Eine E-Rechnung ist eine elektronische Rechnung in einem maschinenlesbaren Datenformat, zum Beispiel dem inzwischen weit verbreiteten ZUGFeRD-Format, die alle Pflichtangaben einer umsatzsteuerlichen Rechnung nach § 14 Abs. 4 UStG enthält. Sie ist nicht zu verwechseln mit einer landläufig ebenfalls als elektronisch bezeichneten Rechnung, die in einem von einem Menschen lesbaren Format, zum Beispiel PDF oder E-Mail, ausgestellt wird.
Pflicht zur E-Rechnung
An der praktischen Umsetzung der E-Rechnung wird zukünftig für ausnahmslos alle Unternehmer kein Weg mehr vorbeiführen. Wir empfehlen, spätestens jetzt die entsprechenden Maßnahmen zu ergreifen, um hierauf vorbereitet zu sein. Die Pflicht zur Ausstellung gilt jedoch nicht in folgenden Fällen:
- Gegenüber Privatpersonen muss grundsätzlich nie eine E-Rechnung ausgestellt werden.
- Sogenannte Kleinbetragsrechnungen bis max. 250,00 Euro brutto können weiterhin im Papierformat oder einem elektronischen Format, das keine E-Rechnung ist, ausgestellt werden.
- Für eine Rechnung über ausschließlich steuerfreie Leistungen ist die E-Rechnung ebenfalls nicht zwingend vorgeschrieben. Offen ist indes, ob zum Beispiel die Kostenträger im Rahmen der Sozialversicherung, wenn es um Behandlungs- oder Pflegeleistungen geht, künftig eine E-Rechnung erwarten werden.
- Kleinunternehmer müssen keine E-Rechnungen erstellen, wenn sich Leistungserbringer und -empfänger hierüber einig sind; die Zustimmung bedarf keiner besonderen Form und kann auch konkludent erfolgen.
Vorsteuerabzug und E-Rechnung
Da die E-Rechnung nunmehr das gesetzlich vorgesehene Rechnungsformat ist, ist sie zugleich dasjenige Format, das in den Fällen des § 15 Abs. 1 Nr. 1 UStG den Vorsteuerabzug überhaupt erst ermöglicht. Ohne ordnungsgemäße E-Rechnung wird in den Fällen, in denen der Leistungserbringer zu deren Ausstellung verpflichtet ist, der Vorsteuerabzug regelmäßig nicht zulässig sein. Die Finanzverwaltung erlaubt in sehr engen Grenzen nur ausnahmsweise auch dann den Vorsteuerabzug, wenn die Rechnung nicht den Vorgaben entspricht, jedoch müssen alle vorhandenen Informationen so weit ausreichen, dass die Kontrollfunktion erfüllt bleibt (vgl. Abschnitt 15.2a Abs. 1a UStAE). Die Finanzverwaltung sieht sich nicht in der Pflicht, die fehlenden Informationen selbst beizutragen.
Es empfiehlt sich gerade in Fällen größerer Summen, in denen Sie als vorsteuerabzugsberechtigte Unternehmer eine nicht der E-Rechnung entsprechende Rechnung erhalten, eine Darlegung des Vertragspartners einzuholen, dass dieser nicht zur E-Rechnung verpflichtet ist. Eine Pflichtangabe, dass man nicht zum Ausstellen einer E-Rechnung verpflichtet ist, ist nicht vorgesehen, könnte aber unter Umständen aus einer analogen Anwendung von § 14 Abs. 4 Nr. 8 UStG über die Pflicht zur Angabe von Steuerfreiheiten abzuleiten sein.
Hinweise zur Aufbewahrung
Sowohl ausgestellte als auch erhaltene E-Rechnungen müssen unveränderbar, digital und maschinenlesbar aufbewahrt werden. Wird eine E-Rechnung per E-Mail verschickt, bedeutet das auch die Pflicht zur Archivierung dieser E-Mail. Das Ausdrucken des menschlich lesbaren Teils auf Papier genügt für die Aufbewahrung nicht. Zwar konzediert die Finanzverwaltung, dass sie in einer Speicherung außerhalb eines GoBD-konformen Datenverarbeitungssystems (also zum Beispiel nur in einem Windows-Ordner und nicht in der Umgebung eines Dokumentenmanagementsystems) regelmäßig keinen Verstoß gegen die Aufbewahrungspflicht und die Unversehrtheit des Inhalts sieht (vgl. Abschnitt 14b.1 Abs. 1 Satz 5 des Umsatzsteuer-Anwendungserlasses). Das bedeutet aber nicht, dass die geforderte Unversehrtheit damit automatisch gegeben ist. Selbst erstellte Rechnungen müssen dann unter Umständen im Original elektronisch signiert werden, damit mittels Signatur der ursprüngliche Inhalt festgeschrieben wird.
Wir empfehlen unbedingt, ein Dokumentenmanagementsystem zur Rechnungsablage zu verwenden, das auch eine Dokumentenhistorie beinhaltet, um die Unversehrtheit im Prüfungsfall darlegen zu können. Der fehlende Nachweis der Unversehrtheit kann ausreichend dafür sein, dass die Finanzverwaltung den Vorsteuerabzug verweigert.
Abweichende Regelung zum Vorsteuerabzug aus Rechnungen von Istbesteuerern
Mit dem JStG 2024 wurde, hervorgerufen durch das EuGH-Urteil vom 10. Februar 2022 – C-9/20 – sowie das Folgeurteil des BFH vom 12. Juli 2023 – XI R 5/21, eine neue Regelung zum Vorsteuerabzug aus Rechnungen sogenannter Istbesteuerer eingeführt. Ein Istbesteuerer ist ein Unternehmer nach § 20 UStG, der seine Umsatzsteuer nicht nach vereinbarten (d. h. in der Regel nach in Rechnung gestellten) Entgelten, sondern nach vereinnahmten Entgelten besteuert – also nur zu versteuern hat, was ihm tatsächlich bezahlt wurde. Da hier eine Diskrepanz zwischen Besteuerungs- und Vorsteuerabzugszeitpunkt einerseits und Zahlungszeitpunkt andererseits bestehen kann, haben die Gerichte die bisherige Regelung verworfen. Künftig ist die Vorsteuer aus einer Rechnung eines Istbesteuerers erst dann abziehbar, wenn der leistungsempfangende Unternehmer die Rechnung tatsächlich bezahlt hat. Das reine Vorliegen der Rechnung beim Empfänger reicht dann nicht mehr aus. Zugleich sind Istbesteuerer künftig verpflichtet, auf genau diesen Umstand in ihren Rechnungen hinzuweisen (§ 14 Abs. 4 Nr. 6a UStG n. F). Davon könnten zum Beispiel die Leistungen kleiner, örtlicher Handwerksbetriebe betroffen sein.
Da die Regelungen erst künftig in Kraft treten, sind sie „schlafendes Recht“ und werden, anders als die bereits geltenden Vorschriften zur E-Rechnung, erst zum 1. Januar 2028 in das Umsatzsteuergesetz eingefügt. Erst ab dann sind sie auch anzuwenden. Gleichwohl bedeutet dies eine erforderliche Systemanpassung bei praktisch allen Finanzbuchhaltungsprogrammen, die bislang die Umsatzsteuer und die Vorsteuer aus dem Buchungsstoff ermitteln. Wir empfehlen eine frühzeitige Abstimmung mit Ihrem FiBu-Dienstleister.
