Reduzierung von Haftungsrisiken durch ein strukturiertes Management steuerlicher Risiken
Der Geschäftsführer einer GmbH unterliegt im Rahmen seiner Organtätigkeit gewissen Haftungsrisiken. In der Praxis werden diese Risiken häufig nicht ausreichend gewürdigt. Sofern ein Geschäftsführer bestimmten Pflichten nicht nachkommt, also eine Pflichtverletzung begeht, kann dies eine persönliche Haftung nach sich ziehen. Wichtige externe Beteiligte, gegenüber denen sich eine Haftung des Geschäftsführers ergeben kann, sind zum Beispiel das Finanzamt, Krankenkassen, Kunden und Lieferanten. Darüber hinaus kann der Geschäftsführer für Pflichtverletzungen auch gegenüber der GmbH selbst oder den Gesellschaftern persönlich haftbar gemacht werden. Eine besondere öffentliche Aufmerksamkeit erzeugen zumeist Haftungssachverhalte, die in Zusammenhang mit steuerlichen Verpflichtungen stehen.
Die häufig damit einhergehende Berichterstattung kann das Ansehen der GmbH und des Geschäftsführers massiv schädigen. Unter bestimmten Voraussetzungen kann darüber hinaus der Entzug der steuerbegünstigten Gemeinnützigkeit drohen. Beim tatsächlichen Verlust der entsprechenden Steuerbegünstigungen können hohe Steuernachzahlungen die GmbH in finanzielle Schwierigkeiten bringen.
Steuerliche Haftungsrisiken für Geschäftsführer
In Krisensituationen besteht ein erhöhtes Risiko, dass zum Zweck der Liquiditätssicherung die Anmeldung und Abführung von Steuern zu Gunsten der GmbH beeinflusst wird. Dies muss nicht zwangsläufig mit Kenntnis oder gar Zustimmung des Geschäftsführers erfolgen. Sofern auf die zutreffende Anmeldung der Lohnsteuer für Arbeitnehmer oder der Umsatzsteuer verzichtet wird bzw. diese verspätet ist, kann eine Strafbarkeit des Geschäftsführers wegen Steuerhinterziehung begründet werden. In solchen Fällen kann das Finanzamt den Geschäftsführer auch für Steuerschulden der GmbH in Haftung nehmen.
Die rechtzeitige, vollständige und zutreffende Abgabe von Steuererklärungen und die Abführung von Steuerzahlungen sind ein wichtiges Merkmal von Organisationen, die ihre steuerlichen Risiken strukturiert managen. Hiermit wird das Ziel verfolgt, Haftungsrisiken, Reputationsschäden oder den Verlust der Gemeinnützigkeit zu vermeiden. Aber auch bei der Anwendung größter Sorgfalt kann es im Zuge der Abgabe von Erklärungen bzw. Anmeldungen zu Fehlern kommen. Im Anwendungserlass zu § 153 der Abgabenordnung (AO) hat das Bundesministerium der Finanzen zur Anzeige- und Berichtigungspflicht und zur Selbstanzeige Stellung genommen.
Im Kern geht es um die Frage, ob das Defizit der Steuererklärung durch ein Versehen entstanden ist, sich nachträglich Dinge geändert haben oder ein wie auch immer gearteter Vorsatz vorlag. In der Systematik der AO ist zu unterscheiden, ob eine korrigierte Erklärung, eine bußgeldbefreiende Anzeige oder eine strafbefreiende Selbstanzeige vorliegt. In den Ausführungen des Anwendungserlasses heißt es, dass die Einrichtung eines innerbetrieblichen Kontrollsystems durch den Steuerpflichtigen, das der Erfüllung der steuerlichen Pflichten dient, ein Indiz darstellen kann, das gegen das Vorliegen eines Vorsatzes oder der Leichtfertigkeit sprechen kann. Dies befreit jedoch nicht von der Prüfung des Einzelfalls.
Minimierung durch Tax Compliance Management
Im Sinne des IDW Praxishinweises 1/2016 „Ausgestaltung und Prüfung eines Tax Compliance Management Systems gemäß IDW PS 980“ ist ein Tax Compliance Management System (TCMS) ein auf Einhaltung steuerlicher Vorschriften gerichteter Teilbereich eines Compliance Management Systems (CMS). Unter dem Begriff „Compliance“ ist die Einhaltung von Regeln (gesetzliche Bestimmungen und unternehmensinterne Regelungen) respektive die Regelkonformität und -überwachung zu verstehen. Ein CMS umfasst auf Grundlage von Zielen eingeführte Grundsätze und Maßnahmen, die auf die Sicherstellung eines regelkonformen Verhaltens der gesetzlichen Vertreter und Mitarbeiter sowie ggf. von Dritten abzielen und aufgedeckte Regelverstöße nachverfolgen sollen.
Ein TCMS ist ein abgegrenzter Teilbereich eines CMS, dessen Zweck die vollständige und zeitgerechte Erfüllung steuerlicher Pflichten ist. Das TCMS bildet den organisatorischen Rahmen für die Identifizierung, Bewertung und Steuerung steuerlicher Risiken. Aus den eingangs beschriebenen Gründen der vorhandenen Haftungsrisiken ist es für Organisationen jeder Größe sinnvoll, über geeignete Grundsätze und Maßnahmen im Sinne eines TCMS nachzudenken und sie in den existierenden Strukturen und Abläufen zu verankern.
In der Praxis besteht die Herausforderung, den gewünschten Effekt einer Reduzierung von Haftungsrisiken mit geeigneten Maßnahmen zu erzielen. Aus diesem Grund sind praxisnahe Lösungsansätze erforderlich, die das abstrakte Konstrukt eines TCMS für den Praktiker handhabbar machen. Ein wichtiger Grundsatz bei der Implementierung entsprechender Grundsätze und Maßnahmen ist, dass sich das entstehende TCMS bestmöglich in die existierenden Strukturen integrieren und mit vorhandenen Ressourcen arbeiten sollte.
Neben direktiven Elementen, die zum Beispiel aus einer Steuerrichtlinie oder einem Steuerhandbuch bestehen, ist ein besonderes Augenmerk auf ein strukturiertes Verfahren der steuerlichen Risikoanalyse zu richten. Hierbei ist die Hinzuziehung eines Steuerexperten bzw. Steuerberaters dringend zu empfehlen. Ein guter Anknüpfungspunkt für risikosteuernde Maßnahmen ist ein vorhandenes internes Kontrollsystem (IKS). Sofern dieses nicht oder nur initial vorhanden ist, sollten innerbetrieblichen Kontrollstrukturen unter Einbindung entsprechender Expertise parallel zur Implementierung des TCMS aufgebaut werden.
Reduzierung von Haftungsrisiken - Fazit
Risiken der persönlichen Haftung sollten von den gesetzlichen Vertretern einer Organisation kritisch reflektiert werden. Unangenehmen Folgen steuerlicher Pflichtverletzungen kann durch die Einrichtung eines TCMS vorgebeugt werden. In der Praxis zeigt sich, dass sich die Grundsätze und Maßnahmen oftmals gut in vorhandene Strukturen und Abläufe integrieren lassen und sich somit auf ressourcenschonende Art und Weise ein höheres Qualitätsniveau und geringere Risiken im steuerlichen Bereich erzielen lassen.
