Krankenhaus-Controlling – das sollten Sie wissen
Was macht gutes Krankenhaus-Controlling aus? Wir geben einen Überblick.
Controlling im Krankenhaus – was bedeutet das?
Der Begriff des Controllings ist nicht spezifisch für einen Wirtschaftssektor oder eine bestimmte Trägerschaft. Auch die Methoden und Instrumente sind allgemeingültig und weitestgehend branchenunabhängig. Dennoch kann es für Krankenhäuser notwendig sein, diese an äußere Rahmenbedingungen oder betriebsspezifische Anforderungen anzupassen – so zum Beispiel aus Wettbewerbsperspektive oder aufgrund der regulatorischen Vorgaben an die Krankenhausfinanzierung.
Per Definition ist Controlling ein Teilbereich des Managementsystems eines Unternehmens, welches zur Hauptaufgabe die Planung, Steuerung und Kontrolle der verschiedenen Unternehmensbereiche hat. Hier laufen alle Unternehmensdaten, z. B. aus dem Rechnungs- und Personalwesen zusammen und werden für das Management aufbereitet, um eine Hilfestellung und Entscheidungsgrundlage zu schaffen. Für das Management stellt das strategische Controlling also eine Schlüsselfunktion dar, um steuerungsrelevante Informationen zur Verfügung zu stellen und adressatenorientiert zu interpretieren.
Im Krankenhaus spielt noch eine weitere Dimension eine Rolle. Neben dem kaufmännischen Controlling ist auch die medizinische Sicht von Bedeutung. Hier liegen die Entscheidungen beim ärztlichen, pflegerischen und medizinisch-technischen Personal, das sich am medizinischen Primärziel – dem Erreichen einer bestmöglichen Versorgungsqualität – orientieren und ethische Einflussfaktoren berücksichtigen muss.
Wir unterstützen Sie bei der Wirtschafsplanung im Krankenhaus
Als Branchen-Experte für die Gesundheits- und Sozialwirtschaft unterstützen wir Sie im Rahmen des Controlling in Ihrem Krankenhaus bei der Wirtschaftsplanung. Unsere Leistungen reichen von ersten Quick-Checks über die sich daraus ableitenden Handlungsempfehlungen bis hin zur Plan-Umsetzung.
Welche Aufgaben übernimmt das Controlling im Krankenhaus?
Im Leitbild der International Group of Controlling heißt es: „Controller leisten begleitenden betriebswirtschaftlichen Service für das Management zur zielorientierten Planung und Steuerung“. Damit übernimmt das Controlling eine ganze Reihe von Aufgaben, so z.B.:
- Ergebnis-, Finanz-, Prozess- und Strategietransparenz schaffen
- ganzheitliche Koordination von Zielen und Plänen
- Ermöglichen eines zielorientierten Handelns für Entscheiderinnen und Entscheider
- Gestalten und Weiterentwickeln der Controllingsysteme
Das Controlling soll das Management zukunftsorientiert dabei unterstützen, den Krankenhausbetrieb strategisch zu steuern. Dazu müssen Daten aus unterschiedlichen Erfassungs- und Auswertungssystemen sowie Dimensionen (Kostendaten, Leistungsdaten, Patienteninformationen, Strukturdaten des Krankenhauses) gesammelt und hinsichtlich eines bestimmten Aggregationsniveaus verdichtet werden. Hierbei soll vor allem Transparenz über das operative Leistungsgeschehen geschaffen werden, um Entscheidungen unter Beteiligung der notwendigen Akteure fundiert treffen zu können. Es werden Kennzahlen zu Effizienz und Effektivität eingeleiteter Maßnahmen ermittelt, um die Entstehung neuer Denkansätze zu unterstützen. Grundlage für ein erfolgreiches Controlling sind fundierte operative Ziele, die einen Soll-Ist-Abgleich ermöglichen.
Welche Bereiche unterscheidet man?
Im Gesundheitswesen unterteilt sich das Controlling wie in anderen Wirtschaftsbereichen auch in strategisches und operatives Controlling. Ebenso ist die Ausrichtung der beiden Bereiche vergleichbar: Das strategische Controlling hat eine langfristige Ausrichtung. Im Vergleich dazu haben die Instrumente des operativen Controllings einen direkteren Bezug zum Tagesgeschäft. Ein optimales Ergebnis wird nur erreicht, wenn beide Bereiche optimal ineinandergreifen.
STRATEGISCHES CONTROLLING IM KRANKENHAUS
Das strategische Controlling von Krankenhäusern nimmt insbesondere die langfristigen Entwicklungen in den Fokus. Es soll die künftigen Erfolgsfaktoren für das strategische Management sichtbar machen, mit dem Ziel, eine fundierte Entscheidungsgrundlage zu schaffen. Das strategische Controlling bezieht dabei vor allem externe Umwelt-Einflüsse mit ein. Diese sollen als Chancen und Risiken bewertet und für die weitere Ausrichtung der eignen Organisation zur Grundlage gemacht werden.
Insbesondere folgende Instrumente werden hierfür eingesetzt:
- Szenarioanalysen
- PEST-Analyse
- Szenariomanagement
- SWOT-Analyse
- Target Costing
- Benchmarking
- Six-Sigma-Methoden (insb. „DMAIC”-Zyklus)
Das strategische Controlling teilt sich dabei in zwei Felder: Planung und Kontrolle. Bei der strategischen Planung steht die langfristige Sicherung der Unternehmens-Effektivität im Fokus. Sie legt Unternehmensziele sowie Maßnahmen zu deren Erreichung fest. Das Informationssystem des Controllings versorgt das Management mit den entsprechenden Informationen, um die grundsätzliche Richtung der Unternehmensentwicklung festzulegen.
Mithilfe der strategischen Kontrolle wird überprüft, ob die festgelegten Ziele erreicht wurden oder ob zusätzliche Maßnahmen ergriffen werden müssen, um Planabweichungen zu korrigieren. Dazu wird laufend ein Abgleich durchgeführt, ob und inwieweit die Annahmen der strategischen Planung während der Umsetzung noch den zum aktuellen Zeitpunkt geplanten Zustand abbilden. Bei festgestellten Abweichungen des Soll-Ist-Abgleichs können entsprechende Anpassungen eingeleitet werden.
OPERATIVES CONTROLLING IM KRANKENHAUS
Das operative Controlling richtet auch im Krankenhaus den Blick auf die interne Unternehmenssituation. Es fließen größtenteils Informationen aus der Finanzbuchhaltung ein - insbesondere der Kostenarten- und Kostenstellenrechnung sowie der Finanzrechnungen. Das Ziel besteht darin, verlustreiche und gewinnbringende Leistungen zu identifizieren und diese ab- beziehungsweise auszubauen. Die Ergebnisse laufen in einem strukturierten Reporting zusammen. Dieses dient zur Steuerung des operativen Managements, dessen Rahmen durch das strategische Management vorgegeben sein sollte.
Das operative Controlling befasst sich vorrangig mit folgenden Aufgaben:
- Operative Planungs- und Zielfindungsprozesse
- Soll-Ist-Vergleiche und Abweichungsanalysen
- Berichtswesen für Unternehmensführung und Management
- Schaffung von Entscheidungsgrundlagen bei z.B. Investitionsentscheidungen, Kostenminderungsmaßnahmen u.ä.
Dabei kommen unter anderem folgende Instrumente zum Einsatz:
- Kostenträgerrechnung
- Investitionskostenkalkulation
- Budgetierung
- Einfache und mehrstufige Deckungsbeitragsrechnung
- Innerbetriebliche Leistungsverrechnung
- Kapitalflussrechnung
- ABC-Analyse
- Break-Even-Analyse
Welche Kennzahlen sind im Gesundheitswesen wichtig?
Je nach Fachabteilung und Adressat können unterschiedliche Kennzahlen beim Controlling im Krankenhaus entscheidend sein. Ärztinnen und Ärzte begutachten beispielsweise Vitalparameter, Befunde oder Laborwerte, um den Gesundheitszustand der Patientinnen und Patienten bewerten zu können. Demgegenüber verwendet das Management Key Performance Indicators (KPI), um Aussagen über die Leistungsfähigkeit der gesamten Organisation treffen zu können.
Wichtige Kennzahlen sind beispielsweise folgende KPI:
- Leistungs- und Ressourcenentwicklung des Gesamthauses
- Mehrjährige Qualitätsentwicklung anhand von Qualitätsroutinedaten
- Verweildauer- und Schweregradentwicklung bestimmter Fallgruppen
- Eigenkapitalquote
- Umsatzrendite
- Return on Investment
Insbesondere in der jüngeren Vergangenheit hat sich die Komplexität des Controllings im Krankenhaus erhöht. Durch die Einführung der Diagnosis Related Groups (DRG) wurde die medizinische Leistungserbringung und die damit verbundenen Kostenstrukturen von der Darstellung der Erlössituation getrennt, was vielerorts zu einer unstrukturierten, zusammenhanglosen Darstellung von Kennzahlen geführt.
Was ist das DRG-System?
Die Diagnosis Related Groups (DRG) fassen unterschiedliche Behandlungsfälle zu Gruppen mit ähnlichen Diagnose- und Prozedurenangaben zusammen. Diese Fallgruppen werden im Anschluss nach System klassifiziert, um so verschiedene Pflege- und Versorgungsleistungen im Krankenhaus zu definieren. Abhängig vom relativen Ressourcengewicht legen die DRG Vergütungspauschalen für die einzelnen Gruppen fest, die unabhängig von der Verweildauer im Krankenhaus sind. Bei Über- bzw. Unterschreitung bestimmter Grenzverweildauertage erfolgen jedoch Zu- oder Abschläge.
Wie setzt man ein Controlling im Krankenhaus richtig auf?
Um ein effektives Controlling-System aufzusetzen ist zunächst die Definition der wichtigen KPI notwendig. Dazu ist eine tiefgehende und fundierte Auseinandersetzung mit den eigenen Kennzahlen notwendig. Die ausgewählten KPI sollten die gesamte operative Wertschöpfungskette abdecken und dem Management so schnelle Einblicke in Probleme und deren Ursachen ermöglichen. Zudem sollten die KPI über alle Unternehmensbereiche stringent bleiben.
Der Controllingprozess selbst muss ebenfalls definiert werden. Hier gilt es die wichtigsten Hebel für Einsparpotenziale, Ergebnisverbesserungen und Synergieeffekte zu identifizieren und in die Controlling-Software zu überführen. Als Ziel sollte dabei stets die Schaffung von Transparenz stehen. Denn nur so können später die richtigen Maßnahmen anhand der KPI abgeleitet und ergriffen werden.
Unsere Unterstützungsleistungen im Controlling und Berichtswesen
Unsere erfahrenen Experten unterstützen Sie bei der Konzeption und Implementierung eines zielgerichteten Controllings und Berichtswesens. Dank unserer langjährigen Erfahrung im Gesundheitswesen kennen wir die relevanten Kennzahlen, die für eine effiziente Unternehmensführung relevant sind.
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