Heterogene Kostenträger, Sozialhilfestrukturen, Refinanzierungskonzepte, aber auch sensible Klientenkontexte (Selbstzahler) setzen besondere Rahmenbedingungen für die Debitorenstruktur und das Forderungswesen in der Gesundheits- und Sozialwirtschaft. Als maßgeblicher Grund für die ausstehenden Forderungen werden häufig lange Bearbeitungszeiten und verzögerte Zahlungen der Hauptkostenträger (z. B. Kranken-/ Pflegekasse, Sozialämter) genannt. Neben diesen externen Faktoren, die wenig beeinflussbar sind, gibt es mehrere interne Stellschrauben, die in den Blick genommen werden sollten. Die folgenden vier Handlungsfelder, die sich an der gesamten Prozesskette im Forderungsmanagement orientieren, sind aus unserer Sicht essenziell für ein professionelles, zeitgemäßes und effizientes Forderungsmanagement:
Aufnahme und Leistungsvereinbarung
Je nach Leistungskontext müssen bereits bei der Aufnahme eines Klienten, Patienten oder Bewohners wichtige Informationen erhoben und dokumentiert werden. Dazu gehören vertragliche Grundlagen, Kostenträgerklärungen, Einkommens- und Vermögensverhältnisse (z. B. im Kontext Pflegeheim) oder auch Vollmachten und Betreuerausweise. Nur bei vollständiger und frühzeitiger Klärung der Kostenübernahmen können spätere Zahlungsausfälle verhindert werden. Hier sind insbesondere die verantwortlichen Mitarbeiter der Aufnahme bzw. des Klienten- und/oder Casemanagements zu sensibilisieren und zu schulen.
Zeitnahe und digitale Abrechnung
Mit einer digitalen und vor allem zeitnahen (Leistungs-)Abrechnung steht und fällt die Grundlage für die Vollständigkeit der Erlösseite im Unternehmen. Dies bedeutet vor allem, managementseitig sicherzustellen, dass die Leistungserbringung zeitnah und optimalerweise digital dokumentiert und erfasst wird. Insbesondere in stationären Leistungsbereichen, wie zum Beispiel in Seniorenheimen oder Wohnformen für Menschen mit Behinderung, spielen An- und Abwesenheiten (z. B. Krankenhausaufenthalte von Bewohnern) eine entscheidende Erlöskomponente. Hier sind die Mitarbeiter der Fach- und Leistungsbereiche in der Verantwortung, diese Informationen in der entsprechenden Branchensoftware regelhaft zu erfassen.
Eine zeitnahe Abrechnung bedeutet in diesem Kontext, dass je nach Abrechnungsturnus die Generierung der Soll-Stellung für eine Abrechnungsperiode Teil des Monatsabschlusses in der Finanzbuchhaltung wird. Dafür werden interne Fristen vereinbart, die auch Stichtage für die Leistungserfassung und -abrechnung einschließen. In jedem Fall sollte eine Kontrolle installiert werden, die die Vollständigkeit der Leistungsabrechnung überprüft und zum Beispiel nicht abgerechnete Leistungen regelmäßig auswertet. Digitale Abrechnung bedeutet, dass die Abrechnungsmodule der gängigen Rechnungswesensoftware oder eine Branchensoftware genutzt werden und gegebenenfalls noch im Einsatz befindliche Excel-Word-Abrechnungsmethoden sukzessive abgelöst werden.
Systematisches Offene-Posten-Management
Mit dem Einbuchen der Soll-Stellung in die Finanzbuchhaltung können die Forderungen dort verwaltet und überwacht werden. Diese Aufgabe muss klar verantwortet werden und ist damit auch ein aufbauorganisatorisches Thema. Oft liegt die Prozessverantwortung für die Überwachung der offenen Posten bei Leitungskräften im Rechnungswesen, die dann wiederum die Umsetzung des Mahnwesens an Mitarbeiter delegieren können. Ein zeitnahes, bestenfalls tagesaktuelles Verbuchen der Zahlungseingänge auf den Bankkonten ermöglicht es, aussagekräftige Offene-Posten-Listen zu einem bestimmten Stichtag zu generieren und den Budgetverantwortlichen zur Verfügung zu stellen. Fälligkeiten und überfällige Zahlungen müssen hier auf einen Blick erkennbar sein. Dies erfordert nicht nur eine systematische Pflege der Debitorenstammdaten und der dort hinterlegten Zahlungsbedingungen, sondern bedingt auch das Ausziffern, um Zahlungseingänge mit gebuchten Soll-Stellungen effektiv abzugleichen und aussagekräftige Offene-Posten-Listen zu erhalten, die auch Zahlungsabweichungen deutlich machen.
In der Praxis sind Offene-Posten-Listen häufig nicht bereinigt und überfrachtet mit nicht ausgezifferten Posten. Auch nicht zurücküberwiesene Überzahlungen von Debitoren oder Zahlungseingänge ohne zugehörige Soll-Stellung aufgrund fehlender Rechnungsverbuchung oder nicht gelöschter Daueraufträge können solche Debitoren-Auswertungen „aufblähen“. Je länger die Offene-Posten-Liste wird, umso komplizierter wird das Prüfen und Klären einzelner Posten.
Konsequentes Mahnwesen
Auf Basis einer transparenten Offene-Posten-Liste kann das Mahnwesen aufgebaut werden. Ein konsequentes Mahnwesen, das, je nach Aufgabenzuordnung, auch im Alltagsgeschäft der Finanzbuchhaltung (mit-)priorisiert wird, berücksichtigt mehrere Eskalationsstufen von der ersten Zahlungserinnerung bis hin zur Mahnung und letzten Zahlungsaufforderung. Die Generierung der erforderlichen Schreiben ist mittlerweile fast ausnahmslos Standard in jeder Rechnungswesensoftware.
In der Praxis sollte das Mahnwesen nicht losgelöst ohne eine Rückkopplung mit den Leistungsbereichen stattfinden. Oft sind die verantwortlichen Personen der Bereiche näher an Klienten oder auch den Kostenträgern und können so als wichtiger Kommunikationskanal zu noch säumigen Zahlern genutzt werden. Auch die Vereinbarung von Zahlungsplänen bzw. Ratenzahlungen kann über den direkten Kontakt zwischen den operativ Verantwortlichen und den Klienten erfolgen und an die Buchhaltung zurückgemeldet werden. Konsequentes Mahnen bedeutet aber auch, dass nur Einzelfälle im persönlichen Gespräch geklärt werden sollten, um Ressourcen zu schonen. Der Großteil offener Posten sollte automatisiert zu bestimmten Stichtagen aus der Software heraus angemahnt werden. Offene Posten, die nicht im Rahmen eines strukturierten Forderungsmanagements angemahnt werden, bleiben oft dauerhaft bestehen und müssen früher oder später ausgebucht werden: Nach gesetzlichen Fristen verjähren entsprechende Forderungen oder können nach mehreren Monaten bis hin zu Jahren nicht mehr aufgeklärt und damit nicht mehr ausgeglichen werden.
Praxis-Hinweis
Nur wenn Forderungen in den beschriebenen Handlungsfeldern aktiv verwaltet und tatsächlich prozesshaft gemanagt werden, ist eine wichtige Grundlage geschaffen, um mittel- bis langfristig Liquidität für das Unternehmen zu sichern. Wir begleiten und beraten Sie gerne beim Auf- oder Ausbau ihres Forderungsmanagements und der dazugehörigen Prozesse.
