Die Kernpunkte der neuen Regelung lassen sich wie folgt zusammenfassen:
- Einsicht- und Auskunftsrecht: Betroffene haben Anspruch auf Einsicht in ihre Akten sowie auf fachlich fundierte Auskunft, wenn ein berechtigtes Interesse nach § 9b Abs. 3 SGB VIII vorliegt.
- Aufbewahrungsfrist: In Vereinbarung mit den Leistungserbringern wird die Aufbewahrungsfrist auf 70 Jahre nach Beendigung des 30. Lebensjahres erhöht. Damit ergibt sich eine Gesamtfrist von bis zu 100 Jahren nach der Geburt. Wichtig ist, dass die Frist nicht automatisch gilt, sondern zwischen den Kostenträgern und den Einrichtungsträgern vereinbart werden muss.
- Einbeziehung der Leistungserbringer: Der Pflichten zur Ermöglichung von Einsichtnahme und Auskunft bestehen primär gegenüber den nach Landesrecht zuständigen Trägern der öffentlichen Kinder- und Jugendhilfe (§ 9b Abs. 1 SGB VIII). Dieser Anspruch wird aber auf die leistungserbringenden Einrichtungen selbst durch eine Vereinbarung nach § 9b Abs. 2 SGB VIII ausgeweitet und konkretisiert.
Folgen für Leistungserbringer
Zukünftig werden die Kostenträger die Einhaltung der Archivierungspflichten voraussichtlich als festen Bestandteil in die Vergütungsvereinbarungen mit den Jugendhilfeeinrichtungen integrieren, ersatzweise gesonderte Vereinbarungen treffen. Die gesetzliche Regelung des § 9b SGB VIII sieht in Absatz 2 explizit eine „Vereinbarung“ mit den Trägern zur Anwendung der verlängerten Fristen vor. Das bedeutet aber auch, dass keine automatische Geltung der Vorgaben zur Einsicht, Auskunft und Aufbewahrungsfristen für die Leistungserbringer besteht, sondern erst eine bilaterale Vereinbarung zwischen Kostenträger und Leistungserbringer für die Übertragung dieser Pflichten sorgt. Es besteht also eine Bringschuld der Kostenträger.
Die Aufbewahrungspflicht besteht unter anderem für folgende Unterlagen:
- Erziehungshilfeakten
- Eingliederungshilfeakten
- Heimakten bei stationären Hilfen
- Vormundschaftsakten
- relevante Dokumentationen der Leistungserbringung
- Verlaufsprotokolle, Gefährdungseinschätzungen
Eine Abgrenzung der Unterlagen, die unter die verlängerte Aufbewahrungsfrist fallen bzw. nicht darunterfallen, sollte einrichtungs- und angebotsbezogen erfolgen. Insbesondere in Vorbereitung auf prospektive Entgeltverhandlungen sollte von Trägerseite die Refinanzierung der damit verbundenen Mehrkosten mit den Kostenträgern besprochen werden.
Bilanzielle Auswirkungen beim Einrichtungsträger
Die erweiterten gesetzlichen Vorgaben wirken sich auch auf den handelsrechtlichen Jahresabschluss aus. Durch die verlängerten Fristen kann – bei entsprechender Vereinbarung – ein deutlich höherer Bedarf zur Bildung von Archivierungsrückstellungen für bestimmte Unterlagen entstehen. Diese Rückstellungen sind gegebenenfalls spürbar – für die Vergangenheit bzw. zukünftig – zu erhöhen. Unter Einbeziehung der Kosten für beispielweise Lagerräume, Personal, technische Infrastruktur und den Erhalt der Verfügbar- bzw. Lesbarkeit muss die Höhe der Rückstellungen nach vernünftiger kaufmännischer Beurteilung geschätzt werden. Je länger die Frist, desto stärker können sich Unsicherheiten hinsichtlich der Kostensteigerungen und Abzinsungen bemerkbar machen.
Praxis-Hinweis
Die neue Regelung erfordert das Tätigwerden der Einrichtungsträger in mehreren Bereichen:
- Erhöhter organisatorischer Aufwand: Betroffene Träger werden ihre Archivierungsprozesse überarbeiten müssen. Dies betrifft insbesondere das Sicherstellen der jahrzehntelangen Verfügbar- bzw. Lesbarkeit der Akten.
- Refinanzierung der Mehrkosten: Insbesondere in Vorbereitung auf prospektive Entgeltverhandlungen sollte von Trägerseite die Refinanzierung der damit verbundenen Mehrkosten mit den Kostenträgern besprochen werden.
- Bilanzielle Folgen: Für den Jahresabschluss zum 31. Dezember 2025 sollte bereits überprüft werden, ob schon bestehende Archivierungsrückstellungen aufgestockt werden müssen.
- Offene Fragen: Betrifft die Regelung nur zukünftige oder auch vergangene Fälle? In welchem Format soll die Speicherung erfolgen? Was ist in Insolvenz- oder Beendigungsfällen?
Zwar ist die Übertragung der Regelungen zur Einsicht, Auskunft und Aufbewahrung von einer (bilateralen) Vereinbarung abhängig (d. h. derzeit treffen die Leistungserbringer noch keine konkreten Pflichten), allerdings dürfte es ratsam sein, sich bereits zur Vorbereitung auf diese Vereinbarung mit diesen Themen zu befassen.
