Gemäß § 40 Abs. 1 KiBiz sind nicht verausgabte Mittel einschließlich des Trägeranteils einer Betriebskostenrücklage und bei Trägern, die Eigentümer oder diesen wirtschaftlich gleichgestellt sind, auch einer Investitionsrücklage zuzuführen. Der Bestand dieser Rücklagen ist jährlich zum Stichtag 31. Juli differenziert nach Art der Rücklage auszuweisen.
Mit der Betriebskostenrücklage soll ein finanzieller Handlungsrahmen für den laufenden Betrieb sichergestellt werden. Sie ist vorrangig für den laufenden Betrieb der Einrichtung einzusetzen. Die Betriebskostenrücklage ist auf maximal 10 % der Einnahmen einer Einrichtung (§§ 33, 35, 43 Abs. 1 und 45 KiBiz) auf Grundlage der verbindlichen Mitteilung zum 15. März gedeckelt.
Demgegenüber darf eine zusätzliche Rücklage, die Investitionsrücklage, zum Erhalt des Gebäudes der Kindertagesstätte gebildet werden, sofern ein Träger Eigentümer oder diesem wirtschaftlich gleichgestellt ist. Die Investitionsrücklage kann bis zu einer Höhe von 3.000 Euro pro bestehendem und gemeldetem Betreuungsplatz gebildet werden.
Die Mittel der Rücklagen sind gemäß KiBiz „zur Erfüllung der jeweiligen Aufgaben nach diesem Gesetz zu nutzen“ (§ 40 Abs. 1 Satz 3 KiBiz). Die weitere Auslegung dieser Bestimmung bleibt vonseiten des Gesetzgebers weitgehend offen. Zur konkreten Verwendungsweise der Rücklagen gibt das MKJFGFI NRW mit Hinweisen vom 21. November 2022 konkrete Vorgaben: In Fällen, in denen weder Mittel eines Jahres noch die Investitionsrücklage zur Finanzierung der Verwendungszwecke dieser Rücklage ausreichen, konnte demnach hilfsweise auf die Betriebskostenrücklage zurückgegriffen werden. Umgekehrt bestand die Verwaltungsmeinung, dass die Verwendung der Investitionsrücklage zur Finanzierung des laufenden Betriebs einer Einrichtung nicht möglich sei.
Unter Anerkennung der „aktuell angespannten finanziellen Situation vieler Kindertageseinrichtungen“ (Erlass des MKJFGFI NRW vom 20. Februar 2024) wurde diese Verwaltungsmeinung mit Wirkung zum 1. August 2023 aufgehoben. Die Änderungen gelten somit erstmals für das Kindergartenjahr 2023/2024.
Während auch weiterhin Aufwendungen zum Erhalt des Gebäudes in der beschriebenen Weise und in letzter Konsequenz mit Mitteln aus der Betriebskostenrücklage finanziert werden dürfen, kann nun auch auf die Investitionsrücklage zurückgegriffen werden, wenn weder das aktuelle Budget noch die Betriebskostenrücklage für die Finanzierung des laufenden Betriebs der Einrichtung ausreichen. Die gesetzlich festgelegte Deckelung der beiden Rücklagen (§ 41 Abs. 2 und 3 KiBiz) und die daraus folgende Rückzahlungsverpflichtung überzahlter Mittel an das jeweilige Jugendamt gelten weiterhin.
Die grundsätzliche Möglichkeit der einrichtungsübergreifenden Verwendung von Rücklagen bleibt ebenfalls von dem neuen Erlass unberührt. Dieser erneuert indes die bisherige Verwaltungsmeinung zur einrichtungsübergreifenden Rücklagenverwendung in verschiedenen Jugendamtsbezirken, wonach die beteiligten Jugendämter zuvor zustimmen müssen. Dieser Vorbehalt ist gesetzlich nicht geregelt.
Praxis-Hinweis
Insgesamt betrachtet verschafft der Erlass des MKJFGFI NRW vom 20. Februar 2024 Trägern von Kindertagesstätten in NRW einen größeren Handlungsspielraum zur Finanzierung ihres laufenden Betriebs in Zeiten angespannter Budgets. Zugleich ist Trägerverantwortlichen auch künftig ein vorausschauendes Monitoring der jeweiligen Rücklagen ihrer Einrichtungen dringend zu empfehlen. Der gesetzgeberische Mangel an Eindeutigkeit der Bestimmungen des KiBiz und der Interpretationsspielraum in der Auslegung dieser Bestimmungen durch die Exekutive, insbesondere bei der Verwendungsnachweisführung, bleiben hingegen weiterhin Problemstellen der gesetzlichen Finanzierungsbestimmungen.
