Gerade solitäre Einrichtungen tun sich oftmals schwer, ein effizientes Controlling zu implementieren. Die Gründe dafür sind vielfältig: So sind die Anforderungen größer geworden und die Controlling-Möglichkeiten mächtiger. Der initiale Aufwand der Implementierung eines effizienten Controllings, gegebenenfalls unter Nutzung einer modernen Business-Intelligence-Lösung, ist hoch. Gleichzeitig ist das Controlling in der Regel keine Aufgabe, die „nebenbei aus der Buchhaltung heraus“ erledigt werden kann – Controlling geht weit über das Berichtswesen von finanziellen Gegebenheiten hinaus, wenn man es sachgerecht zur Steuerung der Einrichtung einsetzen will.
Auch für die Pflegesatzverhandlungen sind die Zahlen aus dem Controlling unverzichtbare Grundlage, um eine inhaltliche Vorbereitung der Verhandlung sachgerecht vornehmen zu können.
Um ein effizientes Controlling aufzubauen, sind in der Regel zunächst die richtigen steuerungsrelevanten Größen zu identifizieren und eine entsprechende Datengrundlage herzustellen. Dabei ist eine betriebswirtschaftliche Auswertung, die den wirtschaftlichen Erfolg mit der Planung abgleicht, nur das absolute Minimum. Denn zum einen bietet diese Betrachtung nur einen kleinen Ausschnitt aus der Realität, zum anderen sind finanzielle Kennzahlen oftmals nur Resultat, aber keine direkt steuerbare Größe.
Neben der gängigen Erfolgsbetrachtung bedarf es zur umfassenden Information der Berichtsempfänger wesentlich mehr, zum Beispiel Liquiditätsbetrachtungen bis hin zu einer integrierten Finanzplanung und Abgleiche des Personaleinsatzes mit der Personalplanung, den Personalkosten und der Belegungssituation. Auch Abgleiche der unterschiedlichen Größen mit den verhandelten Rahmenbedingungen (um den Grad der Refinanzierung im Blick zu behalten) gehören bei dem gegebenen engen Finanzierungsrahmen genauso dazu wie Teilergebnisrechnungen aus den entsprechenden Pflegegraden, Betrachtungen weiterer Personalzahlen wie Alterskohorten oder Fehlzeiten sowie verschiedene Budgetabgleiche auf der Ebene der entsprechenden Kostenstellen.
Gerade für solitäre Einrichtungen oder kleine Verbünde kann es aus folgenden Gründen von Vorteil sein, sich eines externen Controllings zu bedienen:
- Durch externes Controlling stehen einer Einrichtung unabhängig von dem eigenen Entwicklungsstand im Controlling umfassendes Know-how sowie eine Berichtsqualität zur Verfügung, die aus eigenen Anstrengungen oftmals nicht erreicht werden kann.
- Controlling-Tools stehen zumeist sofort zur Verfügung und müssen nicht entwickelt werden. Die Auswertungen sind geprüft und haben einen hohen Anspruch an die adressatengerechte Darstellung der entsprechenden Information.
- Der initiale Aufwand professioneller Controlling-Software entfällt, Personalaufwand im Controlling wird reduziert und eine hohe Kontinuität wird gewährleistet, da eigene Personalausfälle nicht zwangsweise zu einer fehlenden Berichtserstellung führen.
Eine externe Unterstützung im Controlling bietet darüber hinaus weitere Vorteile: die Partizipation an der kontinuierlichen Weiterentwicklung der Tools, die aktive Beteiligung eines neutralen Dritten bei der Interpretation der Berichte und bei der Kommunikation mit den Berichtsempfängern, Unterstützung bei der Unternehmensplanung und bei der Datenerhebung im Rahmen der Vorbereitung einer professionellen Pflegesatzverhandlung und Ähnliches.
Praxis-Hinweis
Lassen Sie den Stand ihrer Unternehmenssteuerung durch einen Quick-Check prüfen. Damit erhalten Sie ein schnelles Feedback zum Stand ihres Controllings, Empfehlungen zur Weiterentwicklung ihrer Unternehmenssteuerung oder zum notwendigen Aufwand eines Auslagerns des Controllings, langfristig oder auch nur „auf Zeit“. Treffen Sie strategische Entscheidungen zur Weiterentwicklung ihrer Unternehmenssteuerung, um in Zukunft stets zutreffend informiert zu sein und auch in Zeiten mit schwierigen Rahmenbedingungen die richtigen Steuerungsimpulse setzen zu können.
