Die Auftragsklärung als wesentlicher Prozessbaustein einer ganzheitlichen, lösungsorientierten und wirksamen Beratung

Interview mit Experten der Solidaris Unternehmensberatung

Interview über die Auftragsklärung in der Beratung

Wer sich mit einem Anliegen an einen Berater wendet, hat in vielen Fällen auch bereits eine erste Vorstellung, wie sein Problem zu lösen sein könnte. Allerdings ist ein Anliegen noch kein Auftrag. Warum es für einen erfolgreichen Beratungsprozess unerlässlich ist, das Problem bereits vor der Auftragserteilung gründlich zu analysieren und von Beginn an die richtige Richtung auf dem Lösungsweg einzuschlagen, darüber sprachen wir mit zwei Kollegen der Solidaris Unternehmensberatung: Dipl.-Kfm. Matthias Hennke, Geschäftsführer, und Dipl.-Kfm. Alfred Ruppel, Manager im Geschäftsfeld Unternehmensführung und Unternehmenssteuerung.


Warum ist Ihnen das Thema Auftragsklärung so wichtig?

Matthias Hennke: Wir reflektieren kontinuierlich unsere beraterischen Prozesse in dem Bemühen, die Qualität und die Wirksamkeit zum Nutzen unserer Mandanten zu verbessern und die Tragfähigkeit unserer Beratungsergebnisse zu erhöhen. Ein wichtiger Baustein in diesem Prozess ist die agile Auftragsklärung, denn häufig melden sich Mandanten mit einem unklaren oder unspezifischen Anliegen. Dieses wird dann von uns gemeinsam mit dem Mandanten in der multiperspektivischen Auftragsklärung sorgfältig differenziert, konkretisiert und iterativ in umsetzungsorientierte Zielformulierungen übersetzt. Dabei richten wir gemeinsam mit den Mandanten den Fokus auf die Lösung der tatsächlich zugrunde liegenden Probleme. Unserer Erfahrung nach liegt das Problem nicht immer dort, wo man es zuerst verortet oder vermutet. Es kann zum Beispiel sein, dass ein festgestelltes Problem in der Wirtschaftlichkeit einer Einrichtung nicht unbedingt nur an den primär in den Fokus geratenen Personalkosten liegt, sondern an ineffizienten Prozessen, fehlender Kommunikation und nicht ausreichend qualifiziertem Personal in der Leitung. Daher ist das Thema der Auftragsklärung für uns so wichtig und so komplex zugleich.

Alfred Ruppel: Wir stellen unsere gesamte Beratungskompetenz an den Anfang des Beratungsprozesses und beleuchten die mandantenspezifischen Strukturen und Prozesse sowie die individuellen Beson­­‑derheiten ganzheitlich. Sie müssen sich das so vorstellen: Wenn Sie mit unklaren Bauchbeschwerden ins Krankenhaus gehen, möchten Sie ja auch, dass ein erfahrener Internist und, wenn nötig, ein Chirurg die Diagnose gemeinsam stellen. Sie müssen zeitnah die wahren Ursache Ihrer Beschwerden erkennen. Nichts anderes verfolgen wir bei der Auftragsklärung mit dem Kunden. Fehler in der Anfangsphase haben häufig nachhaltige negative Auswirkungen auf den Gesamterfolg.

Welche Erfahrungen haben Sie in diesem Zusammenhang mit Widerständen gemacht und wie gehen Sie damit um?


Hennke:
Die Erkenntnisse aus der Auftragsklärung bedeuten häufig nachhaltige Veränderungen für den Mandanten – und Veränderungen sind eigentlich immer mit Widerständen verbunden. Es gilt dann dafür zu sorgen, dass sich alle Teilnehmer mit Zuversicht den aktuellen Herausforderungen stellen, dabei immer den Auftrag als Schlüsselziel fokussieren und das Wohl der Patienten, Bewohner und Klienten als Grundlage des Handelns verstehen. Wenn es uns gelingt aufzuzeigen, dass die wirtschaftliche Sicherung gewährleistet bleibt, lassen sich daraus Gestaltungs- und Handlungsspielräume gewinnen. Jeder Mitarbeiter und Entscheider wird auf diesem Weg abgeholt und befähigt, Verantwortung für die Veränderung im Kollektiv zu übernehmen. Indem wir unsere Beratung klar strukturieren, geben wir unseren Mandanten Sicherheit und Vertrauen in die konkreten Veränderungsprozesse.

Worauf beruht Ihre Vorgehensweise?


Ruppel: Durch unsere langjährige Branchenerfahrung und die Interdisziplinarität im Team sprechen wir die Sprache unserer Mandanten und ihrer Gremien. Unsere Berater sind Experten aus der Praxis und Menschen mit Herz und Verstand. Sie hören zu, sind integer, interessiert und neugierig. Die Sozialwirtschaft fordert eine besondere Nähe zum Menschen und muss sich gleichzeitig den komplexen Anforderungen der Marktwirtschaft stellen. Wir zeigen hierzu nicht nur Lösungen auf, sondern setzen diese auch mit unseren Kunden um. Unser Interesse an den Problemen unserer Mandanten ist echt, unser ökonomisches Handeln ist werteorientiert.

Wie reagieren Sie mit Ihrem Beratungsansatz auf den wachsenden Bedarf an fachlichem Know-how Ihrer Mandanten?

Hennke: Durch unsere Spezialisierung auf die Gesundheits- und Sozialwirtschaft decken wir kompetent ein breites Spektrum an fachlicher und kurzfristig verfügbarer Expertise zu den aktuellen Fragen der Branche ab. Die unmittelbare Einbindung unserer Kollegen aus der Wirtschaftsprüfung, der Steuer- und der Rechtsberatung ermöglicht es uns, aktuelle Anfragen betriebswirtschaftlich präzise und zeitnah einzuordnen. So erstellen wir im Dialog mit unseren Mandanten ein strukturiertes Angebot mit messbaren Meilensteinen und Ergebnissen. Wir gestalten den gesamten Angebotsprozess praxisnah und auf Augenhöhe.

Was bedeutet das konkret für Ihre Angebotsausarbeitung?

Ruppel:
Die Komplexität der Zusammenhänge im Gesundheits- und Sozialwesen hat sich in den letzten Jahren enorm gesteigert. Die sich beschleunigenden Veränderungsprozesse wirken sich auf die Einrichtung als Ganzes aus und müssen zukünftig stärker in Teamstrukturen gemanagt werden. Daher nehmen wir uns Zeit, die Ausgangslage der Kundenanfrage im Team auszuloten und im Dialog mit dem Kunden seine eigene Vorstellung möglicher Lösungen zu visualisieren. Bei der Angebotsausarbeitung legen wir folgende Fragen zugrunde:

  • Sind alle mit dem Projekt verbundenen Fragestellungen benannt und ist die Ausgangslage hinlänglich beschrieben?
  • Ist das Projektziel als Schlüsselziel formuliert?
  • Welche Schnittstellen sind zu berücksichtigen?
  • Wie werden zentrale Stakeholder in den Prozess mit eingebunden?
  • Welche Projektrisiken zeigen sich für den Auftraggeber und für den Auftragnehmer?

Die Antworten auf diese Fragen werden mit konkreten Maßnahmen in ein Angebot und eine Zeitplanung transferiert und budgetär bewertet. Zusätzlich können wir für den Mandanten optionale Lösungen anbieten, um unerwartete Aufgabenstellungen zeitnah abgestimmt in das Projekt aufnehmen zu können. Steht eine Einrichtung erst mit dem Rücken zur Wand, kann in Verhandlungs- und Entscheidungssituationen häufig nur noch reagiert und nicht mehr aktiv gestaltet werden. Deshalb ist es aus unserer Sicht wichtig, bestehende Herausforderungen aktiv anzugehen, bevor der Schuh drückt.

Was macht Ihr Leistungsversprechen so besonders?

Hennke: Durch den Einsatz von Experten wie praxiserprobten Ärztlichen Beratern, Pflegekräften, (Senior-)Managern und erfahrenen Projektmanagern gestalten wir die Beratungskonzepte und -lösungen interdisziplinär, individuell, nachhaltig und gemeinsam mit dem Mandanten. Wir sichern das aktuelle Fachwissen für zukünftige Entscheidungen, übernehmen konkrete Verantwortung für unsere Beratungsleistung und messen die Arbeitsergebnisse im Projektverlauf. Ganzheitliche Beratung an sich ist kein neuer Ansatz, aber leider sind traditionelle Beratungsmodelle in der direkten Problemberatung ohne Umsetzungsverantwortung vor Ort und interdisziplinärem Teamgedanken noch weit verbreitet. Die Etablierung eines ganzheitlichen und umsetzungsorientierten Beratungsansatzes gewinnt aus unserer Sicht zunehmend an Bedeutung.

Ruppel:
Nicht zuletzt ist es wichtig zu verstehen, dass ganzheitliche Beratung keine einmalige Maßnahme, sondern eine neue Art der begleitenden Beratung darstellt. Sie muss daher in Form eines wiederkehrenden Verbesserungsprozesses mit ständiger Anpassung an die Bedürfnisse der Mandanten stattfinden. Nur so kann es gelingen, auch in Zukunft nachhaltig erfolgreich zu sein.

Kontakt
Ihre Ansprechpartner an unseren Standorten:
Köln
Dipl.-Kfm.
Matthias Hennke
+49 (0)2203 8997-501
 
Geschäftsführer

Solidaris Unternehmensberatungs-GmbH

Matthias Hennke

  • Studium der Wirtschaftswissenschaften an der Universität Duisburg-Essen
  • Ab 1994 im Rechnungswesen und Controlling für das Alfried-Krupp-Krankenhaus in Essen tätig
  • Zwei Jahre Referententätigkeit in der Deutschen Krankenhausgesellschaft in Düsseldorf für den Bereich Krankenhausfinanzierung und -planung
  • Seit 2001 bei der Solidaris Unternehmensberatungs-GmbH tätig und 2006 in die Geschäftsführung berufen

Schwerpunkte

  • Beratung finanzieller, organisatorischer und strategischer Fragestellungen von ambulanten und stationären Einrichtungen und Trägern des Gesundheits- und Sozialwesens
  • Risiko- und Chancenmanagement
  • Kostenträgerrechnung
  • DRG-Fallkostenkalkulation
  • Kosten-, Leistungs- und Betriebsvergleiche (Benchmarking)
Köln
Dipl.-Kfm.
Alfred Ruppel
+49 2203 8997-518
 

Solidaris Unternehmensberatung-GmbH

Ruppel

Schwerpunkte

  • Organisationsberatung Akutkrankenhaus
  • operative Liquiditätssteuerung
  • Reorganisation ergebnisrelevanter Aufbaustrukturen
  • Führen in kirchlichen Einrichtungen
  • Changemanagement