Verschärfung der Regelungen zu elektronischen Registrierkassen

Unmittelbar nachdem die Vorgaben des Bundesfinanzministeriums (BMF-Schreiben vom 26. November 2010 – IV A 4 - S 0316/08/10004-07) zu Registrierkassen zum 1. Januar 2017 verpflichtend geworden sind, überrascht der Gesetzgeber mit einem neuen „Gesetz zum Schutz vor Manipulationen an digitalen Grundaufzeichnungen“. Dieses Gesetz verschärft für alle elektronischen Aufzeichnungsgeräte, also auch Registrierkassen, die technischen Vorgaben nochmals.

Die Pflicht, eine elektronische Kasse zu verwenden, sieht das Gesetz ausdrücklich nicht vor. Es kann auch weiterhin eine „offene Ladenkasse“ genutzt werden; in diesem Fall ist eine Einzelaufzeichnung aller Ge¬schäftsvorfälle regelmäßig nicht erforderlich. Erst wenn eine elektronische Kasse eingesetzt wird oder bereits vorhanden ist, sind die neuen Bestimmungen zu beachten. Elektronische Registrierkassen müssen jeden Geschäftsvorfall einzeln, vollständig, richtig, zeit¬gerecht und geordnet aufzeichnen. Zudem müssen sie durch eine sogenannte zertifizierte elektronische Si-cherheitseinrichtung gegen unbefugte nachträgliche Änderungen und Manipulationen geschützt sein. Das BMF hat hierzu bereits den Entwurf einer Kassensi-cherungsverordnung (KassenSichV) vorgelegt, die noch weitere technische und formale Details regelt.

Es müssen jetzt neben den Geschäftsvorfällen auch Trainingsbuchungen und Stornos erfasst und gespeichert werden. Nach der KassenSichV ist jeder Vorgang in einer eigenen „Transaktion“ zu speichern. Es sind dabei der Zeitpunkt von Beginn und Ende des Vorgangs, die fortlaufende Transaktionsnummer, die Art und die Daten des Vorgangs, die Zahlungsart sowie ein Prüfwert aufzuzeichnen. Damit soll es der Finanzverwaltung ermöglicht werden, die lückenlose Erfassung aller Kassenvorgänge zu überprüfen. Die elektronische Kasse erfüllt nur dann die gesetzlichen Anforderun-gen, wenn die Sicherheitseinrichtung vom Bundesamt für Sicherheit und Informationstechnologie (BSI) zertifiziert ist. Diese Zertifizierung ist bei jedem Update des Kassensystems erneut vom Hersteller beim BSI zu beantragen.

Neu ist auch eine Belegausgabepflicht: Jedem Kunden muss ein Beleg ausgehändigt werden, auch wenn er dies nicht ausdrücklich verlangt. Das Finanzamt kann hiervon eine Befreiung erteilen, wenn es aufgrund der Vielzahl von Geschäftsvorfällen der Einrichtung unzumutbar ist, jedem Kunden einen Beleg auszuhändigen. Die Zertifizierung der Registrierkassen und die Belegausgabepflicht sind ab dem 1. Januar 2020 verpflichtend. In Ausnahmefällen kann diese Frist um zwei Jahre verlängert werden. Besteht bereits eine elektronische Registrierkasse, muss diese aber seit dem 1. Januar 2017 den Anforderungen des BMF-Schreibens vom 26. November 2010 entsprechen.

Gleichzeitig hat der Gesetzgeber die sogenannte Kassennachschau eingeführt. Das Finanzamt kann ab dem 1. Januar 2018 unangemeldet innerhalb der üblichen Geschäftszeiten die Kassenaufzeichnungen jederzeit prüfen. Der Prüfer des Finanzamtes kann die Daten der Registrierkasse über die einheitliche digitale Schnittstelle (verpflichtend ab dem 1. Januar 2020) auslesen. Außerdem müssen dem Prüfer auf Verlangen Organisationsunterlagen (z. B. Handbücher, Bedienungs- oder Programmieranleitungen oder Verfahrensdokumentationen) vorgelegt werden. Es ist damit zu rechnen, dass die Prüfer anonym am Vortag etwas einkaufen, um die Belegausgabepflicht bzw. die korrekte Erfassung des Kaufvorgangs zu prüfen.

Praxis-Hinweis
Für die Unternehmen ist es jetzt wichtig, sich Klarheit darüber zu schaffen, ob Handlungsbedarf besteht: Erfüllt die bestehende Kasse die gesetzlichen Anforderungen, zumindest aber die Anforderungen des BMF Schreibens vom 26. November 2010? Sind die betriebsinternen Verfahren geregelt und ausreichend dokumentiert? Gerne prüfen wir dies anhand Ihrer bestehenden Systeme und geben Ihnen Empfehlungen, damit Sie sicher in die nächste Betriebsprüfung gehen können. Sprechen Sie uns an!

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