Das betriebliche Notfallkonzept – wichtig nicht nur in der Pandemie

So etablieren Sie eine geeignete Notfallplanung für Ihre Geschäftsprozesse

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Die Corona-Pandemie und ihre vielfältigen Auswirkungen auf Gesellschaft und Wirtschaft haben dazu geführt, dass Unternehmen flexibel auf neue Herausforderungen reagieren mussten. Hierdurch wurde ein Bewusstsein für plötzlich auftretende unternehmensgefährdende Einflüsse gestärkt und es kamen organisatorische Schwachstellen deutlich zum Vorschein. Aus diesem Grund fand das betriebliche Notfallkonzept in der jüngeren Vergangenheit vermehrt Beachtung. Sofern Notfallkonzepte nicht vorhanden waren, wurden sie teilweise neu erstellt. Wir stellen im Folgenden Inhalt und Struktur eines betrieblichen Notfallkonzepts, wie es sich in der Praxis bewährt hat, vor und geben Anregungen zur Überprüfung der eigenen Vorkehrungen.

Ein betriebliches Notfallkonzept ist in Ausnahmesituationen ein wichtiges Instrument, um die Arbeitsfähigkeit der Organisation zu erhalten und erforderliche Entscheidungen über vorgezeichnete Kommunikationswege unverzüglich herbeizuführen. In der Regel sind bei Bedrohungslagen andere Kommunikationsverfahren und ein größerer Kreis von Informationsadressaten erforderlich, so dass die regulären Verfahren aus der operativen Praxis nicht ausreichen.

Das betriebliche Notfallkonzept beschreibt die Notfallplanung für Geschäftsprozesse und sonstige Ressourcen, um die Aufrechterhaltung und Wiederherstellung der ordnungsmäßigen Geschäftstätigkeit in außerordentlichen Situationen zu gewährleisten. Selbstverständlich gibt es kein allgemein gültiges und universell anwendbares betriebliches Notfallkonzept, da es jeweils individuell an die vorliegende Unternehmensstruktur angepasst werden muss. Allerdings gibt es konzeptionelle Gemeinsamkeiten, die bei effektiven Notfallkonzepten in der Regel vorzufinden sind.

Empfehlenswerte Struktur für ein betriebliches Notfallkonzept

•    Allgemeine Bestimmungen
•    Notfallorganisation und -infrastruktur
•    Prozessablauf für Notfälle
•    Bedrohungsanalyse
•    Maßnahmenplan
•    Kommunikationsregelungen
•    Notfallübungen
•    Periodische Anpassung des Konzepts
•    Glossar

In den allgemeinen Bestimmungen ist festzuhalten, wer für die Überprüfung der Aktualität des betrieblichen Notfallkonzepts verantwortlich ist und in welchen Abständen diese durchgeführt werden soll. Zusätzlich sollte eine Einordnung des betrieblichen Notfallkonzepts durchgeführt werden, in der kurz aufgeführt wird, worum es in diesem Dokument geht, was es bezweckt und auf welchen Grundlagen es beruht. Für einen effizienten Umgang mit einer Notsituation sollte die dafür geltende Notfallorganisation und -infrastruktur klar und übersichtlich dokumentiert werden, damit den Mitarbeitern ein verbindlicher Handlungsrahmen zur Verfügung steht. Das beinhaltet ein Organigramm inklusive der Aufgaben und Kompetenzen und eine Übersicht über die Treffpunkte und Hilfsmittel für die verschiedenen Notfallkategorien.

In diesem Zusammenhang sollten außerdem die Ansprechpartner aufgelistet werden und eine Übersicht vorhanden sein, wie auf die wichtigsten Unterlagen, Passwörter und Zugangscodes zugegriffen werden kann. Zusätzlich kann sich ein Prozessschema als sehr vorteilhaft erweisen, welches die Mitarbeiter bei Vorliegen eines Notfalls abarbeiten können. Dieses gibt Auskunft über den Ablauf, die Tätigkeiten und die Verantwortlichkeiten im Zuge der Behebung eines Notfalls.

Ein elementarer Abschnitt des betrieblichen Notfallkonzepts liegt in einer Bedrohungsanalyse, in der zunächst potentielle Bedrohungen identifiziert, mit Hilfe einer Risikostufe quantifiziert und entsprechenden Maßnahmen zur Risikoreduktion zugeordnet werden. Dafür muss der Begriff „Notfall“ oder „Bedrohung“ eingangs definiert werden. Hierbei ist zu beachten, dass der Betrachtungsrahmen nicht zu eng abgesteckt und ausschließlich auf Bedrohungslagen durch klassische Schadensereignisse abgestellt wird.

Der Maßnahmenplan baut auf der Analyse der Bedrohungen auf, ordnet den ermittelten Maßnahmen Umsetzungskosten zu und gibt an, welche der Maßnahmen durchgeführt werden soll und wie sich das auf die Risikostufe der Bedrohung auswirkt. Wenn die geplanten Maßnahmen durchgeführt wurden, wird das ebenfalls im Maßnahmenplan mit Datum vermerkt. Um Reputationsschäden durch falsche, fehlende oder zu spät erfolgte externe Kommunikation zu vermeiden, hilft eine Matrix, aus der hervorgeht, bei welchen Ereignissen welche Informationsempfänger innerhalb welcher Frist informiert werden sollten. Zur Sicherstellung der betrieblichen Funktionsfähigkeit im Notfall sollten weiterhin regelmäßige Tests durchgeführt und dokumentiert werden. Dabei ist von Bedeutung, was zu welchem Zeitpunkt ­getestet wurde, was das Ergebnis der Übung war und welche Maßnahmen sich daraus ergaben.

Zusätzlich muss gewährleistet werden, dass das betriebliche Notfallkonzept kein statisches Dokument bleibt und darin aufgeführt wird, welche Faktoren regelmäßig überprüft und gegebenenfalls aktualisiert werden müssen. Das sind zum Beispiel die Prozesse, Bedrohungen, Maßnahmen und Kontaktdaten. Ein Glossar als letzter Abschnitt des Dokuments hilft schließlich dabei, dessen Verständlichkeit zu erhöhen und Unklarheiten zu beseitigen.

Fazit zum betrieblichen Notfallkonzept

Ein betriebliches Notfallkonzept dient der effizienten und schnellen Anpassung an plötzlich auftretende, externe negative Einflüsse auf das Unternehmen und der bestmöglichen Abwendung von daraus resultierenden wirtschaftlichen Schäden. Dabei sollte das Konzept leicht zu erfassen und übersichtlich sein. Außerdem ist es wichtig, dass im Dokument regelmäßig inhaltliche Anpassungen und Übungen zur ­Sicherstellung der betrieblichen Funktionsfähigkeit im Notfall angestoßen werden. Existierende betriebliche Notfallkonzepte sollten deshalb vor dem Hintergrund der Erfahrungen der letzten Monate angepasst sowie auf ihre Vollständigkeit und Funktionsfähigkeit überprüft oder überhaupt erstmalig erarbeitet werden. Bei der Erstellung, Überarbeitung und Überprüfung von betrieblichen Notfallkonzepten unterstützen wir Sie gerne.


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Sebastian Rother B.Sc.
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Leiter Geschäftsfeld Compliance und Aufsicht, Prokurist

Solidaris Revisions-GmbH
Wirtschaftsprüfungsgesellschaft Steuerberatungsgesellschaft

Qualifikationen

  • Studium der Wirtschaftswissenschaften an der Fachhochschule Köln
  • Examen zum Certified Internal Auditor
  • Zusätzliche Prüfverfahrenskompetenz für § 8a Abs. 3 BSIG
  • Seit 2017 im Geschäftsbereich Unternehmensberatung der Solidaris Unternehmensgruppe tätig

Schwerpunkte

  • Unterstützung bei der Konzeption und Implementierung von Corporate-Governance-Systemen (Internes Kontrollsystem, Risikomanagementsystem und Compliance-Management-System)
  • Begleitung von Organisationen bei der Schaffung und Etablierung von internen Revisionsstrukturen
  • Durchführung der Internen Revision im Rahmen des Co- oder Outsourcings
  • Planung und Durchführung von Sonderuntersuchung bei Verdacht auf dolose Handlungen (Fraud-Investigation)
  • Compliance-Beratung von Organisationen im Gesundheits- und Sozialwesen
  • interne und externe Referententätigkeit zum Thema Compliance und Interne Revision (Corporate Governance)

Veröffentlichungen in der Fachpresse
2021

  • Prozessabläufe strukturieren und kontrollieren: Sozialwirtschaft, 3/2021, S. 26-27.

Veröffentlichungen in der Fachpresse
2020

  • Compliance-Management und internes Kontrollsystem - Prüfung des Anti-Fraud-Management-Systems, Health&Care Management, 6/7 2020, S.62-63, www.3grcd.de, 15/12/2020.

Veröffentlichungen in der Fachpresse
2019

  • Neue Prüfrichtlinie des VDD – relevant für Geschäftsführung und Aufsichtsgremium: neue Caritas 18/2019.  
  • Unterstützung bei der Schnittstellenoptimierung durch die Interne Revision: 3GRC, 3/2019.

Veröffentlichungen in der Fachpresse
2018

  • Überraschungen vermeiden: Health&Care Management, 1-2/2018, S. 56.