Die IT-Infrastruktur und die internen Prozesse sind dahingehend anzupassen, dass die Verarbeitung von erhaltenen E-Rechnungen im XML-Format gemäß der EU-Norm EN 16931 möglich ist. Eine Fakturierung von E-Rechnungen muss allerdings erst ab dem 1. Januar 2028 erfolgen. Befristet bis zum 31. Dezember 2026 kann statt einer E-Rechnung eine sonstige Rechnung auf Papier oder in einem anderen elektronischen Format (PDF mit Zustimmung des Empfängers) ausgestellt werden. Diese Frist verlängert sich bis zum 31. Dezember 2027 für Unternehmen, deren Gesamtumsatz im vorangegangenen Kalenderjahr nicht mehr als 800.000 Euro betragen hat. Zudem besteht die E-Rechnungspflicht nicht für steuerfrei Leistungen nach § 4 Nr. 8 bis 29 UStG und Kleinbetragsrechnungen, die einen Betrag von 250 Euro (Gesamtbetrag) nicht überschreiten. Die elektronischen Rechnungen müssen zudem ordnungsgemäß archiviert werden.
ZUGFeRD und X-Rechnung – diese beiden Formate werden zukünftig den Standard bei eingehenden Rechnungen bilden. Als elektronische Rechnungen gelten nur noch strukturierte Datensätze, die der Norm EN 16931 entsprechen, z. B. XML-Dateien. Reine herkömmliche Formate wie PDF, TIFF oder Papierrechnungen fallen damit endgültig weg. Beim ZUGFeRD-Format ist zusätzlich zu dem Datensatz auch ein Sichtdokument mit angehängt. Die Unternehmen müssen nun zeitnah handeln. Die folgenden Kriterien sollten bei der Entscheidung für eine Lösung hilfreich sein.
Anzeigeprogramme oder umfassende DMS-/ECM-Systeme?
Da die E-Rechnung als strukturierter XML-Datensatz vorliegt, ist sie ohne entsprechende Software schwer lesbar. Ein kostenloser Viewer kann eine für Menschen verständliche Darstellung erzeugen. Alternativ bieten Dokumentenmanagement-Systeme (DMS) oder Enterprise-Content-Management-Systeme (ECMS) erweiterte Funktionen zur Verarbeitung und Archivierung von E-Rechnungen. Besonders praktisch ist das ZUGFeRD-Format, bei dem die XML-Daten in eine PDF-Datei eingebettet sind. Dies ermöglicht das Anzeigen der Rechnung mit herkömmlichen PDF-Viewern. Allerdings lässt sich so nicht überprüfen, ob die erforderlichen XML-Daten korrekt integriert sind. Maßgeblich für die Verarbeitung sind die im Dateiformat angehängten Daten – der Inhalt des PDF ist explizit nicht ausschlaggebend.
Eine moderne DMS-/ECM-Lösung, die verschiedene Formate unterstützt, bietet hier einen klaren Vorteil. Sie kann Rechnungen aller Formate verarbeiten und zudem begleitende Dokumente, wie Lieferscheine oder Skonto-Informationen, extrahieren und zuordnen.
Sicherer Versand und reibungsloser Empfang
Obwohl noch keine verbindlichen technischen Vorgaben für den Versand und den Empfang von E-Rechnungen existieren, sollten Unternehmen sicherstellen, dass die Integrität der Rechnungen gewahrt bleibt. E-Rechnungsportale (z. B. Peppol) dienen als Vermittler und sind in der Lage, Rechnungsdaten in die Unternehmenssoftware zu integrieren. Unternehmen sollten bis zu einer endgültigen Lösung sicherstellen, dass eingehende Rechnungen über ein spezielles E-Mail-Postfach eingehen. Falls bereits ein DMS/ECMS vorhanden ist, sollten diese Rechnungen automatisch aus dem E-Mail-Postfach zur langfristigen Speicherung in diese Systeme importiert werden.
Integration in die vorhandenen Systeme
Zeitnah sollten die Dienstleister der zurzeit im Unternehmen eingesetzten Software kontaktiert werden. Die großen Anbieter der Finanzbuchhaltungssysteme bieten passende Lösungen an. Ebenso besteht die Möglichkeit, auf externe Dienstleister zu setzen, die über Online-Plattformen statt „On-Premises“ die Funktionen von Rechnungsverarbeitung und -freigabe bieten. Dennoch müssen diese Lösungen den Prozessen entsprechen bzw. angepasst werden. Zudem sollte auf diesen Wegen die Interoperabilität der angestrebten Lösung getestet werden bzw. mit dem Dienstleister abgestimmt werden. Auch sollte die Benutzerfreundlichkeit und eine flexible Anpassung der angestrebten Lösung mit den Mitarbeitern abgestimmt werden. Diese Abstimmung führt in der Regel zu einer erfolgreichen Implementierung.
Praxis-Hinweis
Auch wenn es noch Übergangsfristen zu einer Fakturierung mit E-Rechnungen (Ausgangsrechnungen) gibt, müssen Unternehmen bereits zum 1. Januar 2025 in der Lage sein, E-Rechnungen zu empfangen und zu verarbeiten. Es sollte nun zeitnah eine Lösung implementiert werden. Dies wird zunächst mit einigem Aufwand verbunden sein. Allerdings bietet die E-Rechnungen auch Optimierungspotenziale: Rechnungen werden schneller verarbeitet, der Papierverbrauch wird reduziert und Fehlerquellen werden minimiert. Unternehmen, die frühzeitig auf E-Rechnungen umstellen, vermeiden Probleme wie Mahnungen, verlorene Skonto-Vorteile oder negative Auswirkungen auf ihre Kreditwürdigkeit. Wer die neuen Anforderungen bis jetzt nicht umgesetzt hat, sollte sich beeilen.
