Anforderungen an elektronische Kassensysteme
Mit BMF-Schreiben vom 17. Juni 2019 – IV A 4 - S 0316- a/18/10001 – wurde der Anwendungserlass zu § 146a AO veröffentlicht. Hierbei handelt es sich um eine Vorschrift, die bereits am 22. Dezember 2016 durch das Gesetz zum Schutz vor Manipulationen an digitalen Grundaufzeichnungen (Kassengesetz) zusammen mit weiteren Neuregelungen zu elektronischen Kassensystemen in die Abgabenordnung eingefügt wurde und erstmals für Kalenderjahre nach dem 31. Dezember 2019 anzuwenden ist.
§ 146a AO fordert, dass die aufzeichnungspflichtigen Geschäftsvorfälle und anderen Vorgänge einzeln, vollständig, richtig, zeitgerecht und geordnet aufgezeichnet und somit die Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff (GoBD) auch im Bereich der Kassenführung erfüllt werden. Die Neuregelungen sollen die Manipulation digitaler Aufzeichnungen bei Bareinnahmen erschweren. Der Gesetzgeber hat damit auf den zunehmenden Einsatz von Manipulationssoftware und die nach internen Schätzungen der Finanzverwaltung hierdurch jährlich entstehenden Steuerausfälle in Milliardenhöhe reagiert.
Um Manipulationen an den zu erhebenden Einzelaufzeichnungen – sei es durch spezielle Software, die Stornierung bzw. Löschung von Buchungsvorgängen oder die Nutzung des Kassensystems im sogenannten Trainingsmodus zur Vermeidung von Aufzeichnungen – zukünftig zu unterbinden, fordert der Gesetzgeber im Wesentlichen die Ergänzung der Kassensysteme bzw. Registrierkassen um eine sogenannte technische Sicherheitseinrichtung (TSE; siehe auch Solidaris-Information 2/2019). Das nun vorliegende BMF-Schreiben soll mit weiteren Begriffsdefinitionen sowie ergänzenden Ausführungen zum § 146 a AO weitere Klarheit bringen. Durch die technische Sicherheitseinrichtungsoll die Integrität, Authentizität und Vollständigkeit der Aufzeichnungen gewährleistet werden, weshalb insbesondere die gestellten Anforderungen an die Protokollierung ausführlich erläutert werden. Das BMF geht dabei unter anderem auf die Begriffe Vorgang, Transaktion, Geschäftsvorfallund anderer Vorgang näher ein. Bei einem Ausfall der technischen Sicherheitseinrichtung sind die Ausfallzeiten und der Ausfallgrund zu protokollieren, wobei diese Protokollierung auch durch die Einrichtung automatisiert erfolgen kann. Zudem werden die Mindestangaben auf dem ausgabepflichtigen Beleg vornehmlich durch Verweise auf die Kassensicherungsverordnung nochmals zusammengefasst.
Über die einheitliche digitale Schnittstelle sind die elektronischen Daten zukünftig im Rahmen von steuerlichen Außenprüfungen nach § 193 AO und von Kassen-Nachschauen nach § 146b AO dem Amtsträger zur Verifikation der Protokollierung zur Verfügung zu stellen.
Darüber hinaus werden die Mitteilungspflichten nach § 146a Abs. 4 AO für elektronische Kassensysteme i. S. d. Gesetzes und der Kassensicherungsverordnung konkretisiert. Demnach hat der Steuerpflichtige oder die von ihm bevollmächtigte Person die In- bzw. Außerbetriebnahme eines elektronischen Kassensystems binnen eines Monats unter Angabe der Steuernummer der Finanzverwaltung zu mel- den. Diese Meldung muss folgende Angaben beinhalten:
- Zertifizierungs-ID sowie Seriennummer der zertifizierten technischen Sicherheitseinrichtung,
- Art des verwendeten Systems sowie
- die Anzahl der insgesamt eingesetzten Systeme (bei Verbundsystemen mit mehreren Geräten ist jedes Gerät einzeln aufzuführen).
Die Meldung hat je Betriebsstätte zu erfolgen, so dass jedes Gerät eindeutig einer einzelnen Betriebsstätte zuordenbar ist. Für Kassensysteme bzw. Registrierkassen, die vor dem 1. Januar 2020 angeschafft wurden, ist die Meldung bis zum 31. Januar 2020 abzugeben.
Zur Vermeidung unbilliger Härten gilt eine Übergangsregelung hinsichtlich vorhandener elektronischer Kassensysteme und Registrierkassen: Nach dem 25. November 2010 undvor dem 1. Januar 2020 angeschaffte Registrierkassen, dieden Anforderungen des BMF-Schreibens vom 26. November 2010 entsprechen und die bauartbedingt nicht mit einer technischen Sicherheitseinrichtung aufrüstbar sind, dürfen bis zum 31. Dezember 2022 weiter verwendet werden.
Der Einsatz einer sogenannten offenen Ladenkasse bleibtweiterhin erlaubt. Zu beachten ist jedoch bereits seit 1. Januar 2017, dass Kasseneinnahmen und Kassenausgaben täglich festzuhalten sind (§ 146 Abs. 1 Satz 2 AO). Betreiber von nicht-elektronischen Kassen sind zudem generell von der in § 146a Abs. 2 AO normierten und ebenfalls ab dem 1. Januar 2020 geltenden Belegausgabepflicht, also der Übergabe eines Belegs über den Geschäftsvorfall an den barzahlenden Kunden, befreit.
Sofern Steuerpflichtige elektronische Kassensysteme i. S. d. Gesetzes einsetzen, können sie als Betreiber bei einem Verkauf von Waren an eine Vielzahl unbekannter Personen auf Antrag eine widerrufliche Befreiung von der Belegausgabepflicht erreichen, wenn sie eine sachliche oder persönliche Härte gegenüber den Finanzbehörden nachweisen können (§ 146a Abs. 2 Satz 2 AO).
Praxis-Hinweis
Ab 1. Januar 2020 müssen elektronische Aufzeichnungssysteme (elektronische oder computergestützte Kassensysteme oder Registrierkassen) grundsätzlich über eine zertifizierte technische Si- cherheitseinrichtung (TSE) verfügen. Ab dann gelten auch Meldepflichten über den Einsatz solcher Systeme (Meldung ausschließlich mittels amtlich vorgeschriebenen Vordrucks). Für bereits vorhandene Kassensysteme gilt die besondere Meldefrist bis zum 31. Januar 2020. Es gelten Übergangsregeln für nach dem 25. November 2010 und vor dem 1. Januar 2020 angeschaffte Registrierkassen. Der Einsatz einer offenen Ladenkasse bleibt weiter erlaubt.
