ab dem 27. November 2020 müssen sodann alle Rechnungen an öffentliche Auftraggeber elektronisch gestellt werden; ausgenommen sind lediglich Rechnungen mit einem voraussichtlichen Auftragswert von weniger als 1.000 € netto (Bagatellgrenze). Neben den zuvor genannten Behörden auf Bundes-, Landes- und kommunaler Ebene sind auch Unternehmen betroffen, die sich mehrheitlich in öffentlicher Trägerschaft befinden (z. B. kommunale Krankenhäuser).
Faktisch ergibt sich dadurch eine Verpflichtung für Rechnungsaussteller, Rechnungen in elektronischer Form einzureichen, wenn diese beispielsweise Leistungsbeziehungen mit Sozialversicherungsträgern, Berufsgenossenschaften oder der Bundesagentur für Arbeit etc. aufweisen.

Bedingt durch die föderalen Strukturen sind die einzelnen Bundesländer für die Umsetzung eigenverantwortlich zuständig. Die Regelungen auf Länderebene unterscheiden sich zum Teil erheblich voneinander. In Nordrhein- Westfalen wurden entsprechende Inhalte im E-Government- Gesetz geregelt. Hier werden beispielsweise die Tätigkeiten der Kirchen, der Religionsgemeinschaften und Weltanschauungsgemeinschaften sowie ihrer Verbändeund Einrichtungen, der Schulen und der Krankenhäuser vom Geltungsbereich des Gesetzes ausgenommen. Andere Bundesländer, wie zum Beispiel Rheinland-Pfalz, haben bislang noch keine verbindlichen Regelungen abschließend verabschiedet.

Der Begriff „elektronische Rechnung“ bezeichnet in diesem Zusammenhang eine Rechnung, die in einem strukturierten Datensatz erstellt, übermittelt und empfangen wird und in einem Format vorliegt, das automatisiert verarbeitet werden kann. Somit stellen Bilddateien wie gescannte Papierrechnungen keine elektronischen Rechnungen im Sinne der europäischen Vorgaben dar. Ein entsprechendes Rechnungsdatenmodell wurde seitens des Europäischen Komitees für Normung (CEN) entwickelt und definiert. Unter dem Begriff „XRechnung“ wurden die Vorgaben der CENNorm für die deutsche Verwaltung spezifiziert. Ein Beispiel für ein zulässiges Rechnungsformat ist das ZUGFeRD-2.0- Format (Zentraler User Guide des Forums elektronische Rechnung Deutschland). Es beinhaltet einen bildlichen Datensatz (PDF) und einen maschinenlesbaren strukturierten Datensatz (XML) und erfüllt somit aus technischer Sicht die Anforderungen des XRechnung-Datenmodells.

Für die Übertragung der elektronischen Rechnung an den jeweiligen Empfänger sind vier verschiedene Kanäle vorgesehen: Es soll ein Web-Formular für kleine Einrichtungen geben, die hier die Informationen direkt in einer Maske erfassen können, und außerdem soll die Übertragung der Rechnungen über Datenaustauschplattformen, Web-Services und E-Mail möglich sein.

Praxis-Hinweis
Die zu ergreifenden technischen und organisatorischen Maßnahmen sind vor dem Hintergrund der rechtlichen Verpflichtung zum Empfang, zur Verarbeitung und zur Aufbewahrung von elektronischen Rechnungen unter Berücksichtigung der länderspezifischen Rechtslage zu analysieren. Wir empfehlen, die Auswirkungen auf das eigene Unternehmen zeitnah zu bewerten und, wenn notwendig, Maßnahmen zu ergreifen.

Kontakt
Ihre Ansprechpartner an unseren Standorten:
Köln
CISA/CISO
Oliver Schikora
+49 (0)2203 8997-228
 
Leiter Geschäftsfeld IT-Beratung/ Geschäftsbereich Unternehmensberatung
Solidaris Revisions-GmbH
Wirtschaftsprüfungsgesellschaft Steuerberatungsgesellschaft
Schwerpunkte
  • Informationssicherheitsmanagementsysteme
  • IT-Systemprüfungen und Prozessanalysen
  • Prüfverfahrenskompetenz nach § 8a BSIG
Veröffentlichungen in der Fachpresse
2019
  • Prüfung jetzt!: Health&Care Management, 4/2019, S. 60-61.
  • IT-Sicherheit 2019: Best Practice und typische Fallstricke im Krankenhaus: Wümek, 5/2019, S126-127.

Veröffentlichungen in der Fachpresse
2016
  • Steuerung von IT-Risiken: Health&Care Management, 11/2016, S. 66-67.