Welche Daten müssen in die ePA?
Ärzte müssen unter anderem folgende Dokumente in der ePA speichern:
Befundberichte (invasiv / nicht-invasiv / konservativ / chirurgisch)
Bildgebende Befunddaten
Laborbefunde
Elektronische Arztbriefe
Informationspflicht der Arztpraxen und der Krankenhäuser
Über die Speicherung der oben genannten Daten in die ePA ist der Patient zu informieren. Sofern es aus ärztlicher Sicht erforderlich ist, die ePA auch mit Daten aus der vorangegangenen Behandlung zu befüllen, ist der Patient auch hierüber zu informieren. Daneben ist er darüber zu informieren, dass er der Speicherung widersprechen kann. Es bietet sich an, den Patienten zu Beginn der Behandlung bzw. im Rahmen der Aufnahme zu informieren. Eine ausdrückliche Vorgabe zur Form der Information ist gesetzlich nicht geregelt. Die Information kann bzw. sollte aus Gründen der Rechtssicherheit in Form einer schriftlichen Patienteninformation erfolgen, sofern sichergestellt ist, dass der Patient sie tatsächlich erhält, der Inhalt verständlich ist und der Patient die Gelegenheit erhält, Widerspruch einzulegen. Ein Aushang genügt diesen Anforderungen nach aktuell herrschender Auffassung nicht. Die Aufklärung sollte dokumentiert werden.
Sanktionen bei Nichtnutzung der ePA
Für Arztpraxen, die sich nicht an die gesetzliche Vorgabe zur Anbindung an die TI und zur verpflichtenden Nutzung der TI-Fachanwendungen (ePA u.a.) halten, sieht der Gesetzgeber seit dem 1. Januar 2026 unterschiedliche Sanktionen vor. Die Sanktionen reichen von Honorarkürzungen bis zu 2,5 % über TI-Sanktionen bis hin zum Abrechnungsausschluss. Viele Praxen bemerken die Sanktionen erst mit dem Rückmeldebericht der Kassenärztlichen Vereinigung. Für Krankenhäuser greifen keine expliziten Sanktionen in Form von Honorarkürzungen. Allerdings entfällt für sie der Anspruch auf den Telematikzuschlag, wenn sie bis zum 1. April 2026 die TI‑Vorgaben nicht erfüllen bzw. TI-Module, wie etwa die ePA, nicht unterstützen.
Praktische Empfehlung für Arztpraxen und Krankenhäuser
Die Prozesse zur ePA‑Nutzung sollten verlässlich in alle Kernprozesse wie Aufnahme, Visite, Diagnostik und Entlassung integriert werden. Es sollten standardisierte Aufklärungsprozesse eingeführt und Informationsblätter genutzt werden. Das Personal sollte bezüglich der neu implementierten Prozesse geschult und die Dokumentation – insbesondere eines möglichen Widerspruchs – fest geregelt werden, damit die Datenverarbeitung auf sicheren Beinen steht. Um Sanktionen bzw. eine Kürzung der TI-Pauschale zu vermeiden, sollte – ungeachtet der gravierenden technischen Schwächen der TI und ePA – nachgewiesen werden können, dass die Praxis bzw. das Krankenhaus technisch in der Lage ist, die ePA zu nutzen. Praxen sollten vor jeder Quartalsabrechnung prüfen, ob das PVS‑Modul die aktuelle ePA‑Version ausweist. Probleme mit Herstellern sowie sämtliche Störungen sollten unbedingt dokumentiert werden, denn dann darf nicht sanktioniert werden. Wenn Sie praktikable Lösungen im Hinblick auf die Implementierung der ePA (insbesondere zur rechtssicheren Patienteninformation) benötigen, stehen wir Ihnen gerne zur Verfügung.
