Es zeigt sich: entscheidend ist für Organisationen nicht allein die Einrichtung eines TCMS. Um die Chancen des Systems vollumfänglich nutzen zu können, ist insbesondere auch dessen Wirksamkeit von großer Bedeutung. Dieser Aspekt ist nicht nur während der Erstellung und Einführung jederzeit zu berücksichtigen. Die Komplexität und auch Volatilität steuerlicher Vorgaben und Prozesse führt dazu, dass kontinuierliche Bewertungen durch bestenfalls externe Prüferinnen und Prüfer unabdinglich sind. So unterschiedlich wie die Gegebenheiten in Organisationen sind, so unterschiedlich können solche Bewertungen sein. Im Wesentlichen kann hier zwischen zwei Ansätzen differenziert werden: Bewertung der Implementierung und Angemessenheit sowie Prüfung der Wirksamkeit.
Bewertung der Implementierung und Angemessenheit
Eine externe Bewertung der Implementierung und Angemessenheit eines TCMS kann zu verschiedenen Zeitpunkten im Projektverlauf erfolgen. Bereits in der Entwicklungs- oder Einführungsphase kann ein unabhängiger Blick von außen auf das System ein sinnvoller Schritt sein. Hierbei können erste Impulse und Richtungsweisungen genutzt werden, um im laufenden Projekt auf dem richtigen Weg hin zu einem wirksamen TCMS zu bleiben oder, wo nötig, nachzusteuern. Abhängig von den Bedürfnissen der Organisation und insbesondere auch den internen Ressourcen kann diese frühe Prüfung inhaltliche und auch formale Aspekte des TCMS und seiner Implementierung beleuchten.
Auch bei einem bereits eingeführten TCMS kann im ersten Schritt eine Bewertung hinsichtlich der Implementierung und Angemessenheit sinnvoll sein. Ziel einer solchen Betrachtung ist es, wesentliche Mängel in der Konzeption und Implementierung zu identifizieren und Möglichkeiten zur Optimierung aufzuzeigen. Ebenso wie die projektbegleitende Bewertung ist ebenfalls die Bewertung der Angemessenheit eines bestehenden TCMS hinsichtlich des Bewertungsgegenstandes flexibel modifizierbar. Hierbei bieten sich insbesondere folgende Bewertungsschwerpunkte an:
- TCMS-Beschreibung
- Veröffentlichung und Kommunikation
- Aufbau und Verständlichkeit der Risiko-Kontroll-Matrix
- Implementierung des TCMS
Je nach Bedürfnis der Organisation kann die Bewertung der Implementierung und Angemessenheit in einem Bericht oder einer Präsentation münden. Die zuständigen Stellen erhalten auf diese Weise konkrete Empfehlungen an die Hand.
Prüfung der Wirksamkeit
Ist die Angemessenheit eines TCMS durch interne oder externe Kontrollen sowie möglicherweise erste Überarbeitungen sichergestellt, sollte im zweiten Schritt die Wirksamkeit eines TCMS im Rahmen einer Außenprüfung folgen. Eine Grundlage hierfür bietet der Standard des Instituts der Wirtschaftsprüfer (IDW) für Compliance Management Systeme, der IDW PS 980. Der IDW-Praxishinweis 1/2016 konkretisiert die dort benannten Anforderungen an ein wirksames TCMS und dessen Überprüfung weiter. Bei der Prüfung nach den IDW-Standards handelt es sich um eine zeitraumbezogene Prüfung. Daher ist die Grundvoraussetzung, dass das betrachtete TCMS bereits mindestens ein halbes, sinnvollerweise aber ein volles, Geschäftsjahr lang eingerichtet ist. Betrachtet werden bei einer solchen Überprüfung verschiedene Aspekte, unter anderem:
- Implementierung und Angemessenheit,
- Kenntnisnahme und Beachtung von Grundsätzen sowie Maßnahmen in den laufenden Geschäftsprozessen,
- Wirksamkeit von Grundsätzen und Maßnahmen,
- Funktionsfähigkeit des TCMS.
Diese Überprüfung mündet in einem Bericht mit Prüfungsurteil und kann zukünftig als Grundlage für einen Antrag auf eine erleichterte Außenprüfung herangezogen werden (vgl. Abschnitt 1).
Neben der streng am IDW-Praxishinweis orientierten Prüfung kann eine individualisierte Bewertung der Wirksamkeit eines TCMS erfolgen. In enger Abstimmung können die für das TCMS zuständigen Stellen und deren externe Beraterinnen und Berater so ein auf die Organisation zugeschnittenes Vorgehen zur Bewertung der Wirksamkeit erarbeiten. Die daraus entstehenden Erkenntnisse und Empfehlungen kann die Organisation anschließend zur Weiterentwicklung des TCMS nutzen. Zudem können sie dazu dienen, sich auf die Durchführung einer vollständigen Wirksamkeitsüberprüfung vorbereiten zu können.
Fazit
Ein TCMS unterstützt Organisationen nicht nur bei der Bewältigung immer komplexer werdender steuerlicher Prozesse. Auch die Aussicht auf einen positiven Einfluss des Systems bei der Bewertung unrichtiger oder unvollständiger Steuererklärungen führt dazu, dass immer mehr Organisationen ein TCMS einführen. In diesem Kontext bringt auch die Bewertung und Überprüfung eines TCMS verschiedene Vorteile mit sich. So können Organisationen bereits bei der Erstellung und Implementierung eines TCMS externe Bewertungen nutzen, um erste Anpassungsbedarfe zu identifizieren. Zudem können frühzeitige Impulse gezielt eingesetzt werden, um einen effizienten Projektverlauf sicherzustellen oder das TCMS an sich verändernde Gegebenheiten anzupassen. Unabhängig vom Zeitpunkt einer Bewertung der Implementierung und Angemessenheit können Organisationen den Bewertungsumfang und -aufwand flexibel an ihre Bedürfnisse anpassen.
Umfangreiche Prüfungen der Wirksamkeit wiederum orientieren sich in der Regel an einem durch das IDW definierten Rahmen und folgen demnach einem standardisierten Verfahren. Sie liefern der Organisation ein Urteil über die Wirksamkeit des TCMS und tragen zur Sicherheit über den internen Umgang mit steuerlichen Prozessen bei.