In den letzten Jahren wurde in den Medien immer wieder über Unternehmensskandale berichtet, die auf die Nichteinhaltung oder das Nichtvorhandensein von präventiven Regularien hindeuteten. Diese Problematik ist ein branchenübergreifendes Thema, wie beispielhaft bekannt gewordene Unregelmäßigkeiten im Gesundheitswesen, der Abgasskandal bei den Automobilherstellern oder die Zweckentfremdung von Kirchenvermögen für spekulative Immobiliengeschäfte zeigen. Allen Fällen ist gemeinsam, dass nach Aufdeckung der Vorgänge das interne Kontrollsystem (IKS) auf den Prüfstand gestellt und hinterfragt wird. Aber warum warten die gesetzlichen Vertreter häufig so lange, bis negative Schlagzeilen sie zum Handeln zwingen? Eine regelmäßige Auseinandersetzung mit den gestiegenen regulatorischen Anforderungen ist ratsam, damit Fehler oder die Nichteinhaltung interner Regularien zum frühestmöglichen Zeitpunkt aufgedeckt bzw. vermieden werden können.
Dass die Vorteile eines implementierten und wirksamen IKS über die bloße Regelkonformität hinausgehen, liegt auf der Hand. Ein IKS ist die Gesamtheit aller organisatorischen Maßnahmen zur Vermeidung von Schäden, unabhängig davon, ob diese vom eigenen Personal oder von Dritten verursacht wurden. Greifen diese Maßnahmen nicht, drohen finanzielle Schäden und negative Auswirkungen auf die Reputation. Die Handlungsmaxime sollte daher lauten: „Vorbeugung vor Aufdeckung“.
Die Einrichtung eines IKS ist für die wenigsten Unternehmen des Gesundheits- und Sozialwesens eine gesetzliche Pflicht, aber ohne Frage eine Chance zur Steigerung und Sicherung des Erfolgs der Organisation. Insbesondere im Bereich von Aktivitäten, in denen regelmäßig finanzielle Ressourcen in größerem Umfang die Organisation verlassen, ist ein ausgeprägtes IKS gefordert. Ein Beispiel ist das Beschaffungswesen, das aufgrund des hohen Kosten- und Wettbewerbsdrucks für die meisten Unternehmen einen hohen Stellenwert hat. Die benötigten Waren und Dienstleistungen müssen in der gewünschten Menge und Qualität zu möglichst wirtschaftlichen Konditionen beschafft werden.Die Schnittstelle zur Zulieferseite mit ihren Möglichkeiten der unerwünschten Einflussnahme erklärt die besondere Bedeutung des Beschaffungsprozesses. Bei der Kooperation mit Lieferanten und Dienstleistern können unter anderem folgende Risiken auftreten:
- Strafrechtliche Vergehen (Bestechung und Bestechlichkeit, Betrug, Untreue),
- Preis- oder Mengenabsprachen,
- Unzulässige Rabattgestaltung,
- Kick-back-Vereinbarungen,
- Unvollständige oder mangelhafte Lieferung.
Deshalb sollten präventive Maßnahmen ergriffen werden, die Regeln für das Verhalten im Beschaffungswesen festlegen. Folgende Fragen sollten sich die gesetzlichen Vertreter beispielsweise stellen:
- Gibt es eine Beschaffungsrichtlinie, die klare Regelungen der Abläufe und Zuständigkeiten enthält?
- Gibt es eine interne Verhaltensrichtlinie, aus der hervorgeht, was erlaubt und was verboten ist (z. B. Annahme von Geschenken, Bewirtung etc.)?
Unternehmensleitung und Aufsichtsgremium sollten diesem Thema die nötige Aufmerksamkeit widmen. Neben den bekannten Straftatbeständen des § 299 Strafgesetzbuch zum Thema Bestechlichkeit und Bestechung im wirtschaftlichen Verkehr existieren diesbezüglich seit kurzem mit den §§ 299a und 299b StGB sogar spezielle Straftatbestände für das Gesundheitswesen. In vielen Organisationen des Gesundheits- und Sozialwesens herrscht auch heute noch der Grundsatz vor, dass Vertrauen die Kontrolle ersetzt. Die gesetzlichen Vertreter sollten sich des Risikos bewusst sein, das mit dieser Praktik einhergeht. Es sollte vielmehr der Grundsatz gelten: „ Vertrauen ist gut, Kontrolle ist besser.“
Hinweise für ein internes Kontrollsystem
Der untenstehende Quick-Check ermöglicht es Ihnen, auf einfache Weise Hinweise auf vorhandene Schwachstellen im IKS Ihrer Organisation zu erhalten. Sollten Sie Fragen haben, stehen wir Ihnen gerne zur Verfügung.
