SEPA – jetzt wird es Zeit!

Am 1. Februar 2014 wird das bisher im innerdeutschen Zahlungsverkehr praktizierte Lastschrifteinzugsverfahren abgeschaltet. An seine Stelle treten die SEPA-Regelungen (Single Euro Payments Area). Hiervon betroffen sind sämtliche Überweisungen und Lastschriften. Die SEPA-Umstellung stellt auch gemeinnützige Organisationen vor große Herausforderungen. Wer noch nicht damit begonnen hat, sollte schnellstmöglich einen Zeit- und Projektplan erarbeiten und sich intensiv mit dieser Thematik auseinandersetzen, um auch nach dem 1. Februar 2014 auf einen reibungslos funktionierenden Zahlungsverkehr zurückgreifen zu können.

Was ändert sich durch SEPA?

Die bisherigen Kontonummern werden durch eine 22-stellige IBAN (International Bank Account Number) ersetzt. An die Stelle der Bankleitzahl tritt der maximal elfstellige BIC (Business Identifier Code); er definiert die internationale Bankleitzahl eines Kreditinstitutes. Viele Banken und IT-Anbieter bieten Programme (IBAN/BIC-Rechner) an, die diese relevanten Daten ermitteln. Eine bereits schriftlich erteilte Einzugsermächtigung im deutschen Lastschriftverfahren kann als SEPA-Lastschriftmandat für die SEPA-Basislastschrift weiter genutzt werden. Voraussetzung hierfür ist jedoch, dass der Lastschrifteinreicher den Zahlungspflichtigen vor dem ersten SEPA-Basislastschrifteinzug über den Wechsel auf die „neue“ SEPA-Basislastschrift unter Angabe von Gläubiger-Identifikationsnummer und Mandatsreferenz (z. B. Kunden- oder Mitgliedsnummer) in Textform unterrichtet.

Für diese Vorabinformation ist jede Mitteilung des Lastschrifteinreichers an den Zahlungspflichtigen geeignet, die eine Belastung mittels SEPA-Lastschrift ankündigt (z. B: Brief, Rechnung, Fax, E-Mail, SMS). Die Vorabinformation muss das Fälligkeitsdatum und den fälligen Betrag enthalten und muss dem Zahlungspflichtigen mindestens 14 Kalendertage vor Fälligkeit (sofern keine andere Frist vereinbart wurde) zugesandt werden. Bei wiederkehrenden Lastschriften mit gleichem Betrag (z. B. Mitgliedsbeiträge, Spenden) genügt eine einmalige Vorabinformation mit Angabe der Fälligkeitstermine. Die SEPA-Basislastschriften müssen bei Erst- und Einmallastschriften fünf, bei Folgelastschriften zwei Interbankengeschäftstage vor Fälligkeit bei dem Zahlungsdienstleister des Gläubigers vorliegen.

Was ist konkret zu tun?

Je nach Größe und Komplexität der Organisation sollte ein SEPA-Beauftragter benannt werden, der den folgenden „Zehn-Punkte-Plan“ bis spätestens 1. Februar 2014 vollständig umsetzt:

1. Beantragung der Gläubiger-ID

Voraussetzung für die Teilnahme am SEPA-Lastschriftverfahren ist die eindeutige Gläubiger-Identifikationsnummer (kurz: Gläubiger-ID). Diese wird bei der Bundesbank online beantragt (www.glaeubiger-id.bundesbank.de). Daneben muss mit der Hausbank eine (neue) Vereinbarung über den Einzug von Forderungen durch Lastschriften unter SEPA (Inkasso-Vereinbarung) abgeschlossen werden.

2. Zahlungsstromanalyse

Alle zu- und abfließenden Geldströme müssen analysiert werden. Wann wird von wem wofür und wie gezahlt? Wo hat der Empfänger/Zahlungspflichtige seinen Sitz (Deutschland, SEPA-Raum, sonstiges Ausland)?

3. Analyse der IT-Landschaft der Organisation

Es müssen alle Systeme analysiert werden, die mit Zahlungsvorgängen zu tun haben (z. B. Verwaltung der Kontodaten von Spendern/Mitgliedern, Buchhaltungssoftware, Rechnungslegung, Bankingtools). In diesem Zusammenhang sollte geklärt werden, wann die Hersteller eine SEPA-fähige Version bereitstellen.

4. Analyse der Kontokennungen

Sind alle in verschiedenen Systemen verwalteten Bankverbindungen auf aktuellem Stand? Für welche Personen, Firmen, Organisationen (z. B. Kunden, Lieferanten, Mitarbeiter/innen, Mitglieder, Spender) werden SEPA-Kontokennungen für Überweisungen bzw. Lastschriften benötigt? Wie bzw. wann können die neuen Kontokennungen IBAN/BIC eingepflegt werden (siehe 3.)?

5. SEPA-Mandat und Formulare

Das SEPA-Mandat löst die bislang bekannte Einzugsermächtigung ab. Text und Aufbau sind dabei in weiten Teilen verbindlich vorgegeben und einzuhalten. Gültig wird das Mandat durch die physikalische Unterschrift. Eine elektronische Signatur ist zurzeit noch nicht möglich.

6. Analyse aller Publikationen

Auf welchen Geschäftspapieren, Faltblättern, Jahresberichten werden die Kontodaten der Organisation abgedruckt? Bei Neuauflagen sind die neuen Kontokennungen IBAN und BIC anzugeben.

7. SEPA-Mandatsverwaltung

Die wohl größte Herausforderung im Bereich der Software ist die Verwaltung der neuen Lastschriftmandate sowie die Abwicklung des Lastschrifteinzugs. Zukünftig müssen jedes Mandat und jede damit erfolgte Zahlung und Rücklastschrift auf elektronischem Weg nachvollziehbar sein. Jedes Mandat erhält eine eindeutige Mandatsreferenznummer, die es notwendig macht, zusätzliche Daten zu erfassen und zu pflegen.

Außerdem werden die SEPA-Lastschriften nicht mehr im DTAUS-, sondern im XML-Format bei der Bank eingereicht. Die eingesetzte Buchhaltungssoftware und die Bankingtools müssen zukünftig zwingend Dateien im XML-Format erzeugen.

8. Mitarbeiterschulungen

Alle Mitarbeiter/innen in den betroffenen Bereichen sollten vor dem ersten SEPA-Lastschrifteinzug umfassend geschult werden.

9. Kundeninformation

Die Kunden müssen über den „Systemwechsel“ vor dem ersten Einzug nach dem neuen Verfahren informiert werden („Vorabinformation“). Geltende Fristen und Regularien sind einzuhalten.

10. Einreichungsfristen, Rücklastschriften u. Ä

Die Lastschriften müssen nach den SEPA-Richtlinien fristgerecht – innerhalb einer bestimmten Anzahl von Arbeitstagen vor dem Fälligkeitstermin – bei den Banken eingereicht werden. Hier sind verschiedene Kriterien und Vorschriften zu berücksichtigen (z. B. erster oder wiederkehrender Einzug). Die Informationen auf den Kontoauszügen (z. B. über Rücklastschriften) ändern sich; beim Verwendungszweck wird nur die Übertragung von maximal 140 Zeichen garantiert.

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Leiter Marketing- und Öffentlichkeitsarbeit
Solidaris Unternehmensgruppe
Panayotov

Ivan Panayotov

  • Studium der Medienwissenschaft, Deutsche und Englische Philologie an der Universität zu Köln (Magister 2010)
  • Ausbildung zum qualitativen Markt- und Medienforscher bei der Rheingold Akademie in Köln
    (Abschluss 2006)

Schwerpunkte

  • Strategisches und operatives Marketing
  • Öffentlichkeitsarbeit
  • Unternehmenskommunikation 
  • Mediamanagement (On-/Offline) und Redaktion
  • Eventmanagement und Sponsoring