Neues zu elektronischen Kassensystemen: Pflicht zur Implementierung einer TSE
In Ausgabe 3/2020 der Solidaris Information hatten wir bereits über die seitens der einzelnen Bundesländer beschlossene Verlängerung der Nichtbeanstandungsregelungen aus dem BMF-Schreiben vom 6. November 2019 – IV A 4 -S 0319/19/10002 :001 – berichtet, wonach zumindest bei verbindlicher Bestellung einer Technischen Sicherheitseinrichtung (TSE) bis zum 30. September 2020 noch nicht entsprechend ausgerüstete Kassensysteme bis zum 31. März 2021 nicht beanstandet werden sollen. Gleiches sollte außerdem für cloudbasierte Technische Sicherheitseinrichtungen gelten, für welche Mitte des Jahres noch gar keine Zertifizierung vorlag. Allein das Land Bremen hatte sich hierzu nicht gesondert geäußert und insoweit an der ursprünglichen Regelung aus dem BMF-Schreiben festgehalten und auf eine mögliche individuelle Antragsmöglichkeit verwiesen. Seitdem hat sich einiges getan:
BMF-Schreiben vom 18. August 2020 und Klarstellungen einzelner Bundesländer
Nach den Beschlüssen der einzelnen Länder hat das Bundesministerium der Finanzen (BMF) mit am 11. September 2020 veröffentlichtem BMF-Schreiben – IV A 4 -S 0319/20/10002 :003 – auf die weiterhin bestehende Frist zum 30. September 2020 hingewiesen. In diesem BMF-Schreiben, das vom 18. August 2020 datiert und folglich erst mit deutlicher Verzögerung durch Veröffentlichung allgemein bekannt wurde, heißt es wörtlich:
„Aus gegebenen Anlass wird […] auf die Geltung des Anwendungserlasses zur Abgabenordnung zu § 148 hingewiesen: […] Die im BMF-Schreiben vom 6. November 2019 genannte Frist erlaubt eine Nichtbeanstandung längstens bis zum 30. September 2020. […] Von den […] Weisungen abweichende Erlasse bedürfen der Abstimmung […] zwischen dem Bundesministerium der Finanzen und den obersten Finanzbehörden der Länder.“
Bereits am selben Tag (11. September 2020) haben sich die Länder Niedersachsen, Hamburg, Nordrhein-Westfalen, Hessen, Rheinland-Pfalz, Baden-Württemberg, Sachsen und Thüringen klarstellend geäußert. Ähnlich ist der Tenor der Länder Sachsen-Anhalt, Berlin und Bayern einige Tage später. In den Klarstellungen der Länder heißt es grundsätzlich, dass die in den Ländern jeweils im Juli erlassenen Nichtbeanstandungsregelungen weiterhin gelten. Zumindest keine Revidierung der im Juli veröffentlichten Nichtbeanstandungsregelungen ist in den Klarstellungen der Länder Mecklenburg-Vorpommern, Schleswig-Holstein, Brandenburg und Saarland zu finden.
Die Länder stellen insbesondere klar, dass ihre Mitteilungen aus Juli 2020 im Einklang sowohl mit dem BMF-Schreiben vom 9. November 2019 als auch mit dem BMF-Schreiben vom 18. August 2020 stünden. Hintergrund ist das seitens des BMF angemerkte Erfordernis der individuellen Antragstellung durch den Steuerpflichtigen und die Unzulässigkeit einer allgemeinen Nichtbeanstandungsregelung. Nach Darstellung der Länder kann ein solches Antragsverfahren jedoch auch durch die Festlegung einheitlicher Voraussetzungen gestaltet werden, wenn ein sogenanntes Massenverfahren zu erwarten ist. Infolgedessen seien Anträge nach den einheitlichen Bestimmungen zu prüfen und bei Erfüllung der Voraussetzungen zu genehmigen. Voraussetzung für die Nichtbeanstandungsregelungen der Länder bis zum 31. März 2021 sind unverändert die länderspezifischen Kriterien aus Juli 2020.
Erste Cloud-Lösung zertifiziert
Überdies wurde die von der Deutschen Fiskal und der Tochtergesellschaft der Bundesdruckerei namens D-TRUST gemeinsam entwickelte Fiskal Cloud als erste Cloud-Anwendung durch das Bundesamt für Sicherheit in der Informationstechnik (BSI) zertifiziert. Sie soll als sogenannte cloudbasierte Technische Sicherungseinrichtung die Manipulationssicherheit von Transaktionen bei Kassensystemen gewährleisten.
Zur steuerlichen Behandlung der Aufwendungen aus der Implementierung einer TSE
Mit BMF-Schreiben vom 21. August 2020 – IV A 4 - S 0316-a/19/10006 :007, IV C 6 - S 2134/19/10007 :003 – erfolgte außerdem die Veröffentlichung einer Vereinfachungsregelung zur steuerlichen Behandlung der Kosten aus der erstmaligen Implementierung einer Technischen Sicherheitseinrichtung und einer einheitlichen digitalen Schnittstelle. Demnach stellt die TSE verbunden mit der hierfür erforderlichen Hardware (z. B. USB-Stick oder SD-Karte) grundsätzlich ein selbständiges Wirtschaftsgut dar, welches über die betriebsgewöhnliche Nutzungsdauer von drei Jahren abzuschreiben ist.
Demgegenüber sind Entgelte für cloudbasierte TSE, die üblicherweise monatlich abgerechnet werden, sofort als Betriebsausgaben abziehbar. Zudem sind die Aufwendungen im Zusammenhang mit der einheitlichen digitalen Schnittstelle als Anschaffungsnebenkosten dem Wirtschaftsgut Technische Sicherheitseinrichtung zuzuordnen und einheitlich abzuschreiben. Aus Vereinfachungsgründen soll es nicht beanstandet werden, wenn die Aufwendungen aus der erstmaligen Implementierung einer TSE für ein bestehendes Kassensystem sofort als Betriebsausgaben geltend gemacht werden.
Vorerst keine Anmeldung von Kassensystemen bei der Finanzverwaltung
Der Gesetzgeber hatte mit § 146a Abs. 4 AO die An- und Abmeldung von Kassensystemen eingeführt. Im Rahmen der An- bzw. Abmeldung sollten der Finanzverwaltung unter anderem Kassenhersteller, Modellbezeichnung, Kassenseriennummer und TSE-Seriennummer mitgeteilt werden. Dieses Verfahren sollte im Wege der elektronischen Übermittlung mittels Formular erfolgen. Der amtliche Vordruck, über welchen die Mitteilung erfolgen muss, steht aber derzeit noch nicht im ELSTER-Portal zur Verfügung. Von formlosen Schreiben an die Finanzverwaltung ist gemäß BMF-Schreiben vom 18. August 2020 abzusehen. Der Zeitpunkt des Einsatzes der elektronischen Übermittlungsmöglichkeit soll im Bundessteuerblatt Teil I gesondert bekannt gegeben werden.
Erweiterte Übergangsregelung für die Einführung elektronischer Kassensysteme und Neues zur elektronischen Belegausgabe
Grundsätzlich müssen elektronische Aufzeichnungssysteme (elektronische oder computergestützte Kassensysteme oder Registrierkassen) seit dem 1. Januar 2020 über eine zertifizierte technische Sicherheitseinrichtung (TSE) verfügen. Für bereits vorhandene Kassensysteme galt die besondere Meldefrist bis zum 31. Januar 2020. Außerdem bestehen Übergangsregeln für nach dem 25. November 2010 und vor dem 1. Januar 2020 angeschaffte Registrierkassen (vgl. Solidaris-Information 2/2019 und 3/2019).
Mit BMF-Schreiben vom 6. November 2019 war eine Nichtbeanstandungsregelung bei Verwendung elektronischer Aufzeichnungssysteme im Sinne des § 146a AO ohne TSE nach dem 31. Dezember 2019 getroffen worden. Demnach wird die Finanzverwaltung es grundsätzlich nicht beanstanden, wenn elektronische Kassensysteme bis zum 30. September 2020 noch nicht über eine TSE verfügen. Vor dem Hintergrund des nahenden Ablaufs dieser Frist und angesichts der hohen Belastungen der von der Corona-Krise besonders betroffenen Branchen haben die Bundesländer nunmehr ergänzende Übergangsregelungen geschaffen, um den Unternehmen mehr Zeit für die technische Umstellung der Kassensysteme zu geben:
Verlängerung der Übergangsregelung für elektronische Kassensysteme
Die Frist für die Umstellung der Kassensysteme auf neue zertifizierte elektronische Systeme mit TSE wurde in allen Bundesländern mit Ausnahme von Bremen unter bestimmten Voraussetzungen bis zum 31. März 2021 verlängert. (Der Senator für Finanzen in Bremen verweist auf die Möglichkeit, bei der zuständigen Finanzbehörde einen Einzelantrag auf Fristverlängerung nach § 148 AO zu stellen.) Die weitere Nichtbeanstandung durch die Finanzverwaltungen bis zum 31. März 2021 gilt, wenn die TSE bei einem Kassenfachhändler oder einem Hersteller bis zum 30. September 2020 nachweislich verbindlich bestellt (und in einigen Bundesländern darüber hinaus auch der Einbau verbindlich in Auftrag gegeben) wurde oder stattdessen der Einbau einer Cloud-basierten TSE vorgesehen, eine solche jedoch nachweislich noch nicht verfügbar ist.
Ergänzend machen wir auf das BMF-Schreiben vom 28. Mai 2020 – IV A 4 - S 0316-a/20/10003 :002 – aufmerksam, das den Anwendungserlass zu § 146a AO geändert hat. Das Gesetz fordert in § 146a Abs. 2 Satz 1 AO die sogenannte Belegausgabepflicht des Kassensystembetreibers gegenüber den am Geschäftsvorfall Beteiligten. Eine Belegausgabe kann auch rein elektronisch erfolgen. Die Finanzverwaltung hat die Anforderungen an eine solche elektronische Belegausgabe im bisherigen Anwendungserlass zu § 146a AO geändert und konkretisiert.
Demnach bedarf es bei der Bereitstellung eines elektronischen Belegs der Zustimmung des am Geschäftsvorfall beteiligten Kunden, wobei diese Zustimmung nicht ausdrücklich erfolgen muss oder einer besonderen Form bedarf, sondern durch einfaches konkludentes Handeln gegeben werden kann. Da das Gesetz eine reine Belegausgabepflicht vorsieht, ist es ausreichend, dass dem Kunden die elektronische Belegentgegennahme ermöglicht wird. Demgegenüber nicht ausreichend für die Erfüllung der Belegausgabepflicht ist die ausschließliche Sichtbarmachung eines Beleges am Bildschirmterminal des Kassenbetreibers, da die reine Ansicht dem Kunden die Mitnahme des Belegs nicht ermöglicht.
Darüber hinaus ist zur Erfüllung der Anforderungen an die elektronische Belegausgabe sicherzustellen, dass der Beleg über ein standardisiertes Format verfügt (Dateiformate JPG, PNG, PDF). Insbesondere ist eines der erforderlichen Kriterien die Möglichkeit zur Sichtbarmachung des elektronischen Belegs mittels einer kostenfreien Standardsoftware durch den jeweiligen Kunden. Die Bereitstellung des Beleges selbst kann über verschiedene Wege erfolgen (Scannen eines QR-Codes, Übertragung per Near-Field-Communication (NFC), Übermittlung eines Download-Links, Versand per E-Mail oder auch die unmittelbare Hinterlegung in einem Kundenkonto).
