Im konkreten Fall hatte eine (übertragende) GmbH am 30. August 2023 beantragt, die Verschmelzung zum Stichtag 31. Dezember 2022 in das Handelsregister einzutragen. Ihre Bilanz war zu diesem Zeitpunkt noch nicht erstellt. Das Registergericht setzte durch Zwischenverfügung vom 1. September 2023 für die Einreichung der Schlussbilanz eine Nachfrist von einem Monat. Als die Frist fruchtlos verstrich, wies das Registergericht die Anmeldung am 10. Oktober 2023 zurück. Erst danach, am 27. Oktober 2023, stellte die Gesellschafterversammlung den Jahresabschluss und damit die Schlussbilanz zum 31. Dezember 2022 fest. Die GmbH leitete die Bilanz am 8. November 2023 dem Handelsregister zu. Gleichzeitig legte sie Beschwerde gegen die Zurückweisung ihres Antrags auf Eintragung der Verschmelzung ein. Das Amtsgericht, das Oberlandesgericht Düsseldorf sowie der BGH wiesen die Beschwerde jedoch zurück.
Der BGH nutzte die Gelegenheit zu einer grundsätzlichen Stellungnahme: Die 8-Monatsfrist des § 17 Abs. 2 UmwG beziehe sich allein auf die Zeit zwischen Abschlussstichtag und Stellung des Eintragungsantrages. Innerhalb dieses Zeitraums sind der Verschmelzungsvertrag, Verschmelzungsbeschlüsse und die erforderlichen Zustimmungserklärungen einzureichen. Weder der Wortlaut des Gesetzes noch der Gläubigerschutz geböten, diese Frist auf die Einreichung der ebenfalls vorzulegenden Schlussbilanz anzuwenden. Die Zurückweisung eines Eintragungsantrages sei unverhältnismäßig, wenn die Bilanz im Rahmen einer vom Registergericht gesetzten angemessenen Frist nachgereicht werde. Im konkreten Fall erachtete der BGH die gesetzte Nachfrist von einem Monat als angemessen. Dass die Antragstellerin auch diese hatte verstreichen lassen, wurde ihr zum Verhängnis.
Bemerkenswert ist, dass der BGH betont, die Bilanz könne auch noch nach Stellung des Eintragungsantrags aufgestellt werden. Denn für die Gläubiger komme es nicht auf die Aufstellung, sondern auf die Einreichung an. Auch erwähnt das Gericht den Verschmelzungsbericht, den Bericht über die Verschmelzungsprüfung und den Nachweis über die Zuleitung des Verschmelzungsvertrages an den Betriebsrat nicht als Unterlagen, die zwingend innerhalb der 8-Monatsfrist beizubringen seien. Sie können demnach ebenfalls nachgereicht werden.
Fazit
Die Entscheidung verschafft Spielraum in Fällen mit besonderen Umständen. Ferner stellt sie implizit klar, dass die Zuleitung der Bilanz an den Betriebsrat nicht erforderlich ist. Die Zuleitung des Vertrages samt Anlagen an den Betriebsrat ist ausreichend, wenn sie ihrerseits rechtzeitig erfolgt, d. h. einen Monat vor den Verschmelzungsbeschlüssen (§ 5 Abs. 1 Nr. 3 UmwG). Die Möglichkeit einer Nachfrist sollte jedoch nicht dazu verleiten, die Zeitplanung von vornherein danach auszurichten. Vielmehr ist weiterhin empfehlenswert, sämtliche erforderlichen Unterlagen bereits mit der Antragsstellung einzureichen. Die Frist bis zum 31. August sollte deshalb maßgeblich für die eigene Planung sein, wenn eine Umwandlung auf Basis einer Jahresbilanz erfolgt.
