Handelsregister statt Transparenzregister
Seit dem 1. Januar 2020 wurden die Dokumentationspflichten aufgrund des Geldwäschegesetzes (GwG) im Transparenzregister nochmals verschärft. Bei vollständiger Eintragung in ein Register mit Mitteilungsfunktion, zum Beispiel das Handelsregister oder das Vereinsregister, ist die Eintragung in das Transparenzregister nicht mehr erforderlich. Dass es mitunter gar nicht so einfach ist, das Handelsregister zu komplettieren, um das Transparenzregister zu umgehen, musste eine Gesellschaft zunächst erfahren – bekam dann aber Schützenhilfe vom Oberlandesgericht Düsseldorf (OLG, Beschluss vom 17. April 2020 – I-3 Wx 57/20).
Das OLG hatte zu entscheiden, ob eine durch das Geldwäschegesetz motivierte Eintragung auch ohne gesellschaftsrechtlichen Grund durch das Registergericht im Handelsregister einzutragen ist.
Anfang Januar 2020 übermittelte der Notar trotz einer bereits in Papierform vorliegenden Gesellschafterliste aus dem Jahr 1999 dem Registergericht eine elektronische Gesellschafterliste, die um die prozentuale Beteiligung der Geschäftsanteile und den Geburtstag des Gesellschafters ergänzt war. Die Eintragung war letztlich durch die nach § 20 GwG nunmehr bestehenden erweiterten Eintragungspflichten motiviert.
Das Registergericht hat den Antrag zurückgewiesen mit der Begründung, es bestünden keine Änderungen im Gesellschafterbestand. Nur diese seien nach § 8 EGGmbHG einzutragen, diese Norm schütze die Registergerichte vor einer „Überschüttung“ mit Gesellschafterlisten. Die betroffene GmbH war dagegen der Auffassung, dass auch freiwillig eingereichte Gesellschafterlisten anzunehmen seien – das Register sei „Verwahrstelle“ ohne Zurückweisungsrecht.
Das OLG gab der GmbH Recht: Zwar waren weder der Geschäftsführer noch der Notar mangels Änderung im Bestand der Gesellschafter verpflichtet, eine Gesellschafterliste einzureichen, dies führt aber nicht zu einer Zurückweisungsbefugnis durch das Registergericht.
Die derzeitige Rechtslage setzt folgende Rahmenbedingungen: Das Handelsregister wird seit 2007 vollständig elektronisch geführt, bereits in Papierform vorhandene Dokumente können unter bestimmten Voraussetzungen in das elektronische Register überführt werden – dies war hier nicht der Fall.
Seit 2017 sind die einzelnen Geschäftsanteile sowie die gesamte Beteiligungshöhe von Gesellschaftern in den Gesellschafterlisten als Prozentsatz anzugeben, dies ist nach § 40 Abs. 1 S. 1 GmbHG jedoch erst bei Änderungen zu korrigieren. Nach § 20 Abs. 1 GwG haben juristische Person des Privatrechts bestimmte Angaben wirtschaftlich Berechtigter dem Transparenzregister mitzuteilen; wenn sich die erforderlichen Angaben aber bereits aus dem Handelsregister ergeben, kann dies unterbleiben.
Im vorliegenden Fall fehlte es an einer Eintragung im Transparenzregister, im Hinblick auf das GwG war das Handelsregister aber noch unvollständig. Um aber die vollständige Neueintragung im Transparenzregister zu vermeiden, sollte hier lediglich die Handelsregistereintragung vervollständigt werden.
Das OLG fand es in dieser Situation „sinnvoll, zumindest jedoch zulässig“, auch ohne Veränderungen im Gesellschafterbestand eine aktualisierte Gesellschafterliste mit den erweiterten Angaben im Sinne des neuen § 40 Abs. 1 S. 1 GmbHG zum Handelsregister und zur Aufnahme in den Registerordner einzureichen. Das Gericht sah weder die Gefahr, dass das Gericht mit Gesellschafterlisten „überschüttet“ würde, noch in § 8 EGGmbHG bzw. in § 40 Abs. 1 S. 1-3 GmbHG Regelungen, die dies verhindern sollen. Vor allem stelle § 40 GmbHG eine Einreichungspflicht, aber kein Einreichungsverbot dar. Sinn und Zweck sei es lediglich, zu vermeiden, dass alle Gesellschafterlisten auf einen Schlag angepasst werden müssen. Die Begründung betraf zwar den Einzelfall, ist aber so allgemein, dass sie wohl in jeder Konstellation gelten dürfte.
Verschärfung im Transparenzregister -Fazit
Das OLG folgt der wohl herrschenden Meinung in der Literatur, stellt aber damit erfreulicherweise die – soweit ersichtlich – erste obergerichtliche Entscheidung zur Verfügung. Der schon bislang anzuratende Weg, die bestehende Eintragung im Handelsregister zu ergänzen, statt für GmbHs eine Neueintragung im Transparenzregister vorzunehmen, ist damit obergerichtlich abgesegnet. Sollten also bei einer GmbH die Pflichten nach dem GwG nicht erfüllt seien, sollte das Handelsregister ergänzt werden – das Transparenzregister muss nicht bemüht werden. Dies hat auch den Vorteil, dass zukünftig die vom Notar automatisch dem Registergericht mitgeteilte Änderung des Gesellschafterbestandes nicht noch zugleich im Transparenzregister nachvollzogen werden muss – das spart Arbeit und vermeidet die Gefahr, dort eine falsche Eintragung zu riskieren.
Eintragung ins Transparenzregister
Seit Oktober 2017 haben juristische Personen des Privatrechts und eingetragene Personengesellschaften nach dem Geldwäschegesetz (GwG) in das Transparenzregister weitgehende Eintragungen vorzunehmen, durch die insbesondere die sogenannten „wirtschaftlich Berechtigten“ benannt werden. Eine Eintragung ist jedoch nicht erforderlich, wenn sich die maßgeblichen Daten aus anderen öffentlichen, qualifizierten Registern ergeben, die eine „Mitteilungsfiktion“ bewirken (z. B. dem Handelsregister, dem Partnerschaftsregister, dem Genossenschaftsregister, dem Vereinsregister oder dem Unternehmensregister).
Durch Artikel 1 des Gesetzes zur Umsetzung der Änderungsrichtlinie (EU) 2018/843 zur Vierten EU-Geldwäscherichtlinie (EU) 2015/849 wurde mit Wirkung zum 1. Januar 2020 das Geldwäschegesetz nochmals erheblich geändert und verschärft. Insbesondere sind Bußgeldmaßnahmen, die aufgrund von Verstößen gegen die Veröffentlichungspflichten verhängt wurden, in noch weiter reichendem Umfang von den zuständigen Aufsichts- und Verwaltungsbehörden auf einer gemeinsamen Internetseite oder auf der eigenen Internetseite zu veröffentlichen.
Zudem steht zukünftig die Einsichtnahme in das Transparenzregister allen Mitgliedern der Öffentlichkeit offen, ein Nachweis eines berechtigten Interesses ist nicht mehr erforderlich. Liegen die Angaben der wirtschaftlich Berechtigten nicht vor oder bestehen Unstimmigkeiten, ist durch den Meldepflichtigen zu ermitteln und zu dokumentieren, was dagegen unternommen wird. Unstimmigkeiten sind zu melden – dies dürfte im gemeinnützigen Bereich jedoch eher die absolute Ausnahme sein. Nicht nur dies, sondern vielmehr auch die Erhöhung der Bußgelder auf das Fünffache sollte dennoch Grund genug sein, hier den Dokumentationspflichten nachzukommen.
So sind bei den wirtschaftlich Berechtigten künftig auch die Staatsangehörigkeiten anzugeben (§ 20 Abs. 1 GWG-Neu), sofern die „Mitteilungsfiktion“, also die Erkennbarkeit aus anderen Registern, nicht greift. Allerdings sind bestehende Eintragungen zum 1. Januar 2020 nicht um die Staatsangehörigkeit zu ergänzen – wohl aber zukünftige Eintragungen. Enthalten Register, die eine Mitteilungsfiktion auslösen, diese Information über die Staatsangehörigkeit nicht, hebt das aber die Mitteilungsfiktion nicht auf.
Es ist zu betonen, dass die Bezugnahme auf andere Register durch die vorgenannte „Mitteilungsfiktion“ grundsätzlich nur ausreicht, wenn es sich dabei um Register mit öffentlichem Glauben handelt – also um die eingangs genannten Register. Stiftungsregister sind hiervon nicht umfasst, so dass Stiftungen sich seit 2017 im Transparenzregister registrieren lassen mussten. Nochmals ist bei dieser Gelegenheit daran zu erinnern, dass Stiftungen auch Änderungen in der Zusammensetzung des Vorstands mitzuteilen haben (wobei dann jetzt auch die Staatsangehörigkeit mitzuteilen ist).
Ferner müssen die Register mit Mitteilungsfiktion auch vollständig sein – dies fehlt oftmals im Handelsregister bei Gesellschaften mit beschränkter Haftung, bei denen sich seit 2007 der Gesellschafterbestand nicht mehr geändert hat. Die Gesellschafterliste, aus der sich der wirtschaftlich Berechtigte ergibt, wurde erst 2007 eingeführt – fehlt eine solche in „Altfällen“, reicht die Eintragung im Handelsregister als Ersatz für das Transparenzregister nicht aus.
Dies gilt jedenfalls unmittelbar dann, wenn natürliche Personen mittelbar oder unmittelbar mit mehr als 25 % an den Kapitalanteilen oder Stimmrechten der Gesellschaften beteiligt und damit „wirtschaftlich Berechtigte“ im Sinne des Gesetzes sind. Gibt es keine natürlichen Personen, gilt bei GmbHs als „wirtschaftlich Berechtigter“ der gesetzliche Vertreter (Geschäftsführung). Da aber zunächst festgestellt werden muss, dass keine natürliche Person als wirtschaftlich Berechtigter besteht, dürfte auch in diesen Fällen die Gesellschafterliste erforderlich sein.
Neues zum Transparenzregister - Fazit
Es sollte im Einzelfall geprüft werden, ob eine Eintragung ins Transparenzregister vorgenommen werden muss. Bei Stiftungen sollte geprüft werden, ob auch beispielsweise der Vorstand in aktueller Besetzung eingetragen ist.
