Veränderung interner Organisationsprozesse durch die Corona-Pandemie.
Die Corona-Krise hat vielfach zur Veränderung interner Organisationsprozesse geführt. In etablierte Strukturen und Verfahren kam auf diese Weise Bewegung, um den neuen Rahmenbedingungen zu entsprechen. Zum Beispiel erforderte die verstärkte Zusammenarbeit aus der Distanz vermehrt digitale Lösungen, um die anfallenden Tätigkeiten weiterhin in der gewünschten Qualität und Geschwindigkeit erledigen zu können. Dieser Veränderungsdruck traf alle Branchen gleichermaßen. Unterschiedlich war jedoch die Intensität, die in Abhängigkeit vom bereits vorherrschenden Digitalisierungsgrad und der Flexibilität der Arbeitsbedingungen variierte.
Gesundheits- und Sozialwesen tendenziell kein Treiber von Entwicklungen
Das Gesundheits- und Sozialwesen weist ein breites Spektrum an Organisationen mit unterschiedlichen Reifegraden auf. Teilweise waren Organisationen durch zeitgemäße Prozesse gut auf die neuen Herausforderungen vorbereitet, ein anderer Teil setzte auf traditionelle Verfahrensabläufe, die im Zuge der Corona-Krise nicht mehr aufrechterhalten werden konnten. Die Folge waren zwangsläufig Prozesstransformationen. Im Gesundheits- und Sozialwesen fehlen häufig die finanziellen Ressourcen für die Weiterentwicklung von Prozessen, weshalb die Branche tendenziell nicht zu den Treibern neuer Entwicklungen gehört. Gerade aus diesem Grund bietet die gegenwärtige Situation eine besondere Chance für das Gesundheits- und Sozialwesen. Die Gelegenheit ist günstig, weil die Veränderungs- und Innovationsbereitschaft in der Krise allgemein höher ist. Deshalb sollten die erfolgten Prozesstransformationen hinsichtlich ihres Nutzens und eventueller Mehrwerte kritisch betrachtet werden.
Einbindung von Interner Revision als interner Berater kann sinnvoll sein
Die Einbindung der Internen Revision in die Veränderungsprozesse kann hierbei helfen. Als prozessunabhängige Instanz eignet sie sich in besonderer Weise als interner Berater der Führungskräfte und Organisationseinheiten bei der Transformation von Organisationsprozessen. Ihr Wissen über Optimierungsmöglichkeiten und Mindestanforderungen im Sinne eines Internen Kontrollsystems versetzt die Interne Revision in die Lage, veränderte Prozessabläufe kritisch zu hinterfragen und zu bewerten, welche Veränderungen sinnvollerweise in der Aufbau- und Ablauforganisation zu verankern sind. Auch in der Krise bleibt es Aufgabe der Internen Revision, die Ressourcen von Organisationen durch revisionssichere Prozesse zu schützen.
Freiräume für krisenbezogene Sonderthemen müssen geschaffen werden
In der Regel arbeitet die Interne Revision auf Basis einer abgestimmten (Mehr-)Jahresplanung. Diese Planung muss aufgrund der Erfahrungen des Jahres 2020 mit Blick auf das Jahr 2021 auf den Prüfstand gestellt werden, um Freiräume für krisenbezogene Sonderthemen zu schaffen. Hierzu ist eine Risikoabwägung erforderlich, welche Themen verschoben, vorgezogen oder neu aufgenommen werden müssen. Eine enge interne Abstimmung zwischen der Internen Revision und den Führungsebenen sollte sicherstellen, dass keine relevanten Themen verloren gehen. Denkbar wären beispielsweise Untersuchungen dahingehend, welche Einschränkungen aufgrund der Corona-Krise bestanden haben bzw. noch bestehen und welche Auswirkungen diese Einschränkungen auf die Prozesse und Wirtschaftlichkeit hatten bzw. weiterhin haben.
Interne Revision als Treiber von Veränderungen
Sofern negative Aspekte identifiziert werden, tragen die Empfehlungen der Internen Revision dazu bei, diese Auswirkungen künftig zu verhindern bzw. abzusichern. Bei der Beobachtung positiver Aspekte muss deren Übernahme in zukünftige Prozessabläufe erwogen werden. Auf diese Weise kann die Interne Revision aus der Rolle einer prüfenden Instanz zum Treiber sinnvoller Innovationen und Prozesstransformationen werden. Sie wird dadurch zu einem Sammler und Multiplikator von krisenbezogenen Informationen, die Organisationen bei der Bewältigung zukünftiger Krisen resistenter machen.
Die Tätigkeiten der Internen Revision tragen regelmäßig zur Aufrechterhaltung und Verbesserung des Internen Kontrollsystems von Organisationen bei. In der Corona-Krise wurden existierende Genehmigungs- und Freigabeworkflows, teilweise bewusst, außer Kraft gesetzt, um dem räumlich getrennten Arbeiten bzw. der Abwesenheit von Verantwortungsträgern gerecht zu werden. Dabei wurde deutlich, dass viele manuelle Freigabeprozesse unter Verwendung physischer Unterlagen auch in anderer Form fortgeführt werden konnten. Die Interne Revision sollte diese geänderten Verfahren gezielt hinsichtlich ihrer Wirtschaftlichkeit, der Sicherheit und des Risikos doloser Handlungen beurteilen. Gleichzeitig muss geprüft werden, ob Impulse für eine stärkere Digitalisierung aufgegriffen werden können. Bei der Analyse sind Kosten- und Nutzenaspekte zu beleuchten, um zur Entscheidungsfindung der Verantwortlichen beizutragen.
Organisationen regeln ihre Prozessabläufe und Vorgehensweise häufig durch entsprechende Dokumentationen (z. B. Prozessbeschreibungen, Richtlinien, Arbeitsanweisungen). Die angesprochenen Prozesstransformationen führen häufig zu Abweichungen von diesen Vorgaben und lösen somit einen Aktualisierungsbedarf aus. Zudem können Unsicherheiten bei den handelnden Akteuren entstehen. Die Interne Revision ist in der Lage, die erkannten Abweichungen von Regularien im Sinne und zum Schutz aller Beteiligten kritisch zu analysieren. Im besten Fall kann auf diese Weise eine Bereinigung der vorhandenen Regelwerke erfolgen oder können Regelungslücken mit erhöhtem Risiko geschlossen werden. Eine Interne Revision verfügt über die fachliche Expertise und die Ressourcen, um diese Aufgabe zu übernehmen und den operativen Organisationseinheiten weiterhin eine Konzentration auf das Tagesgeschäft zu ermöglichen.
Fazit zum Rollenverständnis der Internen Revision in der krisenbedingten Prozesstransformation
Die Interne Revision ist durch ihre Beratungskompetenz bei der Beurteilung und Optimierung von Prozessen, in Verbindung mit der Fähigkeit zur Einschätzung eines wirksamen internen Kontrollsystems, ein wertvoller Partner bei Prozesstransformationen. In der gegenwärtigen Situation ergibt sich eine besondere Gelegenheit zur Weiterentwicklung der internen Organisationsprozesse. Die erforderliche Unterstützung kann auch durch eine ausgelagerte Interne Revision erbracht werden. Sprechen Sie uns bei Fragen hierzu gerne an.
