In der Praxis hat dies unmittelbare Auswirkungen: Operative Abläufe geraten ins Stocken, regelmäßige Berichtspflichten werden nur unter erhöhtem Aufwand erfüllt und die Qualität der Auswertungen sinkt. Bestehende Teams sehen sich mit einer erhöhten Arbeitslast konfrontiert, die häufig zulasten von Sorgfalt, Weiterentwicklung und strategischem Fokus geht.
Zugleich sind viele Controlling-Prozesse individuell gewachsen und stark personenbezogen. Excel-Modelle, Planungslogiken, Berichtsroutinen oder Kostenstellenstrukturen beruhen nicht selten auf „Herrschaftswissen“, das im Team kaum geteilt wird. Ohne strukturierte Dokumentation kann es Wochen oder gar Monate dauern, bis neue Mitarbeiter in der Lage sind, die volle Verantwortung zu übernehmen – sofern der Wissenstransfer überhaupt gelingt.
Übergangsphasen aktiv gestalten
Vor diesem Hintergrund empfiehlt es sich, Vakanzen nicht nur als personelle Engpässe zu betrachten, sondern als strukturelle Herausforderung. Erfolgreiche Organisationen nutzen solche Phasen, um die eigene Resilienz zu stärken, Abläufe zu prüfen und Wissen nachhaltig zu sichern. Folgende Vorgehensweisen haben sich hierbei in der Praxis bewährt:
Wissen sichern und verfügbar machen
Der gezielte Erhalt von Erfahrungswissen ist ein wesentlicher Bestandteil organisatorischer Handlungsfähigkeit. Hierzu zählen nicht nur Arbeitsanweisungen und Prozessbeschreibungen, sondern auch das „versteckte Wissen“ über Zusammenhänge, Prioritäten, informelle Routinen oder Entscheidungslogiken. Sinnvolle Instrumente sind unter anderem:
- strukturierte Wissensinterviews mit ausscheidenden Mitarbeitern,
- prozessorientierte Dokumentationen (z. B. Prozesslandkarten, Ablaufdiagramme),
- kommentierte Arbeitsdateien oder Schulungsunterlagen und
- Etablierung von Wissensdatenbanken oder zentralen Ablagekonzepten.
Einarbeitungsprozesse systematisieren
Ein strukturierter Onboarding-Prozess ist essenziell, um neue Mitarbeiter effizient einzuarbeiten und ihre unproduktive Phase zu verkürzen. Erfolgsfaktoren sind dabei:
- ein klar definierter Einarbeitungsplan mit Meilensteinen,
- klar benannte Ansprechpartner für Fachfragen,
- eine Einführung in technische, organisatorische und inhaltliche Zusammenhänge,
- regelmäßige Reflexionsgespräche zum Kompetenzaufbau.
Gerade bei Positionen mit hoher Eigenverantwortung empfiehlt sich ein abgestimmter Wissenstransfer, der operative und strategische Aspekte gleichermaßen berücksichtigt.
Prozesse und Strukturen hinterfragen
Freie Stellen eröffnen auch die Gelegenheit, gewachsene Strukturen kritisch zu hinterfragen: Welche Abläufe sind noch zeitgemäß? Wo besteht Doppelarbeit? Welche Schritte könnten standardisiert oder automatisiert werden? Typische Ansatzpunkte sind hier:
- Reduktion manueller Schnittstellen durch Digitalisierung,
- Einführung von standardisierten Reporting-Tools,
- Neuzuschnitt von Aufgabenpaketen entlang funktionaler Logiken,
- Identifikation von Abhängigkeiten und nicht redundanten Schlüsselpositionen innerhalb der Organisation (Single Points of Failure).
Solche Maßnahmen erhöhen nicht nur die Effizienz, sondern auch die Robustheit der Organisation gegenüber zukünftigen personellen Veränderungen.
Übergangsphasen gezielt absichern
In besonders sensiblen Phasen – etwa im Rahmen von Jahresabschlussarbeiten, Budgetverhandlungen oder externen Prüfungen – kann eine temporäre Verstärkung sinnvoll sein, um Arbeitsfähigkeit und Qualität zu sichern. Externe Fachkräfte können hier sowohl operativ entlasten als auch strukturell begleiten – etwa durch die Moderation von Übergaben, den Aufbau von Wissensspeichern oder die Einführung neuer Prozesse. Wichtig ist, dass der Fokus nicht allein auf der „Abwicklung“ liegt, sondern auch auf der strukturellen Weiterentwicklung – um Übergangsphasen als Chance zu nutzen.
Beispiele aus der Praxis
- In einer Stiftung mit sozialwirtschaftlichem Schwerpunkt führte der kurzfristige Weggang eines langjährigen Controllers zu erheblichen Herausforderungen im Berichtswesen. Durch gezielte Übergangsbegleitung und die parallele Umstellung der Reporting-Systematik konnte nicht nur die Arbeitsfähigkeit gesichert, sondern auch ein nachhaltiger Qualitätssprung erzielt werden.
- In einer Trägergesellschaft für Senioreneinrichtungen zeigte sich, dass zentrale Kenntnisse zu Pflegesatzkalkulationen und -verhandlungen stark an einzelne Mitarbeiter gebunden waren. Im Rahmen einer temporären Begleitung wurden bestehende Informationslücken analysiert, fehlende Verfahrensanweisungen systematisch erarbeitet, die Vorbereitung künftiger Pflegesatzverhandlungen strukturiert dokumentiert und das Zahlenwerk vorbereitet. Durch die enge Abstimmung mit der Geschäftsführung konnten identifizierte Problemfelder adressiert und gezielte Verbesserungsmaßnahmen initiiert werden, unter anderem durch Anpassungen in den Zuständigkeiten und den Aufbau einer nachvollziehbaren Wissensbasis. Zudem wurde der Jahresabschluss fachlich vorbereitet und operativ abgesichert, um Kontinuität und Terminsicherheit zu gewährleisten. Ein neu eingetretener Mitarbeiter wurde fachlich begleitet und gezielt in die relevanten Prozesse eingearbeitet.
Praxis-Hinweis
Freie Vakanzen in Schlüsselbereichen wie dem Controlling sind nicht nur ein Personalthema, sondern ein Indikator für strukturelle Verwundbarkeit. Wer Übergangsphasen aktiv gestaltet – durch Wissenssicherung, strukturierte Prozesse, gezielte Unterstützung und kritische Selbstreflexion – erhöht nicht nur die kurzfristige Handlungsfähigkeit, sondern legt den Grundstein für langfristige organisatorische Stabilität. Bei Bedarf kann Interimsmanagement dabei unterstützen, operative Kontinuität sicherzustellen und gleichzeitig strukturelle Verbesserungen umzusetzen – insbesondere dort, wo interne Ressourcen oder spezifisches Know-how nicht in ausreichendem Umfang zur Verfügung stehen.
