Corona: Folgen der verzögerten Offenlegung der Jahresabschlussunterlagen

Bei Fristüberschreitung drohen Bußgelder

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Aufgrund der aktuellen Corona-Pandemie kann es zu Verzögerungen bei der Aufstellung von Jahresabschlüssen und – in der Folge – bei der Prüfung, Feststellung und gesetzlich vorgesehenen Offenlegung kommen.

Verstoß gegen Aufstellungsfristen

Die gesetzliche „Aufstellungsfrist“ für den Jahresabschluss einer GmbH ist in § 264 Abs. 1 HGB geregelt; für Stiftungen und Vereine gelten ggf. satzungsrechtliche bzw. stiftungsaufsichtsrechtliche Regelungen. Ein Verstoß gegen diese Aufstellungsfrist führt grundsätzlich zunächst zu keiner speziellen (finanziellen) Sanktion oder einem behördlich angeordneten Bußgeld.

Verstoß gegen Offenlegungspflichten (GmbH)

Dies ändert sich jedoch, wenn der Jahresabschluss einer GmbH nicht fristgerecht durch die Gesellschafterversammlung festgestellt und dieser Feststellungsbeschluss zusammen mit dem (geprüften) Jahresabschluss und Lagebericht nicht fristgerecht im elektronischen Bundesanzeiger offengelegt wird. Wird die Offenlegungsfrist des § 325 HGB überschritten (Offenlegung des Jahresabschlusses zum 31. Dezember 2019 bis spätestens zum 31. Dezember 2020), kann – nach fruchtlosem Ablauf einer behördlich unter Androhung eines Ordnungsgeldes gesetzten Frist von sechs Wochen – ein Ordnungsgeld in Höhe von im Regelfall mindestens 2.500,00 EUR gegen die Mitglieder des vertretungsberechtigten Organs festgesetzt werden. Die Kosten des Androhungsverfahrens in Höhe von gut 100,00 EUR werden den Beteiligten gleichzeitig mit der Androhung auferlegt.

Empfehlung

Um eine Offenlegung zum 31. Dezember 2020 gewährleisten zu können, sind die vorbenannten Schritte (Aufstellung durch die Geschäftsführung, Prüfung durch den vorgesehenen Wirtschaftsprüfer, Feststellung unter Einbeziehung der gesetzlich und/oder satzungsrechtlich vorgesehenen Organe) in zeitlicher Hinsicht stets sauber aufeinander abzustimmen. Aus prüferischer Sicht gilt: Bevor eine Prüfung durch den Wirtschaftsprüfer verschoben oder unterbrochen wird, sollten zunächst alle Möglichkeiten zur Durchführung einer elektronischen Fernprüfung genutzt werden.

Sollte dies nicht möglich und eine zeitliche Verschiebung erforderlich sein, sind die entsprechenden Gremiensitzungen entsprechend zeitlich nach hinten zu verschieben. Sofern die entsprechenden Gremiensitzungen spätestens bis zum 31. Dezember 2020 tagen und noch am selben Tag eine Offenlegung erfolgt, drohen keine behördlichen Sanktionen.

Für weitere Informationen zu den Möglichkeiten von Sitzungen und Beschlussfassungen im elektronischen und virtuellen Verfahren sowie zu Umlaufbeschlüssen folgen Sie bitte dem folgenden Link:

Coronavirus: Fragen zu Vereins- und Gesellschaftsrecht