Controlling in der stationären Altenhilfe – neue Herausforderungen für die Steuerung von Einrichtungen

Die sozialrechtlichen Änderungen im Rahmen der Umsetzung der drei Pflegestärkungsgesetze haben die Träger stationärer Pflegeeinrichtungen vor neue Herausforderungen gestellt.

Die bedeutendste Veränderung stellt sicherlich die Einführung des neuen Pflegebedürftigkeitsbegriffes samt der Umstellung der bisherigen drei Pflegestufen auf fünf Pflegegrade dar. Damit einhergehend wurde auch die Finanzierungssystematik in Betrieben der stationären Altenhilfe grundlegend umstrukturiert.

Bislang stellte der Pflegestufenmix einer Einrichtung die zentrale Steuerungsgröße für die Festlegung des Personaleinsatzes und somit für die Verhandlung einrichtungsindividueller Pflegesätze dar. In Zukunft setzen sich die Erlöse der Leistungserbringer für Pflegeleistungen aus dem einrichtungseinheitlichen Eigenanteil (EEE) der Bewohner, der unabhängig vom jeweiligen Pflegegrad ist, sowie dem nichteinrichtungsindividuellen, mit den Pflegegraden steigenden Beitrag der Pflegekassen zusammen. Die unterschiedlichen Pflegegrade sind somit je nach Einrichtung und den zugrunde liegenden Personalschlüsseln in unterschiedlichem Maße kostendeckend. Durch eine Verschiebung im Pflegegrademix kommt es also auch zu einer Gesamtverschiebung der vereinnahmten Deckungsbeiträge aus den Pflegeleistungen.

Im Zusammenhang mit der Verschiebung des Pflegegrademix ist der sogenannte Rothgang-Effekt zu beachten, der den fluktuationsbedingten Austausch von Bewohnern mit höheren Pflegegraden (Pflegegrade 4 und 5) durch Bewohner mit niedrigeren Pflegegraden (insb. Pflegegrade 2 und 3) beschreibt und sich daraus ergibt, dass das neue Begutachtungsinstrument (NBI) unweigerlich zu niedrigeren Einstufungen führt als die Überleitungsregelungen zum 1. Januar 2017. Der Rothgang-Effekt ist nachweislich erkennbar und muss in künftigen Pflegesatzverhandlungen berücksichtigt werden, wenn bei einem quasi unveränderten Pflegeaufwand rückläufige Einnahmen aufgrund der Neu-Assessments verzeichnet werden. Neben der Anpassung der Vergütungssätze über die Pflegesatzverhandlungen, welche eine dezidierte Vorbereitung und eine exakte Kenntnis der Kosten- und Leistungsstrukturen sowie marktbezogener Risiken (z. B. EEE-Veränderung, Kürzungsbeträge nach § 115 Abs. 3a SGB XI etc.) voraussetzen, stellt eine proaktive Personalsteuerung die maßgebliche Stellschraube zur Beeinflussung des Deckungsbeitrages je Pflegegrad dar. In diesem Zusammenhang stellt sich auch die Frage nach der Leistungsfähigkeit des Controllings, insbesondere in solitären Einrichtungen: Es ist kaum noch möglich, den zunehmend komplexen Anforderungen an eine sowohl zeitnahe als auch valide Bereitstellung steuerungsrelevanter Informationen ohne die Unterstützung durch moderne und auch funktionierende IT-Systeme gerecht zu werden. Generell ist festzustellen, dass die Controlling- Instrumente in der stationären Altenhilfe zumeist noch nicht dem aktuellen Stand des Möglichen entsprechen und Optimierungspotentiale aufgrund unzureichender IT-Infrastrukturen überwiegend ungenutzt bleiben.

In der Praxis stellen die Organisation und die Prozesse im Hintergrund oftmals ein Hemmnis dar, das die Datenerhebung erschwert. Eine wesentliche Problematik liegt in der Überführung und Verknüpfung von Daten und Planzahlen aus unterschiedlichen Systemen (z. B. Finanzbuchhaltung, Arbeitszeiterfassung, Branchensoftware) und Dimensionen (Aufwendungen, Erträge, Mitarbeiterzahlen, Auslastung etc.) in das operative Controlling und eine professionelle Anbindung der Vorsysteme an das zentrale Datenmanagement- und Reportingsystem. Fundierte Berichte zu den relevanten Informationen in einer dem Adressatenkreis angemessenen, aggregierten Form, die in kurzer Zeit einen schlüssigen Eindruck vom Stand der wirtschaftlichen Lage des Unternehmens vermitteln, sollten hierbei zentrale Leistungen des Controllings darstellen.

Durch die automatisierte und direkte Übernahme der Quelldaten aus den Vorsystemen und die zentrale Speicherung zu Analysezwecken im Sinne eines „Single Point of Truth“ erhöht sich nicht nur die Datenintegrität, sondern es können überdies zahlreiche Effizienzgewinne im operativen ConControllingtrolling Alltag realisiert werden, da komplexe Auswertungen großer Datenbestände und deren Visualisierung in Dashboards „auf Knopfdruck“ möglich sind. Dabei stellt zumeist nicht die Konzeptionierung effizienter Unternehmenssteuerungs- und Kennzahlensysteme in der Theorie eine Hürde dar, sondern eher deren technische Implementierung in die vorhandene IT-Infrastruktur.

Diese Barriere kann durch die strategische Partnerschaft zwischen der Solidaris und der CP Corporate Planning AG überwunden werden. CP bietet Business Intelligence Lösungen für das operative und strategische Controlling, die integrierte Erfolgs- und Finanzplanung sowie die Konsolidierung an. Neben der Bereitstellung der technologischen Infrastruktur kümmert sich CP auch um die Software-Implementierung und die Anwenderschulung. Die „CP-Suite“ stellt eine professionell aufbereitete Benutzeroberfläche
mit klaren Strukturen und Datenbezügen bereit. Sie ersetzt intransparente, mit einem hohen manuellen Aufwand aufbereitete Excel-Listen und ermöglicht die Abbildung aller möglichen Varianten der modernen Kostenrechnung. Bei Bedarf können die Ergebnisse wieder in Excel oder andere Analysetools exportiert oder als Reports direkt in der Software weiterverarbeitet werden (inkl. der dazu gehörigen Berechtigungssysteme).

Praxis-Hinweis
Gemeinsam mit Corporate Planning ist die Solidaris nun in der Lage, Beratungsdienstleistungen angefangen bei der fachlichen Konzeption bis hin zur praktischen Umsetzung in IT-gestützte Systeme aus einer Hand anzubieten und hierdurch auf vielfältige Kundenbedürfnisse adäquat zu reagieren. Neben differenzierten Deckungsbeitragsbetrachtungen und Detailanalysen auf Geschäftsbereichsebene gehört hierzu auch die systematische Vorbereitung auf Vergütungssatzverhandlungen. Sprechen Sie uns gerne an!

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