Strategie, Prozess- und Organisationsberatung zur Einführung eines pauschalisierten Entgeltsystems in der Psychiatrie

Der Gesetzgeber hat die Selbstverwaltungspartner bereits im Jahr 2009 aufgefordert, ein pauschalierendes Entgeltsystem für Psychiatrie und Psychosomatik (PEPP) zu entwickeln, das auf einer tagesbezogenen Abrechnung basiert. Es soll, ähnlich wie das DRG-System seit 2003, als lernendes System etabliert werden und sich jährlich weiterentwickeln.

Mit der Kalkulation der Entgelte und der Erstellung eines Entgeltkatalogs wurde das Institut für das Entgeltsystem im Krankenhaus (InEK) beauftragt, das auf Basis eines Prätestes und von (Probe-)Kalkulationen einen ersten Entgeltkatalog entwickelte, der ab 2013 Gültigkeit erlangte. Die Optionsphase zur Umstellung in den Häusern begann zeitgleich im Jahr 2013. 2015 wird es für alle Häuser ernst, wenngleich erst einmal budgetneutral bis 2016. Im Jahr 2017 beginnt dann die Konvergenzphase, d. h. die Anpassung des individuellen Krankenhausbudgets an einen Landesentgeltwert.

Die Vorbereitung auf das neue Entgeltsystem stellt viele Häuser und Fachabteilungspsychiatrien vor große Herausforderungen, die teilweise schon seit 2010 angegangen wurden. Um genau in diesem Punkt Unterstützung für die Häuser anzubieten, hat die Solidaris-Unternehmensberatung ein neues Beratungsangebot in ihr Portfolio aufgenommen, welches federführend von Frau Manuela Maurer übernommen wird. Im Hinblick auf die verpflichtende Einführung des PEPP-Systems zum 1. Januar 2015 soll die frühzeitige Anpassung der klinischen und organisatorischen Prozesse erfolgen. Ziel ist es, über die Erarbeitung und Optimierung von Abläufen die Sicherstellung der Abrechnungsfähigkeit psychiatrischer und psychosomatischer Leistungen zu erreichen, um so eine nachhaltige Erlössicherung im Echtbetrieb ab 2015 zu ermöglichen. Gleichzeitig müssen Verantwortlichkeiten festgelegt, Strukturen geschaffen und Prozesse für die Leistungserfassung, Dokumentation, Kodierung und Rechnungsstellung definiert werden. Dies soll über eine begleitende Beratung der Kliniken und Fachabteilungen erfolgen. Die technischen Voraussetzungen müssen durch die Einführung entsprechender IT-Systeme geschaffen werden. Ein solches Projekt umfasst in der Regel drei Phasen: Analysephase, Einführungsphase und Kontrollphase.

Als Ausgangspunkt der Analysephase legen die Projektverantwortlichen in einer Kick-Off-Veranstaltung vor Ort den Auftrag, die Meilensteine, die Projektziele, die Vorgehensweise und die einzubeziehenden Mitarbeitergruppen fest. Darüber hinaus stimmen sie Art und Inhalt der Projektberichterstattung ab.

Auf dieser Basis erfolgt eine Erfassung der IST-Situation vor Ort. Die in der Klinik vorhandenen Prozesse werden bezüglich der einzelnen Teilprojekte in den Behandlungszentren und Organisationseinheiten analysiert und ggf. in Absprache mit dem Auftraggeber standardisiert. Die Festlegung von Leistungskennzahlen zum späteren Prozess-Controlling und eines standardisierten Berichtswesens legt den Grundstock für später einzuführende Behandlungspfade.

Interviews mit relevanten Mitarbeitern sowie Begehungen der Stationen und Behandlungsbereiche ermöglichen es, die Ablauforganisation sowie den Prozess der Dokumentation, Leistungserfassung und Abrechnung zu erfassen, transparent zu dokumentieren und zu bewerten. Unter Zuhilfenahme von Simulationen können Aussagen über die zu erwartenden Erlöse getroffen werden, welche Aufschluss über die wirtschaftliche Entwicklung der Psychiatrie geben. Schulungen auf Basis eines dezidierten Schulungskonzeptes bilden das Fundament für einen reibungslosen Ablauf der Einführungsphase.

In der Einführungsphase werden die zuvor beschriebenen Prozesse auf allen Stationen und Behandlungsbereichen umgesetzt. Danach erfolgen die Überwachung der SOLL-Prozesse und die Koordinierung der Umsetzung in enger Absprache mit dem Auftraggeber und den Prozessverantwortlichen der einzelnen Teilprojekte und Organisationseinheiten. Notwendige Anpassungen der Prozesse im Echtbetrieb werden vorgenommen. Gegebenenfalls werden Mitarbeiter nachgeschult oder gecoacht. Aus den Erfahrungen der laufenden Einführungsphase werden das Vorgehen und die Ziele der Kontrollphase präzisiert.

Gegen Ende der Einführungsphase wird dem Auftraggeber der aktuelle Stand der Prozessmodifikationen und der Erlösentwicklung in Form einer aussagekräftigen Präsentation vorgetragen und erläutert. In diesem Rahmen werden weitere Anpassungen des SOLL-Prozesses sowie die konkreten Inhalte der Kontrollphase konsentiert. Eine teilprojekt- und organisationsübergreifende Begleitung des Projektmanagements in der Einführungsphase ermöglicht eine effiziente Anpassung der Prozesse. Der Auftraggeber erhält einen kontinuierlichen Überblick über den Projektstand, während sich die Verantwortlichen voll auf die Etablierung der Prozesse konzentrieren können.

In der Kontrollphase erfolgt eine permanente Projektüberwachung anhand von zuvor festgelegten Kriterien und Leistungskennzahlen, wobei auch die Stabilität der Prozesse sowie die Prozessergebnisse zu definierten Zeitpunkten ausgewertet werden. Ein Abschlussbericht fasst das komplette Projekt zusammen und beschreibt die erreichten Ziele und Ergebnisse.

Praxis-Hinweis: Die Solidaris-Unternehmensberatung führt seit mehreren Jahren erfolgreich Restrukturierungsprojekte im Gesundheits- und Sozialwesen durch. Ein strukturiertes und an die gelebten Prozesse des Mandanten angepasstes Projektmanagement ist hierfür Voraussetzung. Aufgrund der Aktualität der Einführung des PEPP-Systems freuen wir uns, Sie neben dem organisatorischen Know-how, fachlich durch unsere Mitarbeiterin Frau Manuela Maurer unterstützen zu können. Frau Maurer leitete bis vor kurzem das Patientenmanagement und das kaufmännische und medizinische Controlling eines mittelgroßen Krankenhauses und war dort im Rahmen des Prätests und der Optionsphase für die Einführung des PEPP-Entgeltsystems verantwortlich.

 

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Ivan Panayotov
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Leiter Marketing- und Öffentlichkeitsarbeit, Prokurist
Solidaris Unternehmensgruppe
Panayotov

Ivan Panayotov

  • Studium der Medienwissenschaft, Deutsche und Englische Philologie an der Universität zu Köln (Magister 2010)
  • Ausbildung zum qualitativen Markt- und Medienforscher bei der Rheingold Akademie in Köln
    (Abschluss 2006)

Schwerpunkte

  • Strategisches und operatives Marketing
  • Öffentlichkeitsarbeit
  • Unternehmenskommunikation 
  • Mediamanagement (On-/Offline) und Redaktion
  • Eventmanagement und Sponsoring