Solidaris Datenschutzportal
Einhaltung der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO)
Die Einhaltung der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) und der korrespondierenden kirchlichen Datenschutzbestimmungen, wie dem Gesetz über den Kirchlichen Datenschutz (KDG) und dem Kirchengesetz über den Datenschutz der Evangelischen Kirche in Deutschland (DSG-EKD) ist heutzutage für jedes Unternehmen eine große Herausforderung. Mit dem Solidaris Datenschutzportal möchten wir einen Beitrag leisten, damit Sie sich weiterhin vor allem auf Ihre Kerntätigkeit konzentrieren und dabei ohne umfangreiches juristisches Fachwissen und ohne großen Aufwand datenschutzkonform arbeiten können.
Das Solidaris Datenschutzportal ist ein nutzerfreundliches Datenschutzmanagementsystem (DSMS), das Ihnen ein unternehmensweites Datenschutzmanagement bietet und Sie im Rahmen der Automatisierung und Standardisierung von Datenschutzprozessen bestmöglich unterstützt. Daneben können Sie im Solidaris Datenschutzportal Verarbeitungen datenschutzrechtlich bewerten. Dabei sind die strukturierte Umsetzung und Dokumentation von technischen und organisatorischen Maßnahmen im Datenschutz so einfach wie möglich. Dank ihrer übersichtlichen Gestaltung sind die Funktionen des Datenschutzportals besonders nutzerfreundlich und leicht zu bedienen.
Benötigt mein Unternehmen eine Datenschutz Softwarelösung?
Insgesamt bietet unser Datenschutzportal umfangreiche Funktionen für die relevantesten Datenschutzprozesse, wie …
- strukturierte Durchführung von eigenen Datenschutz-Audits und das Monitoring von umgesetzten Datenschutz-Maßnahmen,
- Bewertung von Datenschutzrisiken,
- Dokumentation von Datenschutzverletzungen und Betroffenenanfragen,
- Erstellung und Pflege des Verzeichnisses von Verarbeitungstätigkeiten,
- Dokumentation von technischen und organisatorische Maßnahmen (TOM) im Rahmen von regelmäßigen Datenschutz-Audits mit der Checklisten-Funktion,
- Dokumentation von Datenschutz-Folgenabschätzungen (DSFA) bei riskanten Datenverarbeitungen,
- Organisation und Prüfung von Auftragsverarbeitungsverträgen,
- Dokumentation von Datenschutzverletzungen,
- Reporting und
- ein E-Learning-Modul.
Mit dem E-Learning-Modul des Solidaris Datenschutzportals können Sie Ihr persönliches Wissen und das Ihrer Mitarbeiter zum Thema Datenschutz und Informationssicherheit auf ein neues Level heben. Was das E-Learning-Modul beinhaltet, sehen Sie hier.
Die Funktionen des Datenschutzportals im Einzelnen:
Art. 30 DSGVO bzw. § 31 KDG und DSG-EKD verpflichten Unternehmen, ein Verzeichnis von Verarbeitungstätigkeiten (VVT) zu führen. Das Verzeichnis der Verarbeitungstätigkeiten ist eine detaillierte Übersicht aller Datenverarbeitungen, die im Unternehmen erfolgen – von Adressdatenverwaltung bis hin zur Zeiterfassung. Gerade in größeren Unternehmen mit einer großen Anzahl an Verarbeitungen, die sich ständig verändern und erweitern, kann dies schnell zu einer Herausforderung werden. Das Solidaris Datenschutzportal unterstützt Sie dabei, alle Prozesse und Verarbeitungen des Unternehmens datenschutzkonform zu erfassen und zu dokumentieren, in denen personenbezogene Daten verarbeitet werden.
Damit Ihnen diese Aufgabe noch leichter fällt, können Sie auf über 100 Muster-Verarbeitungstätigkeiten zugreifen. Darüber hinaus können Sie die Aufgaben delegieren, in dem Sie die Erfassung und Pflege einzelner Verarbeitungen bestimmten Mitarbeitern zuzuweisen, die dann eigenständig und kooperativ an dem Verzeichnis arbeiten. So verteilen Sie die Last auf mehrere Schultern.
Datenschutzverletzungen müssen zwingend dokumentiert und innerhalb von 72 Stunden der zuständigen Aufsichtsbehörde gemeldet werden, sofern nicht ausgeschlossen werden kann, dass die Verletzung keinerlei Risiko für die Rechte und Freiheiten der Betroffenen Personen darstellt. Das Solidaris Datenschutz-Portal bietet Ihnen die Möglichkeit, die Verletzungen unkompliziert intern zu dokumentieren.
Bei manchen, besonders risikobehafteten Verarbeitungen ist zwingend vorab eine sog. Datenschutz-Folgenabschätzung (DSFA) durchzuführen. Das Ziel einer DSFA ist es, Verarbeitungen auf ihre Risiken in Hinblick auf die Rechte und Freiheiten der Betroffenen zu untersuchen und auf eine Weise zu bewerten, dass mögliche Risiken im Vorfeld beleuchtet und adäquate Gegenmaßnahmen durchgeführt werden können. Mithilfe unserer Software können sie die DSFA anlegen, bearbeiten und Risiken hinzufügen, Verarbeitungen verknüpfen und unmittelbar Schutzmaßnahmen anlegen.
Mit dem DSFA-Check können Sie bereits im Vorfeld auf einfache Weise prüfen, ob eine Datenschutz-Folgenabschätzung für die infragestehende Verarbeitung überhaupt erforderlich ist – Abgleich der sog. Black- und Whitelists der Aufsichtsbehörden inklusive.
Eine sog. Risk-Map visualisiert dabei den Stand des Risikos jeder einzelnen Verarbeitungstätigkeit.
Das Solidaris Datenschutzportal bietet Ihnen die Möglichkeit, eigene und wiederverwendbare Checklisten zu erstellen, mit denen die Analyse von Verarbeitungen, Unternehmensprüfungen, TOM-Prüfungen von Dienstleistern und Vertragsprüfungen im Rahmen von Auftragsverarbeitungen deutlich erleichtert wird. Die Checklisten erstellen Sie aus dem Fragepool von über 1.000 vorgefertigten Fragen.
Auch eine Bestandsaufnahme oder ein Audit können Sie damit digital durchführen und am Ende selbst Datenschutzmaßnahmen definieren.
Mittels eigener Checklisten können Sie sich ganz einfach die für Ihr Unternehmen relevanten Fragen selbst zusammenstellen. Das ermöglicht es, ein umfangreiches Audit oder eine Bestandsaufnahme des Datenschutzniveaus selbst und in regelmäßigen Abständen durchzuführen. Die Checklisten können aus dem System heraus einzelnen Mitarbeiter zur Verfügung gestellt werden und elektronisch wieder eingelesen werden.
Neben der Verwaltung der Verträge werden mit der Software die technisch-organisatorischen Maßnahmen des Dienstleisters systematisch geprüft und regelmäßige Prüfungsintervalle festgelegt.
Betroffenen, deren personenbezogenen Daten von Ihnen verarbeitet werden, räumt die DSGVO eine Reihe von (Auskunfts-) Rechten ein. Zudem schreibt die DSGVO vor, in welchem Zeitraum solche Anfragen bearbeitet werden müssen. Unsere übersichtliche Strukturierung dieser Anfragen und das automatisierte Reporting werden die Auskunftsfähigkeit ihres Unternehmens spürbar erleichtern.
Artikel 13 der DSGVO sieht vor, dass bei der Erhebung personenbezogener Daten die Betroffenen ein Recht auf Information über die Verwendung und den Umfang mit ihren Daten haben. Dazu wird Ihnen ein Informationsblatt ausgehändigt. In der Solidaris Datenschutzplattform können Sie dieses Informationsblatt als PDF pro Verarbeitung ganz einfach selbst generieren, wobei direkt auf die im Zusammenhang mit der Verarbeitung hinterlegten Daten zurückgegriffen wird.
Mithilfe des übersichtlichen Cockpits behalten Sie den Überblick über Bearbeitungsfortschritte, Wiedervorlagen, Meldefristen und den Status Datenschutzverletzungen.
Ihr Partner für das Datenschutzportal
Nutzen Sie unsere breite Expertise und lassen Sie sich zu unseren Leistungen rund um DSGVO und das Solidaris Datenschutzportal unverbindlich beraten!
Ihre Vorteile auf einem Blick:
Die Solidaris Datenschutzplattform erfordert keinen Initialaufwand. Der Nutzer erhält eine E‑Mail mit der Einladung, ein Passwort anzulegen. Weitere Schritte sind nicht nötig, um mit der Solidaris Datenschutzplattform zu arbeiten, insbesondere keine zeitintensive Installation oder Konfiguration.
Für ein aktives Datenschutzmanagement ist die regelmäßige Prüfung der Dokumentation erforderlich. Für Verarbeitungstätigkeiten und Datenschutz-Folgenabschätzungen kann daher eine definierte Wiedervorlage eingerichtet werden.
Das Solidaris Datenschutzportal ist kooperativ, sodass Sie Tätigkeiten delegieren und mit einer Vielzahl von Mitarbeitern in dem Programm parallel arbeiten können. So können etwa einzelne Fachbereichs- oder Abteilungsleiter Ihre Verarbeitungstätigkeiten selbst pflegen und mit dem Workflow regelmäßig an Ihre Aufgaben erinnert werden. So verteilen Sie die Verantwortung der Datenschutzorganisation auf mehreren Schultern.
Nutzer können einfach erfasst und verwaltet werden. Ihnen können verschiedene Rollen zugewiesen werden, wie Datenschutzbeauftragter, Datenschutzkoordinator oder Mitarbeiter. Aus den Rollen ergeben sich unterschiedliche Zugriffsrechte.
Das Datenschutzportal wird ausschließlich als Cloud-Modell betrieben. Sie müssen keine eigene IT-Infrastruktur vorhalten, sondern können direkt per Browser auf das Solidaris Datenschutzportal zugreifen. Das Cloud-Modell reduziert Risiken für Ihre IT-Sicherheit und garantiert jederzeitigen Zugriff aus dem Internet heraus.
Jetzt unverbindlich beraten lassen!
Haben Sie Fragen zu unseren Dienstleistungen? Sprechen Sie uns unverbindlich an! Wir freuen uns auf Ihre schriftliche Anfrage über das Kontaktformular.
DSGVO & Datenschutz - Alle Dienstleistungen im Überblick
Unser Hinweisgebersystem bietet Ihnen die Möglichkeit, anonym und sicher Hinweise auf Fehlverhalten oder Compliance-Verstöße in Unternehmen zu geben. Entdecken Sie jetzt unsere vollumfänglich Software und 360° Lösung für das Hinweisgeberschutzgesetz (HinSchG).
Wir sind für Sie als externe Datenschutzbeauftragte oder Datenschutzkoordinatoren tätig und unterstützen Sie bei der Umsetzung der vielfältigen Anforderungen des Datenschutzes.
Öffentliche Stellen und Behörden, mit Ausnahme von Gerichten, müssen unabhängig von der Anzahl der Beschäftigten einen behördlichen Datenschutzbeauftragten oder eine Datenschutzbeauftragte benennen, der/die von ihren Aufgaben losgelöst ist. Auch hier stellen wir Ihnen einen externen Datenschutzbeauftragten zur Seite.
Das Solidaris Datenschutz- und E-Learningportal ist ein Datenschutzmanagementsystem (DSMS), das Ihnen u. a. Funktionen zur Auditierung Ihres Unternehmens, Dokumentation von Datenschutzverletzungen, Datenschutz-Folgenabschätzungen (DSFA) oder von Verarbeitungstätigkeiten (VVT) und Sensibilisierung Ihrer Mitarbeiter:innen im Datenschutz und zu anderen relevanten Themen bietet.
Wir helfen Ihnen bei der korrekten Handhabung von Verletzungen des Datenschutzes und den daraus resultierenden Ansprüchen wie Bußgeld, Auskunft und Schadensersatz. Wir bieten bundesweit effiziente und flexible Beratung und Vertretung im Datenschutzrecht.
Ein praktikabler Datenschutz ist ein grundlegendes Element in der digitalen Welt und wird immer wichtiger. Dies könnte insbesondere bei der Erschließung neuer Geschäftsfelder oder der Reorganisation bestehender Arbeitsabläufe für Sie interessant sein!
Ein EU-Vertreter:in fungiert als Ansprechpartner für betroffene Personen und Aufsichtsbehörden, wenn der Verantwortliche oder der Auftragsverarbeiter seinen Sitz außerhalb der Europäischen Union hat.
Die Kirchen besitzen eine eigenständige Befugnis zur Festlegung von Datenschutzbestimmungen, sofern zum Zeitpunkt des Inkrafttretens der Datenschutzgrundverordnung bereits eigene Regelungen vorhanden waren.
