Nach der neuen Fassung von § 122a Abs. 1 Satz 1 AO können Verwaltungsakte, insbesondere Steuerbescheide, Steuermessbescheide oder Feststellungsbescheide, dem Steuerpflichtigen oder der von ihm bevollmächtigten Person bekannt gegeben werden, indem sie nach Maßgabe des § 87a Abs. 8 AO zum Abruf bereitgestellt werden. Die Finanzverwaltung verfolgt mit der Reform das Ziel, die Digitalisierung steuerlicher Prozesse zu fördern und Verwaltungsabläufe zu vereinfachen.
Wie bisher erfolgt auch zukünftig die elektronische Bekanntgabe über ein Nutzerkonto, welches entweder von dem Steuerpflichtigen selbst oder von einem bevollmächtigten Dritten genutzt wird. Die rechtliche Grundlage bildet der oben bereits genannte § 87a Abs. 8 AO, der die sichere elektronische Kommunikation mit der Finanzverwaltung regelt. Die elektronische Zustellung erfolgt mittels eines zertifizierten Verfahrens, das die Authentifizierung des Absenders sowie die Vertraulichkeit und Integrität der Daten sicherstellt, um zu gewährleisten, dass der Empfänger den Verwaltungsakt ordnungsgemäß abrufen kann.
Widerspruch statt Zustimmung
Ab dem 1. Januar 2026 ist nach der gesetzlichen Neuregelung, anders als bisher, keine Zustimmung mehr erforderlich und die elektronische Bekanntgabe wird zur Regel, sofern deren Anwendung nicht widersprochen wird. Die Änderung betrifft alle Steuerpflichtigen einschließlich steuerbegünstigter Körperschaften und juristische Personen des öffentlichen Rechts, die Steuererklärungen elektronisch übermitteln. Auch Körperschaften, die über einen Steuerberater oder eine andere bevollmächtigte Person mit der Finanzverwaltung kommunizieren, sind einbezogen. In diesen Fällen erfolgt die elektronische Bekanntgabe an den Empfangsberechtigten gemäß § 122 Abs. 1 Satz 4 AO. Der Steuerbescheid oder ein sonstiger Verwaltungsakt wird in diesem Fall elektronisch bereitgestellt. Die abrufberechtigte Person wird am Tag der Bereitstellung elektronisch über die Abrufmöglichkeit und deren rechtliche Wirkungen informiert.
Bekanntgabe elektronischer Verwaltungsakte
Elektronische Verwaltungsakte gelten am vierten Tag nach Bereitstellung als bekanntgegeben. Daher ist der regelmäßige Abruf elektronischer Bescheide entscheidend, um Fristen nicht zu versäumen, zumal auch bei der elektronischen Zustellung die Einspruchsfrist vier Tage nach Bereitstellung des Bescheids zu laufen beginnt. Für den Fall, dass die zum Abruf berechtigte Person den Zugang der Benachrichtigung bestreitet, trägt die Finanzbehörde die Beweislast für deren Zugang. Der Abruf von Daten durch eine abrufberechtigte Person stellt aber zugleich die tatsächliche Bekanntgabe des Verwaltungsakts dar. Der Anwendungserlass zur Abgabenordnung in seiner derzeit gültigen Fassung besagt, dass der Verwaltungsakt als nicht zugegangen gilt, wenn der zuständigen Finanzbehörde der Nachweis des Zugangs der Benachrichtigung nicht gelingt und die Daten auch von keiner dazu berechtigten Person abgerufen wurden. In solchen Fällen ist die Bekanntgabe, bevorzugt im schriftlichen Verfahren, zu wiederholen (vgl. AEAO Nr. 2 zu § 122a).
Anforderungen an Prozesse und Änderungen von Vollmachten
Die Umstellung auf die elektronische Zustellung bringt organisatorische und technische Anforderungen mit sich. Steuerpflichtige, die bereits Lohnsteueranmeldungen, Umsatzsteuervoranmeldungen oder Jahreserklärungen elektronisch übermitteln, verfügen bereits über einen elektronischen Kommunikationsweg mit der Finanzverwaltung (z. B. Elster-Nutzerkonto). Soweit dem steuerlichen Berater eine entsprechende Vollmacht vorliegt und diese in der elektronischen Vollmachtsdatenbank mit der elektronischen Bekanntgabeadresse hinterlegt ist, kann auch hier die Bescheidbekanntgabe über die ERiC-Schnittstelle zukünftig elektronisch erfolgen.
Widerspruchsmöglichkeit
Steuerpflichtige, die die elektronische Bekanntgabe nicht wünschen, können dieser formell widersprechen (§ 122a Abs. 2 AO n. F.). Der Widerspruch muss gegenüber der Finanzverwaltung erklärt werden und bewirkt, dass Bescheide weiterhin in Papierform zugestellt werden. Es empfiehlt sich, diese Entscheidung frühzeitig zu treffen und gegebenenfalls mit dem Steuerberater abzustimmen.
Fazit
Die elektronische Zustellung von Steuerbescheiden ab 2026 ist ein bedeutender Schritt in Richtung Digitalisierung der Steuerverwaltung. Die Umstellung bietet aber auch für die Steuerpflichtigen die Chance, Verwaltungsprozesse zu verschlanken und die Zusammenarbeit mit der Finanzverwaltung effizienter zu gestalten. Steuerpflichtige sollten sich daher frühzeitig vorbereiten und noch im laufenden Jahr die bisherigen Prozesse überprüfen und im Bedarfsfall anpassen:
- Prüfung bestehender Kommunikationswege mit der Finanzverwaltung
- Einrichtung eines Nutzerkontos oder Abstimmung mit dem Steuerberater hinsichtlich einer steuerlichen Bekanntgabevollmacht
- Bei eigenständigem Abruf: Schulung interner Mitarbeiter zur Fristenkontrolle und Archivierung sowie Weiterleitung der Bescheide an den steuerlichen Berater zur Überprüfung innerhalb der Rechtsbehelfsfrist
- Entscheidung über einen möglichen Widerspruch gegen die elektronische Bekanntgabe
