Mit dem Gesetz zum Schutz vor Manipulationen an digitalen Grundaufzeichnungen vom 22. Dezember 2016 wurde die Regelung des § 146b neu in die Abgabenordnung aufgenommen. Auf Grundlage dieser Vorschrift kann seit dem 1. Januar 2018 von Seiten der Finanzverwaltung eine Kassennachschau durchgeführt werden.
Die Kassennachschau dient der Prüfung der Ordnungsmäßigkeit der Aufzeichnungen und Buchungen von Kasseneinnahmen und Kassenausgaben, unabhängig von der Form der Kassenführung. Sie stellt keine Außenprüfung im Sinne des § 193 AO dar. Anders als eine Außenprüfung wird die Kassennachschau ohne vorherige Ankündigung durchgeführt.
Im Rahmen der Kassennachschau ist der Steuerpflichtige zur Mitwirkung verpflichtet. Auf Verlangen des Amtsträgers sind diesem Aufzeichnungen, Bücher sowie die für die Kassenführung erheblichen sonstigen Unterlagen für die gewünschten Zeiträume vorzulegen. Die Kassennachschau erfolgt während der üblichen Geschäfts- und Arbeitszeiten.
Die von der Finanzverwaltung betrauten Amtsträger könnenvor der Durchführung einer Kassennachschau Testkäufe tätigen, um zu sehen, wie die Kassenführung erfolgt. Im Rahmen der Testkäufe müssen sich die Amtsträger nicht zu erkennen geben. Erst wenn tatsächlich mit der Kassennachschau begonnen werden soll, haben die Amtsträger ihren Dienstausweis vorzulegen.
Die Befugnisse des Kassennachschauers umfassen die Prüfung, ob das Kassenbuch korrekt geführt wird, ob ausnahmslos alle Zahlungsvorgänge vom Kassensystem erfasst werden und ob die Kasse kassensturzfähig ist. Bei der Prüfung der Kassensturzfähigkeit wird der laufende Geschäftsbetrieb unterbrochen. Ausgehend vom Barbestand des Vortages wird nach Berücksichtigung der Bareinnahmen und -ausgaben des laufenden Tages der sich hieraus ergebende Barbetrag mit dem Ist-Bestand verglichen. Darüber hinaus kann geprüft werden, ob eine Verfahrensdokumentation des Herstellers und eine Anwenderdokumentation des Unternehmers vorliegen. Die Verfahrensdokumentation beschreibt den Datenverarbeitungsprozess,d. h. sie liefert Informationen darüber, wie die eingegebenen Einzeldaten im Datenverarbeitungssystem verarbeitet und gespeichert werden. Unter der Anwenderdokumentation sind z. B. Arbeitsanweisungen an das Personal und Benutzerhandbücher zu verstehen.
Im Rahmen der Prüfung der Aufzeichnungen und Buchungen auf formelle und materielle Ordnungsmäßigkeit kann der Amtsträger die Kasseneinzeldaten in die Prüfsoftware IDEA importieren. Auf diesem Wege erfolgt eine Analyse der Daten auf Vollständigkeit und Unveränderbarkeit.
Bei wesentlichen Feststellungen kann von der Kassennachschau ohne vorherige Prüfungsanordnung zu einer Außenprüfung übergegangen werden. Hierzu ist von Seiten des Amtsträgers lediglich eine schriftliche Mitteilung erforderlich. Über das Ergebnis der Kassennachschau ist der Steuerpflichtige zu informieren. Bei festgestellten Mängeln sind ihm hierzu schriftliche Prüfernotizen auszuhändigen.
Der Steuerpflichtige ist bei der Wahl, welche Art von Kasse er einsetzen möchte, frei. Er kann eine sogenannte offene Ladenkasse verwenden, also eine Kasse ohne jegliche technische Unterstützung, oder eine Registrierkasse. Zu beachten ist in diesem Zusammenhang, dass Einrichtungen, die eine offene Ladenkasse führen, aufgrund der leichteren Manipulierbarkeit der offenen Ladenkasse im Vergleich
zur Registrierkasse tendenziell häufiger einer Kassennachschau unterzogen werden.
Praxis-Hinweis
Steuerpflichtige, die Barumsätze tätigen, sollten darauf eingerichtet sein, dass die Finanzverwaltung
von ihrem Recht, eine Kassennachschau durchzuführen, Gebrauch machen wird. In gemeinnützigen
Einrichtungen finden Kassen z. B. in Cafeterien oder Werkstattläden Anwendung. Die Verfahrensdokumentation des Herstellers sowie die Anwenderdokumentation sollten jederzeit griffbereit sein, um diese Unterlagen dem Amtsträger aushändigen zu können.
