Status quo
Um in die strategische Implementierung von Prozessen im Rahmen der Nachhaltigkeitsberichterstattung einzusteigen, muss zunächst eine Bestandsaufnahme der bestehenden Organisationsstrukturen (d. h. bisherige Nachhaltigkeitsaktionen, relevante Zuständigkeiten und Verantwortlichkeiten, Dokumentationen zu Managementsystemen, Steuerungsansätze zu Umweltthemen, Nachhaltigkeit und Mitarbeiterthemen etc.) vorgenommen werden. Diese Bestandsaufnahme muss dokumentiert und die ermittelten Ergebnisse müssen auf Branchenüblichkeit hin überprüft und im Hinblick auf Stake-Holder-Interessen ergänzt werden. Mitunter sind weitere (interne und/oder externe) Stakeholder zu identifizieren, zum Beispiel:
- Mitarbeiter
- Lieferanten
- Kooperationspartner
- Kunden/Klienten
- Bewohner (z. B. in Pflegeeinrichtungen)
- Patienten (z. B. in Gesundheitseinrichtungen)
Im Rahmen einer Status-quo-Ermittlung können auch Anforderungen der Stake-Holder relevante Aspekte sein.
Rahmen und Aufbauorganisation
Zunächst ist es wichtig, im Rahmen der Aufbauorganisation eine koordinierende Stelle zu schaffen, die als Schnittstelle zu allen relevanten Unternehmensbereichen fungiert, um die interdisziplinäre Zusammenarbeit sicherzustellen. Eine Möglichkeit ist das Schaffen einer Stabsstelle, die direkt an die Geschäftsführung berichtet und die Nachhaltigkeitsthemen koordiniert. Je nach Größe des Unternehmens kann hier auch an bereits bestehende Stabsstellen angeknüpft werden, z. B. an das Qualitätsmanagement. Beispielhaft kann eine Aufbauorganisation folgendermaßen strukturiert sein:
Aus dem Bereich Finanz- und Rechnungswesen sind unterschiedliche Auswertungen notwendig, hier ist auch die Schnittstelle zum Lagebericht zu sehen. Mitarbeiterthemen kommen aus dem Fachbereich Personal bzw. werden gemeinsam als Ziele definiert und in Leitlinien implementiert. Nachhaltigkeitsthemen aus dem Bereich Facility-Management sind zum Beispiel der Energieverbrauch und Nachhaltigkeitsaspekte bei Bautätigkeiten. Alle entsprechenden Themen entlang der Lieferkette werden über die Schnittstelle Einkauf an die Stabsstelle Nachhaltigkeit übermittelt.
In der Phase der Strategiefindung werden Nachhaltigkeitsziele festgelegt, Nachhaltigkeitsvisionen definiert und Leitlinien entwickelt. Um die Nachhaltigkeitsprozesse gut mit allen beteiligten Stellen zu entwickeln und zu verstetigen, ist es unerlässlich, eine strukturierte Regelkommunikation einzuführen (z. B. regelmäßige Jours fixes).
Strategie und Transformation
In interdisziplinärer Zusammenarbeit der verschiedenen Unternehmensbereiche sind Nachhaltigkeitsziele und individuelle Ambitionen zu definieren, ein gemeinsames Nachhaltigkeitsverständnis zu entwickeln sowie entsprechende Leitlinien abzuleiten. Eine ausgearbeitete, individuell angepasste Sustainability-Roadmap zeigt die Themen, die Herangehensweise und die zeitliche Struktur der Integration in die bestehende Organisationsstruktur konzeptionell auf. Die neu entwickelten Strategien müssen mit den bestehenden Strategien abgeglichen und harmonisiert werden, so dass ein einheitliches Gesamtbild entstehen kann. Im nächsten Schritt gilt es, Kennzahlen zu definieren und zu etablieren, Maßnahmen abzuleiten und in den Prozess der Operationalisierung zu kommen. Nur anhand messbarer Kennzahlen können die Ziele und deren Erreichung kontrolliert und gesteuert werden.
Reporting und Prozesse
Nachdem eine passende Aufbauorganisation definiert werden konnte, müssen die relevanten Datenpunkte den wesentlichen Themen zugeordnet werden (Mapping), die dann ihrerseits den zuständigen Fachbereichen in der Organisation zuzuordnen sind, um Zuständigkeiten für die Einzelthemen festzulegen. Eine gute Ablauforganisation schafft Verbindlichkeit für die operative Umsetzung und soll Doppelarbeiten und Doppelstrukturen vermeiden. Um termingerecht entsprechende Daten zur Verfügung stellen zu können, müssen Schnittstellen zwischen der Stabstelle Nachhaltigkeit und allen relevanten Fachbereichen geschaffen werden.
Zusätzlich ist die Definition fester Prozesse für die Datenerhebung und die rechtzeitige Bereitstellung ein wesentlicher Aspekt bei der Implementierung von Prozessen im Zuge der Erstellung eines Nachhaltigkeitsberichts. Neben der Terminschiene für die Bereitstellung der Daten ist immer auch die Qualität der zu liefernden Daten ein wichtiger Aspekt. Die Implementierung passender Prozesse ist ganzheitlich zu strukturieren, die IT-Systeme sind entsprechend zu harmonisieren. Während dieser gesamten Phase darf die dazugehörige Dokumentation nicht versäumt werden. Einschlägige IT-Systeme (integriert in die bestehende Softwarelandschaft) können dabei gute Unterstützungsmöglichkeiten sein.
Follow-Up-Prozess
Nachdem die Strukturen etabliert sind und der erste Nachhaltigkeitsbericht erstellt wurde, dient ein strukturierter Follow-Up-Prozess der Überwachung und Verbesserung der implementierten Strukturen und Prozesse. Dazu gehört die Identifikation von Anpassungsbedarf, die Analyse von Integrationsbedarf und schlussendlich die Revisionsprüfung. Im Bereich des Risikomanagements sollen zum Beispiel Risiken in Bezug auf den Bereich ESRS (European Sustainability Reporting Standards) und EU-Taxonomie analysiert werden. Darüber hinaus sind geeignete Maßnahmen zu entwickeln, die der spezifischen Risikobewältigung dienen. Eine entsprechende Dokumentation ist auch hier unerlässlich.
Prozessbegleitung und Projektorganisation
Um die Prozesse entlang des Weges zum Nachhaltigkeitsbericht und der Nachhaltigkeitsstrategie gut und strukturiert zu gestalten und zu implementieren, ist eine professionelle Projektorganisation wesentlich. Festgelegte Zuständigkeiten im Rahmen der Projektorganisation, eine strukturierte Dokumentation, die Überprüfung und das Nachhalten von Meilensteinen sowie eine strukturierte (Regel-)Kommunikation sind wesentlich für die erfolgreiche Implementierung der entwickelten Prozesse. Dazu gehören auch Vor- und Nachbereitung von Formaten des Informations- und Wissenstransfers. Die Planung und Organisation von Schulungen, der Ressourcenüberblick während des gesamten Prozesses und die Budgetüberwachung sind weitere wichtige Themen, die prozessbegleitend erfolgsentscheidend sind.
Praxis-Hinweis
Um den komplexen Prozess der Entwicklung und Implementierung von Zielen, Strategien und Prozessen zum Thema Nachhaltigkeit in die eigene Organisation zu implementieren, ist ein Blick von außen oft hilfreich, und externe Begleitung kann entscheidend für den Erfolg dieses Transformationsprozesses sein. Nicht nur fehlende eigene Personalressourcen, auch die Expertise externer Beratung ist dabei ein wichtiger Aspekt.
