Empfehlungen zur Prävention doloser Handlungen
Unterschlagung, Diebstahl, Untreue, Urkundenfälschung – diese Tatbestände und einige weitere aus dem Feld der Wirtschaftskriminalität lassen sich im unternehmerischen Kontext unter dem Begriff der dolosen Handlungen zusammenfassen. Das Unternehmen selbst als Arbeitgeber, langjährige Geschäftspartner, Lieferanten – der Kreis der potenziell Geschädigten ist groß. Der Täterkreis muss sich jedoch nicht auf die Mitarbeiterschaft eines Unternehmens beschränken, auch in Top-Management- oder Geschäftsführungspositionen können Täter zu finden sein. Die Schadenshöhen liegen, vor allem wenn die Handlungen über Jahre unentdeckt bleiben, oft bei Summen im siebenstelligen Bereich. Doch Unternehmen können viel dafür tun, sich vor dolosen Handlungen zu schützen.
Dass auch Unternehmen der Gesundheits- und Sozialwirtschaft nicht von den genannten Delikten verschont bleiben, zeigen immer wieder Beispiele in der öffentlichen Berichterstattung. Die Angriffspunkte in der Finanzbuchhaltung sind immer wieder die gleichen: gefälschte Lieferanten-Stammdaten, gefälschte Rechnungsbelege oder Bonuszahlungen, die nicht gebucht werden – die Liste im Bereich der Kreditorenbuchhaltung ist bei ausreichend krimineller Energie gepaart mit etwas Einfallsreichtum lang. Kein Gebiet im Rechnungswesen wird so häufig Gegenstand von Unterschlagungen oder Manipulationen. Doch auch die Debitorenbuchhaltung bietet, wenn die Kontrollmechanismen fehlen, Einfallstore für dolose Handlungen: Ausbuchungen von Forderungen, ein nachträgliches Storno von beglichenen Ausgangsrechnungen oder Rückzahlungen, zum Beispiel von Pflegegeldern an Selbstzahler. Auch in der Bargeldverwaltung oder im Zahlungsverkehr lassen sich Kontrolllücken und damit Schlupflöcher für Täter finden.
Auch im Feld der Leistungsabrechnung sind kriminelle Tatbestände keine Seltenheit. Wenn potenzielle Täter Zugriff auf die Leistungsdokumentation haben, sind Manipulationen hinsichtlich erbrachter Leistungen denkbar, z. B. bei den An- und Abwesenheitszeiten in einer Tagespflegeeinrichtung oder beim Umfang von erbrachten Verpflegungsleistungen. Diese Falschdokumentation führt schlussendlich zu einer Falschabrechnung gegenüber dem jeweiligen Kostenträger. Geschieht dies unter Vorsatz, spricht man von Abrechnungsbetrug, der unentdeckt über Jahre Schäden in erheblicher Höhe verursachen kann. Nicht außer Acht lassen sollte man zudem die Angriffspunkte im Bereich des Personalwesens. Beispielsweise sind beim Einsatz von Fremdpersonal externer Dienstleister Absprachen zwischen Externen und zuständigen Mitarbeitenden im Personalbereich denkbar.
Aber wie ist damit umzugehen, wenn ein Verdacht aufkommt oder erste Hinweise auf dolose Handlungen im Unternehmen bereits vorliegen? Es ist dringend zu empfehlen, in solchen Fällen einen externen Dienstleister einzusetzen, um von Anfang an gerichtsfeste Ergebnisse zu erhalten und die Aufarbeitung und Beweissicherung von einem objektiven und unabhängigen Dritten begleiten zu lassen. Die Kosten, sollte sich ein Schaden bestätigen, übernehmen im Regelfall die Vermögenschadenhaftpflichtversicherungen. Zudem können entsprechende Dienstleister Beweise rechtskräftig sichern und bringen Erfahrungen hinsichtlich Befragungstechniken oder in der Zusammenarbeit mit Ermittlungsbehörden mit. Auch eine externe Expertise in arbeitsrechtlichen Fragestellungen kann und sollte bei der Aufarbeitung von Verdachtsfällen berücksichtigt werden.
Nicht selten bringen solche Delikte nicht nur interne Unruhe in ein Unternehmen, sondern führen, mit entsprechenden Schlagzeilen, auch zu Reputationsschäden für das betroffene Unternehmen. Wie lässt sich also das Risiko von dolosen Handlungen im eigenen Unternehmen möglichst geringhalten?
Wir empfehlen, sich an folgenden grundlegenden Prinzipien zu orientieren:
Fünf Grundsätze zur Prävention doloser Handlungen
- Funktionstrennung: Eine organisatorische Trennung zwischen Organisationseinheiten und Prozessverantwortlichkeiten ist essenziell, um Manipulationen und Interessenskonflikten vorzubeugen. So sollten beispielsweise bei buchhalterischen Aufgaben die Pflege der Lieferantenstammdaten, die Bearbeitung der Rechnungen und die Anweisung des Zahlungsverkehrs organisatorisch getrennt und – wenn personell möglich – in Teilen außerhalb des Rechnungswesens angesiedelt werden.
- Vier-Augen-Prinzip: Die Implementierung eines Vier-Augen-Prinzips, sowohl prozess- als auch systemseitig, fügt zum Beispiel Zahlungsfreigaben oder der Pflege von Lieferantenstammdaten einen weiteren Kontrollschritt zu. Viele Softwareanbieter bieten diese Option auch systemseitig an.
- Nutzung von Protokollfunktionen: Auch automatisch erstellte Systemprotokolle vieler Softwareprodukte lassen sich auf Auffälligkeiten prüfen. Hier können zum Beispiel Login-Daten und -Uhrzeiten, aber auch Stammdatenänderungen regelmäßig kontrolliert und ausgewertet werden.
- Kommunikation von Kontrolle: Es ist zielführend, die Kontrollmechanismen nicht nur in den Kernprozessen zu implementieren, sondern sie den Mitarbeitenden gegenüber auch zu kommunizieren. Für potenzielle Täter wird damit das Entdeckungsrisiko erhöht.
- Sensibilisierung der Mitarbeiter: Insbesondere wenn system- und prozessseitige Kontrollmechanismen schon eingeführt wurden, ist es sinnvoll, Mitarbeiter dennoch hinsichtlich bestehender Schwachstellen zu sensibilisieren. In der Praxis können beispielsweise Träger, die bereits mit elektronischen Kreditorenworkflows arbeiten, ihren Belegfreigabeprozess mittels gefälschter Belege testweise überprüfen. Zeigen sich im Ergebnis doppelte Belegfreigaben, ist es wichtig die Verantwortlichen mit der Schwachstelle im Prozess zu konfrontieren und dahingehend zu sensibilisieren.
Praxis-Hinweis
Ob Sie Verdachtsfälle doloser Handlungen aufdecken oder kriminelle Delikte verhindern wollen – wir unterstützen Sie gerne bei der Untersuchung von bestehenden Verdachtsfällen, aber auch bei der Prävention doloser Handlungen in Ihrem Unternehmen. Sprechen Sie uns an!
